Hoe samenwerken met het oog op registratie volgens REACH – goede praktijken voor kleine en middelgrote ondernemingen en consultants

Afbeelding tips

Externe dienstverleners of consultants kunnen voor kleine en middelgrote ondernemingen van essentieel belang zijn bij het vervullen van hun wettelijke verplichtingen. De voorbereiding van een REACH-registratie vergt tijd, inspanning en deskundigheid - wat kleinere ondernemingen naast hun normale bedrijfsactiviteiten misschien niet allemaal in huis hebben. Het kan de moeite lonen om hulp in te huren. Onderstaande tips kunnen voor kleine en middelgrote ondernemingen én voor consultants nuttig zijn om samen een registratie in het kader van REACH te verrichten.

Tips voor kmo’s/het mkb

 

1. Bepaal waarvoor u een consultant nodig hebt

Wilt u advies over de registratieprocedure of iemand die het feitelijke werk voor u doet, wilt u hulp bij bepaalde onderdelen van het werk, bijvoorbeeld het opzetten van een teststrategie of het opstellen van een IUCLID-dossier, of hebt u een consultant nodig om uw collega's op te leiden?

Zorg ervoor dat u duidelijk omschreven doelstellingen hebt voor de externe dienst die u wilt inkopen.

 

2. Leer de basisbeginselen

Zoals elke verordening kent REACH zijn eigen taal en terminologie. Het loont de moeite inzicht in de basisbeginselen te krijgen, zodat u doeltreffend met de dienstverleners kunt communiceren.

ECHA heeft ondersteuning voor REACH-registratie ontwikkeld rekening houdend met minder ervaren ondernemingen. Hoe beter u op de hoogte bent, hoe minder misverstanden er zijn. Kijk voordat u begint ook naar onze Wegwijzer voor managers in kleine en middelgrote ondernemingen en REACH-coördinatoren.

 

3. Houd de basisinformatie bij de hand

De consultant kan inschatten op welke manier en tegen welke kosten hij of zij u het best van dienst kan zijn als u hem of haar de volgende basisinformatie verschaft:

  • de te registreren stoffen (naam, CAS-nummer, EG-nummer);
  • de jaarlijks te vervaardigen of in te voeren hoeveelheid (relevant voor de gegevenskosten en de registratievergoeding);
  • uw rol in het kader van REACH (fabrikant, importeur, formuleerder);
  • de omvang van uw onderneming, met bewijsstukken;
  • de stofidentiteit (nodig om te bepalen of er al een hoofdregistrant bestaat);
  • de procedure van vervaardiging, als de stof een UVCB (stof met een onbekende of variabele samenstelling, complexe reactieproducten en biologische materialen) is;
  • de beschikbaarheid van bestaande analytische, fysisch-chemische, toxicologische en ecotoxicologische gegevens, of toegang tot deze gegevens;
  • de manier waarop de stoffen door uw klanten worden gebruikt.
Als de consultant uw enige vertegenwoordiger is, moet u hem of haar de informatie verschaffen die nodig is om de plichten van enige vertegenwoordigers te vervullen (artikel 8 van REACH).


Als u een onderneming van buiten de EU bent en de consultant uw enige vertegenwoordiger is, moet u ervoor zorgen dat er duidelijke afspraken zijn over de algemene samenwerkingsvoorwaarden, met inbegrip van een mogelijke wijziging van enige vertegenwoordiger.

 

4. Selecteer de geschikte dienstverlener

Aan de hand van uw basisinformatie kunnen dienstverleners aanbiedingen doen die u vervolgens kunt vergelijken om de beste deal te vinden. Ook kunt u referenties en achtergrondinformatie over de consultants opvragen om er zeker van te zijn dat ze over voldoende ervaring en kennis beschikken over de manier waarop de wetgeving werkt.

Consultants worden vaak onderworpen aan een kritische evaluatie door de beroepsvereniging waarvan ze lid zijn. Sommige consultants hebben diploma's of opleidingsbewijzen volgens vastgestelde kwaliteitsnormen.

Controleer ook of de consultant beschikt over de benodigde mensen en middelen om het werk voor u in het overeengekomen tijdsbestek te voltooien.

Zie voor meer details onze checklist voor het inhuren van een goede consultant.

Het opstellen en onderhouden van een goed registratiedossier kost tijd en geld. Onder strakke deadlines zijn hoogwaardige diensten niet goedkoop verkrijgbaar.

 

5. Begin ruim op tijd

Begin ruim op tijd met het registratieproces en het inhuren van hulp, zodat er voldoende tijd is voor het opbouwen van een constructieve en bestendige samenwerking en voor het voltooien van alle stappen die nodig zijn om de registratie te laten slagen.

Om ervoor te zorgen dat het overeengekomen tijdschema aangehouden wordt, moet u op de overeengekomen wijze en binnen de overeengekomen termijnen antwoord geven en materiaal verschaffen aan de consultant. Vertraging van uw kant leidt tot vertraging bij de consultant, wat uiteindelijk een risico vormt voor de registratie van de stof.

 

6. Deel informatie met behulp van IUCLID Cloud

Verzoek uw consultant voor het opstellen van uw registraties IUCLID Cloud voor het mkb te gebruiken.

Dit maakt uw samenwerking volledig transparant, omdat u uw consultant gemakkelijk toegang tot uw account kunt geven en u beiden op elk gewenst tijdstip en op elke gewenste plek online aan dezelfde registratiegegevens kunt werken.

Uw gegevens worden daarnaast veilig bij ECHA opgeslagen. Dankzij automatische updates werkt u altijd met de nieuwste versie van IUCLID, waarvan de back-ups volledig beheerd worden en de service 24/7 beschikbaar is.

IUCLID Cloud heeft een eenvoudiger interface dan de volledige desktopversie, omdat IUCLID Cloud specifiek is ontworpen voor gebruik door kleine en middelgrote ondernemingen.

Als u uw IUCLID-gegevens niet met uw consultant wilt delen of als u overeenkomt dat het dossier elders opgesteld wordt, moet u ervoor zorgen dat het uiteindelijke bestand en dossier na afloop van het werk aan u worden overhandigd. Het is handig deze in uw IUCLID Cloud-account op te slaan voor eventuele latere bijwerkingen van uw registratiedossier.

 

7. Houd rekening met uw verplichtingen volgend op de registratie

U moet uw gegevens actueel houden en eventuele verzoeken van ECHA om aanvullende informatie, bijvoorbeeld tijdens de beoordeling, beantwoorden.

Zorg ervoor dat het consultancycontract voorziet in het werk volgend op registratie, met inbegrip van uw toegang tot de IUCLID-gegevens. Het is belangrijk dat u kopieën van het volledige bestand en dossier, ook nadat deze zijn ingediend, in uw IUCLID Cloud-account bewaart, zodat u uw IUCLID-gegevens op een later tijdstip kunt blijven beheren.

Houd ook uw contactgegevens in REACH-IT actueel, controleer uw REACH-IT-account op berichten van ECHA en informeer uw consultant over nieuwe berichten. U kunt ook afspreken het e-mailadres van de consultant in REACH-IT toe te voegen zodat de consultant de berichten ook zelf ontvangt.

Tips voor consultants

 

1. Wees transparant

Wees duidelijk over wat u aanbiedt en wat uw kosten zijn. Uw aanbod moet een heldere beschrijving bevatten van uw diensten, uw tarieven, het betaalschema, de manier waarop het contract geannuleerd kan worden, afspraken over het gebruik van de beschikbare financiële middelen van de cliënt, met mogelijke afwijkingen, en de rechten van de cliënt.

Zet een systeem op om de voortgang van het project op transparante wijze te monitoren.

Bied de eerste verkennende afspraak kosteloos aan.

 

2. Laat zien dat u deskundig bent

Zorg ervoor dat u op de hoogte blijft van de verschillende procedures van REACH en van de meest actuele informatie. Volg het nieuws van ECHA om bij te blijven met belangrijke mededelingen en updates.

Het is vooral belangrijk om volledig inzicht te hebben in de testvereisten, het gezamenlijk gebruik van gegevens en de verdeling van de kosten, omdat ontoereikende kennis extra kosten voor uw cliënt tot gevolg kan hebben.

Uw cliënt is mogelijk niet deskundig op het gebied van REACH. Neem daarom de tijd om in voor leken begrijpelijke taal de registratievereisten uit te leggen.

 

3. Laat zien dat u problemen oplost

In REACH zijn specifieke kwesties op meerdere manieren op te lossen. U moet in staat zijn de situatie van uw cliënt globaal te analyseren en oplossingen te bieden die voor de cliënt relevant zijn.

Bedenk dat niemand alles weet. Mogelijk moet u de hulp van iemand anders inroepen en een deel van de taken uitbesteden. Hiermee moet echter in de planning rekening worden gehouden.

 

4. Stel een plan op, communiceer en luister

Stel een duidelijk plan voor het project en het budget op om te waarborgen dat uw cliënt zijn verplichtingen tijdig nakomt en bij de uitoefening van zijn bedrijfsactiviteiten niet op juridische problemen stuit. Maak uw cliënt duidelijk dat u over de benodigde mensen en middelen beschikt om de klus te klaren.

Zorg voor communicatiekanalen in beide richtingen, wees open en sta open voor uw cliënt. Hebt u veel personeel, benoem dan één medewerker tot contactpersoon voor de cliënt.

Houd uw ogen open voor manieren om uw werkwijze aan te passen aan het programma, het budget en de algemene behoeften van elke cliënt.

 

5. Weet wat uw functie en verantwoordelijkheden zijn

Zorg ervoor dat uw cliënt weet wat uw mogelijkheden en capaciteiten zijn: maak duidelijk wat u wel en niet kunt, zodat er geen sprake is van onterechte verwachtingen of misverstanden. De eindverantwoordelijkheid voor de registratie ligt bij uw cliënt in de EU/EER.

Als u enige vertegenwoordiger voor een onderneming van buiten de EU bent, moet u ervoor zorgen dat uw cliënt weet welke verplichtingen er gelden voor export onder REACH naar de EU/EER en in staat is u te helpen bij het vervullen van uw verplichtingen zoals beschreven in artikel 8 van de verordening.

Als u optreedt als derde vertegenwoordiger voor een onderneming die haar belang in een bepaalde stof niet wenst bekend te maken door middel van deelname in het informatie-uitwisselingsforum voor stoffen (SIEF) of een consortium, moet u ervoor zorgen dat u beschikt over duidelijke instructies van uw cliënt voor elke situatie waarin u hem vertegenwoordigt.

Overweeg de mogelijkheid het contract op te zeggen als uw cliënt bij herhaling zijn verplichtingen onder de overeenkomst niet nakomt.

 

6. Deel informatie met behulp van IUCLID Cloud

Gebruik IUCLID Cloud voor het mkb (kmo’s) om het registratiedossier van uw cliënt op te stellen. In IUCLID Cloud kunt u de transparantie van het registratieproces vergroten en eenvoudig samen met uw klanten aan de registratiegegevens werken.

Met IUCLID Cloud Trial kunt u opleidingen in het gebruik van IUCLID organiseren.

 

7. Houd uw reputatie hoog

Bescherm uw reputatie: een eenmaal aangetaste reputatie is niet eenvoudig te herstellen. Neem bij het vervullen van uw zorgplicht de hoogste mate van verantwoording, verantwoordelijkheid en integriteit in acht.

This web page was developed in cooperation with two consultancies.

Categories Display

Getagd als:

(klik op de tag om te zoeken naar relevante inhoud)