Bereid u voor op aansluiting bij een bestaand SIEF

Als uw stof al geregistreerd is, bestaat er al een informatie-uitwisselingsforum voor stoffen (SIEF). Het SIEF is een specifiek samenwerkingsverband voor REACH-registratie dat door de mederegistranten wordt georganiseerd en doorgaans wordt geformaliseerd in een overeenkomst.

U moet contact opnemen met uw mederegistranten over aansluiting bij het SIEF.

In het SIEF deelt u de gegevens die u over de stof hebt met uw mederegistranten, deelt u de kosten voor die gegevens (zie fase 3: Maak afspraken met uw mederegistranten) en bereidt u de gezamenlijke registratie voor (zie fasen 4, 5 en 6). Maar eerst moet u bevestigen dat uw stof binnen de grenzen van het stofidentiteitsprofiel (SIP) valt dat in het SIEF is overeengekomen.

Onderstaande stappen maken duidelijk hoe u zich voorbereidt op aansluiting bij een bestaand SIEF.

 

1. Vind het SIEF of de hoofdregistrant

Deelnemers aan een SIEF stellen hun eigen organisatie- en communicatiemethoden vast, waardoor sommige SIEF's gemakkelijker te vinden zijn dan andere. In bepaalde gevallen kan het voor u eenvoudiger zijn om de hoofdregistrant voor uw stof te vinden. Hoewel hoofdregistranten niet per definitie degenen zijn die zorg dragen voor nieuwkomers, zullen zij u wel kunnen vertellen hoe u in contact kunt komen met het SIEF.

Er zijn verschillende manieren om het SIEF of de hoofdregistrant te vinden:

  • Voor al uw gepreregistreerde stoffen kunt u de contactgegevens van de hoofdregistrant in REACH-IT vinden (zie punt 3 voor meer informatie).
  • Op de website van ECHA is een lijst van stoffen met een actieve hoofdregistrant beschikbaar. Deze lijst is opgesteld op basis van REACH-IT. De hoofdregistranten staan vermeld als ze hebben ingestemd met publicatie van hun namen.
  • Controleer uw e-mail: misschien hebt u al een e-mail ontvangen met contactinformatie voor het SIEF of de hoofdregistrant.
  • Bekijk op de pre-SIEF-pagina van REACH-IT de 'information from the lead registrant'. Dit wordt nader toegelicht in punt 4.
2. Log in op REACH-IT

REACH-IT is de IT-tool die u moet gebruiken om informatie in te dienen bij ECHA, met inbegrip van preregistraties en registraties.

REACH-IT is toegankelijk via de startpagina van ECHA. U logt in met uw gebruikers-ID en wachtwoord. Als u nog geen gebruiker bent, kunt u zich aanmelden.

3. Vind de gezamenlijke indiening in REACH-IT

Klik in REACH-IT op 'Menu > Joint submissions > Search and view' om de gezamenlijke indiening te vinden met behulp van uw stofidentificaties (bijv. EG-nummer). Vink het vakje 'Show other joint submissions?' aan – anders krijgt u alleen zoekresultaten over de gezamenlijke indieningen waaraan u al meedoet.

Bij de zoekresultaten staan de contactgegevens van de hoofdregistrant als u de stof gepreregistreerd hebt. Het stofidentiteitsprofiel (SIP) van de geregistreerde stof wordt ook getoond als het dossier van de hoofdregistrant werd ingediend of bijgewerkt na 21 juni 2016.

4. Ga naar de pre-SIEF-pagina

REACH-IT bevat een pre-SIEF-pagina voor elke stof die u gepreregistreerd hebt.

U kunt toegang verkrijgen tot het pre-SIEF via de optie 'Pre-registrations and pre-SIEFs' in het REACH-IT-menu. De pre-SIEF-pagina bevat de contactgegevens van de andere bedrijven die uw stof gepreregistreerd hebben, en ook een veld waarin de hoofdregistrant informatie voor de mederegistranten kan posten.

Kijk of daar informatie staat over hoe u zich kunt aansluiten bij het SIEF.

5. Controleer uw contactgegevens in uw preregistratie

Als u nog niet klaar bent om contact op te nemen met het SIEF maar wel geïnformeerd wilt worden over wat er gebeurt, is het belangrijk dat uw contactgegevens in het pre-SIEF actueel zijn. Uw contactgegevens in het pre-SIEF zijn afkomstig uit uw preregistratie.

U kunt uw preregistraties in REACH-IT vinden via 'Menu > Search > Pre-registrations and pre-SIEFs'.

Elke preregistratie bevat contactgegevens, normaliter van een persoon in uw bedrijf of een derde vertegenwoordiger. Deze contactinformatie (naam en e-mailadres) is beschikbaar voor alle personen die de stof gepreregistreerd hebben.

Beslis of u het huidige contactpunt in uw preregistratie wilt behouden of wilt veranderen, en controleer voor elke stof die u van plan bent te registreren of de contactgegevens actueel zijn.

Bedenk dat uw preregistraties niet alleen een startpunt zijn om in contact te komen met uw mederegistranten, maar u ook het recht geven om tot uw uiterste registratiedatum zonder registratie op de Europese markt te zijn.

Controleer of u een preregistratie hebt voor elke stof die u moet registreren. Als er een preregistratie ontbreekt, kijk dan in onderstaande vragen en antwoorden wat u moet doen.

6. Neem contact op met het SIEF of de hoofdregistrant, en reageer op hun berichten

E-mail is doorgaans de gemakkelijkste manier om contact op te nemen met het SIEF of de hoofdregistrant. U kunt ze niet via REACH-IT bereiken.

Wacht niet tot het laatste moment om contact te zoeken. Wees proactief!

Reageer als het SIEF of de hoofdregistrant contact met u opneemt om naar uw registratieplannen te informeren. Dit zal aansluiting bij het SIEF eenvoudiger maken.

7. Stel met het SIEF gelijkheid van stoffen vast

Als u eenmaal in contact bent met het SIEF, moet u gelijkheid van stoffen vaststellen.

Voor het vaststellen van stofgelijkheid moet u de naam van uw stof hebben vastgesteld volgens het Richtsnoer voor de identificatie en naamgeving van stoffen in REACH en CLP (zie ook fase 1: Ken uw portfolio). Als de naam hetzelfde is als die van de stof van uw mederegistranten, worden de stoffen als gelijk beschouwd. U moet zich er dan van vergewissen dat uw stof binnen de grenzen van het stofidentiteitsprofiel (SIP) valt dat door het SIEF is overeengekomen. Als de beschrijving van het SIP niet beschikbaar is in de gezamenlijke indiening in REACH-IT (zie punt 3), zal het SIEF deze verstrekken.

Als uw stof niet binnen de grenzen van het SIP valt, moeten u en de andere deelnemers van het SIEF overeenkomen de reikwijdte van het SIP te vergroten of overeenkomen dat uw stof niet binnen de reikwijdte valt. Richtsnoeren voor het SIP staan in bijlage III van het Richtsnoer voor de identificatie en naamgeving van stoffen in REACH en CLP.

Als u bij het bespreken van stofgelijkheid twijfels hebt in verband met vertrouwelijke bedrijfsinformatie, lees dan onderstaande vragen en antwoorden.

Als u het erover eens bent dat uw stoffen gelijk zijn, treedt u toe tot het SIEF en kunt u beginnen met het delen van gegevens en kosten om een deelnemer aan de gezamenlijke registratie te worden.

8. Stel uzelf op de hoogte van de rollen en activiteiten in een SIEF

Er zijn twee formeel verschillende rollen in het SIEF: de hoofdregistrant en de deelnemende registranten. U zult een deelnemende registrant zijn.

De hoofdregistrant heeft de gezamenlijke registratie al ingediend. De hoofdregistrant zal u een beveiligingstoken geven, zodat u zich in REACH-IT kunt aansluiten bij de gezamenlijke registratie.

Bij het voorbereiden van de gezamenlijke registratie hebben de eerder toegetreden mederegistranten de hoofdregistrant al gekozen en is afgesproken hoe er zal worden samengewerkt. Dit wordt doorgaans gedocumenteerd in een overeenkomst. Wanneer u zich bij het SIEF aansluit, zal men u vragen hiermee in te stemmen (zie fase 3: Maak afspraken met uw mederegistranten).

Deze overeenkomst moet betrekking hebben op de verschillende activiteiten die SIEF-deelnemers moeten uitvoeren om de registratie te verrichten (zie fasen 3, 4, 5 en 6) en actueel te houden (zie fase 7). Deze activiteiten omvatten het volgende administratieve, technische en inhoudgerelateerde werk:

  • SIEF-administratie: contactpunten instellen voor communicatie binnen en buiten het SIEF, regelen hoe met facturen en betalingen wordt omgegaan, vergoedingsregelingen ontwikkelen en een administratie bijhouden.
  • De inhoud van het dossier samenstellen: bestaande gegevens verzamelen, nieuwe gegevens genereren, gegevenskwaliteit bespreken, overeenkomen welke gegevens gezamenlijk worden ingediend, onderhandelen over kosten voor het delen van gegevens, chemischeveiligheidsbeoordelingen uitvoeren, de indeling afleiden en het chemischeveiligheidsrapport opstellen.
  • Het IUCLID-dossier opstellen en indienen: het gezamenlijke registratiedossier aanmaken in IUCLID, het dossier indienen bij ECHA en de factuur en berichten in REACH-IT behandelen.

Categories Display

Getagd als:

(klik op de tag om te zoeken naar relevante inhoud)