ePIC – system IT w zakresie zgody po uprzednim poinformowaniu

Rozporządzenie w sprawie zgody po uprzednim poinformowaniu (rozporządzenie PIC, rozporządzenie (UE) nr 649/2012) reguluje przywóz i wywóz niektórych niebezpiecznych chemikaliów i nakłada obowiązki na przedsiębiorstwa, które chcą wywozić te substancje chemiczne do państw niebędących członkami UE.

Nowe rozporządzenie PIC weszło w życie w dniu 1 marca 2014 r. Od tego dnia ECHA odpowiada za administracyjne i techniczne zadania związane z nowym rozporządzeniem i ma przekazywać naukowe i techniczne wytyczne dla przemysłu, wyznaczonych organów krajowych z UE i państw trzecich oraz Komisji Europejskiej.

Aplikacja ePIC jest narzędziem informatycznym ustanowionym i prowadzonym przez ECHA w celu zapewnienia realizacji wymogów wynikających z rozporządzenia PIC przy użyciu systemów informatycznych. Istnieją trzy niezależne interfejsy ePIC: dla użytkowników przemysłowych, dla organów (ECHA, wyznaczone organy krajowe i Komisja Europejska) oraz dla służb celnych. System umożliwia bezpieczną wymianę informacji między użytkownikami przemysłowymi, organami i służbami celnymi.

 

Interfejs dla użytkowników przemysłowych

Interfejs ePIC skierowany do użytkowników przemysłowych umożliwia im bezpieczną komunikację i wymianę danych z użytkownikami instytucjonalnymi. Po zalogowaniu się do aplikacji ePIC użytkownicy przemysłowi mają dostęp do następujących funkcji:

  • Składanie powiadomień o wywozie: system umożliwia tworzenie i składanie powiadomień o wywozie dotyczących chemikaliów oraz mieszanin/wyrobów poprzez wybranie odpowiedniego linku w zależności od rodzaju wywozu. Gdy powiadomienie jest gotowe, jego podgląd jest dostępny na stronie potwierdzenia, która zawiera podsumowanie wszystkich przekazanych uprzednio informacji. Po ukończeniu powiadomienia o wywozie można je przesłać poprzez system do odpowiedniego wyznaczonego organu krajowego. Po skutecznym złożeniu powiadomienia pojawi się wiadomość potwierdzająca. Jeżeli po złożeniu powiadomienia konieczne jest wprowadzenie poprawek, odpowiedni wyznaczony organ krajowy (lub ECHA) może odesłać powiadomienie, które będzie udostępnione na interfejsie dla organów do edycji, a następnie, ponownego złożenia (o ile będzie na to czas).
  • Składanie (pojedynczych lub grupowych) wniosków o specjalne RIN: w odpowiednich przypadkach podmioty przemysłowe mogą składać wnioski o specjalne identyfikacyjne numery referencyjne (RIN). Jeżeli wniosek dotyczy dużej liczby chemikaliów objętych wywozem do jednego lub kilku państw bądź jednej substancji chemicznej objętej wywozem do kilku państw, dostępna jest funkcja złożenia wniosku grupowego. RIN jest generowany indywidualnie, a każdy wniosek będzie rozpatrywany przez odpowiedni wyznaczony organ krajowy w ramach odrębnej sprawy.
  • Wniosek o zwolnienie: w odpowiednich przypadkach mających zastosowanie zgodnie z art. 14 ust. 7 rozporządzenia PIC, użytkownik przemysłowy może złożyć wniosek o zwolnienie, wybierając odpowiednie powiadomienie oraz opcję wniosku o zwolnienie („Propose a waiver”).
  • Zarządzanie mieszaninami i wyrobami przed powiadomieniem o wywozie: w ramach wniosku można tworzyć nowe mieszaniny i wyroby. Po ich utworzeniu można je wybrać w formularzu powiadomienia o wywozie, a informacje przekazane w czasie ich tworzenia zostaną automatycznie wyszukane i skopiowane w odpowiednich polach formularza powiadomienia o wywozie.

Poprzez użycie tego interfejsu użytkownicy przemysłowi mogą również aktualizować swoje dane i monitorować swoje powiadomienia. Mogą również przesyłać wiadomości do swoich wyznaczonych organów krajowych (ze wskazaniem konkretnego przedłożenia) oraz sprawdzać status zgłoszonych powiadomień i wniosków o specjalne RIN.

 

Interfejs dla organów

Interfejs ePIC dla użytkowników instytucjonalnych służy pomocy im w codziennej pracy w procesie regulacyjnym. Po zalogowaniu się do aplikacji ePIC użytkownicy instytucjonalni wchodzą na stronę główną z linkami do działań do wykonania („To do Actions”, pogrupowanych według kategorii) umożliwiającymi łatwy dostęp do zadań i trwających działań.

Użytkownicy instytucjonalni mają dostęp do następujących funkcji w ramach aplikacji:

  • Sprawdzanie i monitorowanie rozpoczętych zadań: lista rozpoczętych zadań jest dostępna na stronie głównej interfejsu ePIC dla organów. Tę wstępnie określoną listę zadań można dostosowywać poprzez użycie kryteriów wyboru. Lista zadań zawiera skierowane do użytkowników informacje o działaniach do podjęcia, chemikaliach objętych danym zadaniem, państwie przywozu oraz terminie ukończenia zadania. Zadania z upływającym terminem realizacji są oznaczone kolorem pomarańczowym, natomiast z przekroczonym terminem kolorem czerwonym.
  • Wykonywanie i kończenie zadań: ta pozycja zadaniowa zawiera szczegóły powiadomienia, z podaniem dodatkowych informacji o zadaniu i wniosku. Dostępna jest historia składania dokumentów, obejmująca zdarzenia z cyklu rozpatrywania sprawy. W sekcji wiadomości użytkownik ma dostęp do wszystkich wiadomości przesłanych uprzednio w odniesieniu do danej sprawy. Po wybraniu przez użytkownika zadania może ono zostać wykonane i ukończone poprzez wybór odpowiedniego działania z menu działań dotyczących zadania („Task Action Menu”).
  • Kierowanie wniosków o dodatkowe informacje / dokonanie poprawek do podmiotów przemysłowych: jeżeli użytkownicy instytucjonalni zauważą, że brakuje określonych informacji lub konieczne są poprawki w przedłożonych dokumentach, mogą się oni zwrócić do użytkowników przemysłowych o dokonanie zmian we wnioskach lub o uzupełnienie ich o dodatkowe dane. System umożliwia użytkownikom instytucjonalnym umieszczenie w powiadomieniu wiadomości wyjaśniającej charakter zmian, które należy wprowadzić.

 

Interfejs dla służb celnych

Interfejs ePIC dla służb celnych jest przeznaczony dla funkcjonariuszy celnych i zapewnia im niezbędne informacje służące wypełnianiu ich obowiązków. Mogą oni przeprowadzać kwerendy doraźne (w oparciu o skojarzenie RIN i państwa przywozu) oraz sprawdzać, czy w danym czasie wywóz jest dozwolony, wyszukując inne stosowne informacje dotyczące wywozu.

Categories Display