ePIC – IT-systeem voor voorafgaande geïnformeerde toestemming

De Verordening inzake voorafgaande geïnformeerde toestemming (PIC, Verordening (EU) nr. 649/2012) regelt de in- en uitvoer van bepaalde gevaarlijke chemische stoffen en stelt verplichtingen aan bedrijven die deze chemische stoffen willen uitvoeren naar landen buiten de EU.

De nieuwe PIC-verordening trad in werking op 1 maart 2014. Sindsdien is ECHA verantwoordelijk voor de administratieve en technische taken in verband met de nieuwe verordening. Het zal wetenschappelijke en technische richtsnoeren opstellen voor de industrie, de aangewezen nationale instanties (ANI's) binnen de EU en van derde landen, en de Europese Commissie.

ECHA heeft ePIC ontwikkeld en onderhoudt deze tool om ervoor te zorgen dat vereisten op grond van de PIC-verordening worden ondersteund door geschikte IT-systemen. ePIC heeft drie onafhankelijke interfaces: één voor gebruikers vanuit de industrie, één voor gebruikers vanuit instanties (ECHA, ANI's en de Commissie) en één voor gebruikers vanuit de douane. ePIC maakt een veilige informatie-uitwisseling tussen gebruikers vanuit de industrie, de instanties en de douane mogelijk.

 

Industrie-interface

Deze interface is gericht op gebruikers vanuit de industrie en stelt hen in staat veilig te communiceren en gegevens uit te wisselen met de instanties. Na het inloggen op de ePIC-applicatie zijn voor gebruikers vanuit de industrie de volgende functies beschikbaar:

  • indiening van kennisgevingen van uitvoer: het systeem maakt het mogelijk kennisgevingen van uitvoer op te stellen en in te dienen voor zowel chemische stoffen als mengsels/voorwerpen door afhankelijk van het type uitvoer de desbetreffende link te selecteren. Als de kennisgeving gereed is, kan zij worden gecontroleerd op de bevestigingspagina, waar alle eerder verstrekte informatie wordt samengevat. Na afronding van de kennisgeving van uitvoer kan zij via het systeem naar de desbetreffende ANI worden verzonden. Als de indiening geslaagd is, verschijnt daarvan een bevestiging. Mochten er na de indiening correcties nodig zijn, dan kan de desbetreffende ANI (of ECHA) de kennisgeving terugsturen, waarna deze in de industrie-interface kan worden bewerkt en vervolgens opnieuw kan worden ingediend (als de tijd dit toelaat);
  • indiening van verzoeken om een speciaal RIN (eenmalig en bulk): waar van toepassing kan een gebruiker vanuit de industrie een verzoek om een speciaal RIN indienen. Als het verzoek betrekking heeft op een groot aantal chemische stoffen die naar een of meer landen zullen worden uitgevoerd of op één chemische stof die naar meerdere landen zal worden uitgevoerd, kan voor de indiening gebruik worden gemaakt van de bulkfunctie. Per geval wordt een RIN aangemaakt en elk verzoek wordt door de betrokken ANI afgehandeld als een afzonderlijk geval;
  • verzoeken om een vrijstelling: waar van toepassing op grond van artikel 14, lid 7, van de PIC-verordening, kunnen gebruikers vanuit de industrie om een vrijstelling verzoeken door te zoeken naar de betreffende kennisgeving en de optie "Propose a waiver" ("Verzoek totvrijstelling") te selecteren;
  • beheer van mengsels en voorwerpen voorafgaand aan de kennisgeving van een uitvoer: binnen de applicatie kunnen nieuwe mengsels en voorwerpen worden aangemaakt. Daarna kunnen ze in het formulier voor kennisgeving van uitvoer worden geselecteerd. De nieuwe informatie wordt dan automatisch opgehaald en naar de desbetreffende velden in het kennisgevingsformulier gekopieerd.

Door gebruik te maken van deze interface kunnen gebruikers vanuit de industrie ook hun eigen gegevens inzien en actualiseren en hun kennisgevingen controleren. Ook kunnen ze berichten sturen naar hun ANI (met betrekking tot een specifieke indiening) en de status van de ingediende kennisgevingen en verzoeken om een speciaal RIN nagaan.

 

Instantie-interface

De instantie-interface van ePIC is bedoeld voor gebruikers vanuit instanties en ondersteunt hun dagelijkse werk in het regelgevingsproces. Eenmaal ingelogd in de ePIC-applicatie komen gebruikers terecht op de startpagina, waar zij via links naar "To do Actions" (gegroepeerd per categorie) eenvoudig toegang krijgen tot taken en acties die nog afgehandeld moeten worden.

Binnen de applicatie staan gebruikers de volgende functies ter beschikking:

  • de openstaande taken controleren en volgen: de lijst met openstaande taken is toegankelijk vanaf de startpagina van de ePIC instantie-interface. Deze vooraf vastgestelde takenlijst kan ook worden verfijnd door te filteren op specifieke zoekcriteria. De takenlijst bevat informatie over de te verrichten acties, de chemische stoffen waarop de taak betrekking heeft, het invoerende land en de datum waarop de taak voltooid moet zijn. Taken waarvan de uiterste datum nadert worden weergegeven in oranje en taken waarvan de uiterste termijn is verstreken, worden weergegeven in rood;
  • taken uitvoeren en voltooien: het taakonderdeel biedt toegang tot de details van de kennisgeving, waarin aanvullende informatie over de taak en het verzoek wordt gegeven. Er is een overzicht beschikbaar van de gebeurtenissen en acties die plaatsvinden tijdens de looptijd van het geval in kwestie. In een speciaal gedeelte voor berichten kan de gebruiker alle eerder verstuurde berichten in verband met het geval terugvinden. Als de gebruiker de taak heeft geclaimd, kan ze worden uitgevoerd en voltooid door de juiste actie te selecteren in het "Task Action Menu";.
  • verzoeken om aanvullende informatie/correcties vanuit de industrie: als gebruikers vanuit instanties merken dat bepaalde informatie ontbreekt en/of de indiening gecorrigeerd moet worden, kunnen zij de gebruikers vanuit de industrie vragen hun verzoek te wijzigen of aanvullende gegevens te verstrekken. Het systeem biedt gebruikers vanuit instanties de mogelijkheid een bericht aan de kennisgeving toe te voegen waarin de aard van de benodigde wijzigingen kan worden toegelicht.

 

Douane-interface

Deze interface van ePIC is speciaal voor douanebeambten en geeft hun de informatie die zij nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. Ze kunnen specifieke zoekopdrachten uitvoeren (op basis van een positieve match tussen een RIN en een invoerend land), controleren of de uitvoer op een bepaald tijdstip is toegestaan en andere relevante informatie over de uitvoer nagaan.

Categories Display