De organisatie omtrent het bijwerken van uw dossier

Het registratiedossier moet de huidige kennis weergeven over hoe veilig met uw chemische stof moet worden omgegaan op productielocaties en door gebruikers in de volledige toeleveringsketen. Wanneer u een registratie hebt ingediend en uw registratienummer hebt ontvangen, bent u dus nog niet klaar.

 

Neem de nodige maatregelen binnen uw bedrijf

Het is uw verantwoordelijkheid om uw registratie up-to-date te houden. De informatie over uw bedrijf, de samenstelling van de chemische stof zoals u deze produceert of invoert, en de toepassingen ervan door uw klanten zijn bijvoorbeeld onderdelen van uw registratie die u zelf moet bijhouden.

U moet processen, systemen en waarschuwingen instellen binnen uw bedrijf zodat u weet wanneer u wijzigingen in uw registratie moet aanbrengen. Zo moet u bijvoorbeeld een procedure opzetten voor het ontvangen en analyseren van feedback van uw klanten, en moet u de wetenschappelijke literatuur over uw chemische stof volgen.

Enkele voorbeelden van gevallen waarin u uw dossier moet bijwerken in IUCLID-formaat:

  • U brengt verandering aan in uw grondstoffen, productieproces of leverancier en als gevolg daarvan bevat uw chemische stof nu andere (gevaarlijke) onzuiverheden of (secundaire) bestanddelen.
  • U brengt verandering aan in de invoer of het productievolume van uw chemische stof. Uw dossier moet te allen tijde de meest recente hoeveelheidsinformatie bevatten. Vermeld dus zowel afnames als toenames.
  • Indien uw productievolume toeneemt en naar een hogere hoeveelheidsklasse verschuift, zijn er twee mogelijke situaties:
    • De vereiste informatie is reeds beschikbaar via de gezamenlijke registratie: laat uw mederegistranten (met inbegrip van de hoofdregistrant) weten welke aanvullende onderzoeken u nodig hebt en zorg dat u toegang krijgt tot de benodigde gegevens van deze registranten, bijvoorbeeld door de betreffende verklaring van toegang te kopen.
    • de gegevens zijn niet beschikbaar via de gezamenlijke registratie: dien een informatieverzoek in bij ECHA. Dan ontvangt u i) informatie over welke gegevens beschikbaar zijn in de gezamenlijke registratie en ii) gegevens die meer dan twaalf jaar geleden ingediend zijn.

      Indien geen van beide situaties van toepassing is, moet u overwegen hoe u de ontbrekende gegevens kunt verstrekken.

  • U verneemt nieuwe toepassingen door uw klanten. In dergelijk geval moet u mogelijk ook het chemisch veiligheidsrapport bijwerken.
  • U moet informatie bijwerken met betrekking tot een eigenschap waarvoor u in de gezamenlijke indiening gebruikgemaakt hebt van een opt-out.
  • Uw leverancier verandert de samenstelling van een mengsel dat u invoert. Mogelijk moet u een stopzetting van de invoer melden voor een chemische stof.
  • U ontdekt nieuwe informatie over de eigenschappen van uw chemische stof, die onder de aandacht van uw mederegistranten en de hoofdregistrant moet worden gebracht. U moet afspraken maken over het bijwerken van het gezamenlijke deel van de registratie.

Alle updates van uw registratie moeten zonder onnodige vertraging bij ECHA worden ingediend via REACH-IT.

In de meeste gevallen is het bijwerken van uw dossier gratis. Er geldt echter wel een taks voor een verhoging van de hoeveelheidsklasse.

 

Maak afspraken met uw mederegistranten

Het is de gedeelde verantwoordelijkheid van alle mederegistranten (hoofdregistrant en deelnemers) om het gezamenlijke deel van de registratie up-to-date te houden. Dit deel omvat informatie over de fysisch-chemische, toxicologische en ecotoxicologische eigenschappen van de chemische stof, de indeling en etikettering, en richtsnoeren voor veilig gebruik.

U moet een samenwerkingsovereenkomst afsluiten om het werk te beheren. Bovendien brengen sommige updates nieuwe kosten mee. Dus moet u ook een mechanisme hebben voor het maken van afspraken met uw mederegistranten over de verdeling van die kosten.

Enkele voorbeelden van gevallen waarin u het gezamenlijke deel van uw registratie moet bijwerken in IUCLID-formaat:

  • U hebt nieuwe gevaarlijke eigenschappen van de chemische stof ontdekt, bijvoorbeeld tijdens literatuuronderzoek of na doorgave van nieuwe informatie door een klant.
  • Een gezamenlijk ingediend chemisch veiligheidsrapport moet worden bijgewerkt, bijvoorbeeld na vaststelling van nieuwe of afgeraden toepassingen van de chemische stof.
  • De indeling en etikettering van uw chemische stof veranderen, bijvoorbeeld als gevolg van wijzigingen in de verordening betreffende indeling, etikettering en verpakking (CLP) of wanneer nieuwe informatie over de gevaarlijke eigenschappen beschikbaar wordt.
  • Een bedrijf dat onderdeel uitmaakt van de gezamenlijke indiening, verhoogt zijn productievolume en verschuift naar een hogere hoeveelheidsklasse. Indien de noodzakelijke informatie voor registratie in de hogere hoeveelheidsklasse nog niet beschikbaar is in de gezamenlijke indiening, moet deze worden verzameld en in het dossier worden opgenomen. De mederegistranten moeten afspraken maken over de aanpak hiervan. U moet in ieder geval alle registranten die deel uitmaken van de gezamenlijke indiening, vragen of zij relevante informatie hebben of ook willen overgaan naar een hogere hoeveelheidsklasse;
  • ECHA of een lidstaat verzoekt de mederegistranten om aanvullende informatie tijdens een dossier- of stoffenbeoordeling. De mederegistranten moeten afspraken maken over de aanpak.

Alle updates van het gezamenlijke deel van de registratie moeten zonder onnodige vertraging of voor de deadline die is vermeld in het besluit van de autoriteit, door de hoofdregistrant worden ingediend via REACH-IT.

Het bijwerken van uw dossier is gratis, behalve als u een verzoek indient om vertrouwelijke behandeling van specifieke informatie.

 

Afbeelding
Vergeet niet al uw administratieve gegevens – zoals de informatie over uw rechtspersoon, adres en contactpersoon – in REACH-IT up-to-date te houden. Op die manier kunnen de autoriteiten en uw mederegistranten u altijd bereiken in verband met uw registratie.

Categories Display

Getagd als:

(klik op de tag om te zoeken naar relevante inhoud)