Bereid u voor op het vormen van een nieuw SIEF

Voor elke stof die u gepreregistreerd hebt, is in REACH-IT een pre-SIEF-pagina aangemaakt. Op de pre-SIEF-pagina vindt u de contactgegevens van de andere bedrijven die een preregistratie met dezelfde stofidentificatie (bv. EG-nummer) hebben verricht.

U moet contact met elkaar opnemen om af te spreken wie de registratie zal verrichten en om na te gaan of uw stoffen daadwerkelijk hetzelfde zijn.

Zodra u hebt vastgesteld dat u dezelfde stof hebt, hebt u een informatie-uitwisselingsforum voor stoffen (SIEF) gevormd. Dit is een specifiek samenwerkingsverband voor REACH-registratie dat door de mederegistranten wordt georganiseerd en doorgaans wordt geformaliseerd in een overeenkomst.

In het SIEF deelt u de gegevens die u over uw stof hebt met uw mederegistranten, deelt u de kosten en bereidt u de gezamenlijke registratie voor.

Onderstaande stappen maken duidelijk hoe u zich na uw preregistratie voorbereidt op het vormen van een nieuw SIEF.

 

1. Log in op REACH-IT

REACH-IT is de IT-tool die u moet gebruiken om informatie in te dienen bij ECHA, met inbegrip van preregistraties en registraties.

REACH-IT is toegankelijk via de startpagina van ECHA. U logt in met uw gebruikers-ID en wachtwoord. Als u nog geen gebruiker bent, kunt u zich aanmelden.

2. Vind en controleer uw preregistraties

U kunt uw preregistraties in REACH-IT vinden via 'Menu > Search > Pre-registrations and pre-SIEFs'. 

Controleer of u een preregistratie hebt voor elke stof die u moet registreren. Als er een preregistratie ontbreekt, kijk dan in onderstaande vragen en antwoorden wat u moet doen.

Bedenk dat uw preregistraties niet alleen uw startpunt zijn om in contact te komen met uw mederegistranten, maar u ook het recht geven om tot uw uiterste registratiedatum zonder registratie op de Europese markt te zijn.

3. Controleer uw contactgegevens in uw preregistratie

Aangezien u gezamenlijk moet registreren, is het belangrijk dat uw contactgegevens actueel zijn zodat uw mederegistranten u kunnen bereiken.

Elke preregistratie bevat contactinformatie, normaliter van een persoon in uw bedrijf of een derde vertegenwoordiger. Deze contactinformatie (naam en e-mailadres) is op de pre-SIEF-pagina van REACH-IT beschikbaar voor alle personen die de stof gepreregistreerd hebben.

Beslis of u het huidige contactpunt in uw preregistratie wilt behouden of wilt veranderen, en controleer voor elke stof die u van plan bent te registreren of de contactgegevens actueel zijn.

4. Ga naar de contactgegevens van uw mederegistranten op de pre-SIEF-pagina.

U kunt toegang verkrijgen tot de contactinformatie van andere bedrijven die uw stof gepreregistreerd hebben via REACH-IT. Ga naar 'Menu > Search > Pre-registrations and pre-SIEFs' in het REACH-IT-menu. U kunt ook de volledige lijst downloaden.

U zult per e-mail, buiten REACH-IT om, contact moeten opnemen uw mederegistranten. Niet iedereen die op de pre-SIEF-pagina wordt vermeld zal een registratie verrichten (bijvoorbeeld ten gevolge van wijzigingen in de portfolio of de bedrijfsstrategie) en het responspercentage kan laag zijn.

5. Zet u actief in om samenwerking tot stand te brengen

U zult zich actief moeten opstellen om uw stof te registreren. Dit kan op verschillende manieren:

  • Spoor uw mederegistranten aan tot actie
    Als de stof van essentieel belang is voor uw bedrijf, neem dan het initiatief om de besprekingen te starten. Op die manier kunt u ervoor zorgen dat de stof vóór de uiterste datum wordt geregistreerd. 

    U kunt uw bereidheid tot het opstarten van het SIEF aangeven door in REACH-IT op de knop 'Become facilitator' te klikken.

    Als 'facilitator' kunt u op de pre-SIEF-pagina aangeven hoe u de besprekingen wilt starten. Waarschijnlijk zult u een paar bijeenkomsten of webvergaderingen moeten organiseren.
  • Reageer op berichten van uw mederegistranten Als u niet het initiatief neemt, reageer dan wanneer de SIEF Formation Facilitator (SFF) of een mederegistrant contact met u opneemt – ook als u nog niet hebt besloten of u wel of niet zult registreren.
  • Houd uw stoffen in het oog
    Het is mogelijk dat voor sommige stoffen niemand het initiatief tot samenwerking neemt. In dat geval dient u zelf contact op te nemen met de mederegistranten om erachter te komen of u de enige registrant voor deze stof bent. Als dat het geval is, moet u voldoende tijd uittrekken om de registratie zelf voor te bereiden.
6. Stel met uw mederegistranten gelijkheid van stoffen vast

Voor het vaststellen van stofgelijkheid moeten alle mederegistranten de naam van hun stof hebben vastgesteld volgens het Richtsnoer voor de identificatie en naamgeving van stoffen in REACH en CLP (zie ook fase 1: Ken uw portfolio).

Als de naam hetzelfde is, worden de stoffen als gelijk beschouwd.

Als u bij het bespreken van stofgelijkheid twijfels hebt in verband met vertrouwelijke bedrijfsinformatie, lees dan onderstaande vragen en antwoorden.

Zodra u het erover eens bent dat uw stoffen gelijk zijn, is een SIEF gevormd. U kunt nu gaan samenwerken om gegevens te delen en gezamenlijk te registreren (zie fase 3: Maak afspraken met uw mederegistranten).

Deelnemers van het SIEF dienen collectief de beginselen van het Richtsnoer voor de identificatie en naamgeving van stoffen in REACH en CLP in acht te nemen om de grenzen van de stof vast te stellen op basis van de gegevens die zij gezamenlijk indienen. Dit wordt het stofidentiteitsprofiel (SIP) genoemd en moet worden vermeld in het registratiedossier van de hoofdregistrant. Richtsnoeren voor het SIP staan in bijlage III van het Richtsnoer voor de identificatie en naamgeving van stoffen in REACH en CLP.

7. Stel uzelf op de hoogte van de rollen en activiteiten in een SIEF

Er zijn twee formeel verschillende rollen in het SIEF: de hoofdregistrant en – als die er zijn – de deelnemende registranten. Alle mederegistranten zijn echter verantwoordelijk voor de planning en de voortgang van het werk, de inhoud van de gezamenlijke delen van de registratie en de inhoud van hun eigen delen.

Het SIEF kiest de hoofdregistrant.  De hoofdregistrant moet eerst de gezamenlijke registratie indienen via REACH-IT. Pas daarna kunnen de deelnemers hun eigen registraties indienen. De hoofdregistrant moet ook de beveiligingstokens aan de deelnemers verstrekken, zodat ze zich kunnen aansluiten bij de gezamenlijke registratie (zie fase 6: Dien uw registratiedossier in).

Voor alle andere taken moet u met uw mederegistranten afspreken hoe u gaat samenwerken. In de praktijk betekent dit beslissen wie wat doet en of bepaalde taken al dan niet worden uitbesteed. De afspraken worden gewoonlijk schriftelijk vastgelegd, bijvoorbeeld in een SIEF-overeenkomst of een consortiumovereenkomst.

Deze overeenkomst moet betrekking hebben op de verschillende activiteiten die SIEF-deelnemers moeten uitvoeren om de registratie te verrichten (zie fasen 3, 4, 5 en 6) en actueel te houden (zie fase 7). Deze activiteiten omvatten bijvoorbeeld het volgende administratieve, technische en inhoudgerelateerde werk:

  • SIEF-administratie: contactpunten instellen voor communicatie binnen en buiten het SIEF, regelen hoe met facturen en betalingen wordt omgegaan, vergoedingsregelingen ontwikkelen en een administratie bijhouden.
  • De inhoud van het dossier samenstellen: bestaande gegevens verzamelen, nieuwe gegevens genereren, gegevenskwaliteit bespreken, overeenkomen welke gegevens gezamenlijk worden ingediend, onderhandelen over kosten voor het delen van gegevens, chemischeveiligheidsbeoordelingen uitvoeren, de indeling afleiden en het chemischeveiligheidsrapport opstellen.
  • Het IUCLID-dossier opstellen en indienen: het gezamenlijke registratiedossier aanmaken in IUCLID, het dossier indienen bij ECHA en de factuur en berichten in REACH-IT behandelen.

Categories Display

Getagd als:

(klik op de tag om te zoeken naar relevante inhoud)