Kif tikkoopera għar-reġistrazzjoni REACH - l-aqwa prattika għall-SMEs u l-konsulenti

Stampa tas-suġġerimenti

Il-fornituri ta’ servizz estern jew il-konsulenti jistgħu jkunu kruċjali għall-SMEs li jimmaniġġjaw l-obbligi regolatorji tagħhom. It-tħejjija ta’ reġistrazzjoni ta’ REACH teħtieġ żmien, sforz u għarfien espert - riżorsi li kumpaniji iżgħar mhux bilfors ikollhom disponibbli għall-użu lil hinn mid-dmirijiet tan-negozju regolari tagħhom. Il-kiri tal-għajnuna jista’ jkun investiment utli. Is-suġġerimenti ta’ hawn taħt huma kemm għall-SMEs kif ukoll għall-konsulenti biex jgħinu fil-kooperazzjoni għal reġistrazzjoni b’suċċess skont REACH.

Suġġerimenti għall-SMEs

 

1. Iddefinixxi għaliex teħtieġ konsulent

Trid parir dwar il-proċess ta’ reġistrazzjoni jew xi ħadd li jagħmel ix-xogħol proprju għalik? Jew teħtieġ għajnuna b’ċerti elementi tax-xogħol, pereżempju, l-iżvilupp ta’ strateġija ta’ ttestjar jew il-preparazzjoni ta’ dossier tal-IUCLID? Għandek bżonn ta’ konsulent biex iħarreġ lill-ko-ħaddiema tiegħek?

Kun ċert li ddefinixxejt b’mod ċar l-objettivi għas-servizz estern li tixtieq tixtri.

 

2. Tgħallem l-affarijiet bażiċi

Bħal kwalunkwe regolament, REACH għandu l-lingwaġġ u t-terminoloġija tiegħu. Ta’ min tinvesti fil-fehim tal-affarijiet bażiċi, sabiex tkun tista’ tikkomunika b’mod effettiv mal-fornituri ta’ servizz.

L-appoġġ ta’ reġistrazzjoni ta’ REACH tal-ECHA ġie żviluppat b’kunsiderazzjoni ta’ kumpaniji inqas esperjenzati – iktar kemm tkun taf, inqas ser ikun hemm nuqqas ta’ ftehim. Barra minn hekk, agħti titwila lejn il-Gwida prattika għall-maniġers tal-SME u għall-koordinaturi ta’ REACH qabel tibda.

 

3. Kun lest bl-informazzjoni bażika

Sabiex il-konsulent ikun jista’ jivvaluta kif l-aħjar li jgħinek u b’liema prezz, jeħtieġ li tagħtih l-informazzjoni bażika dwar:

  • is-sustanzi li għandhom jiġu rreġistrati (isem, numru CAS, numru KE);
  • it-tunnellati ta’ manifattura jew importazzjoni annwali (rilevanti għall-ispejjeż tad-data u t-tariffa għar-reġistrazzjoni);
  • ir-rwol tiegħek skont REACH (manifattur, importatur, formulatur);
  • id-daqs tal-kumpanija tiegħek, b’evidenza dokumentarja;
  • l-identità tas-sustanza (meħtieġa sabiex jiġi ddeterminat jekk diġà jeżistix reġistrant prinċipali);
  • il-proċess ta’ manifattura, jekk is-sustanza tiegħek hija UVCB;
  • id-disponibbiltà ta’ data analitika, fiżikokimika, tossikoloġika u ekotossikoloġika eżistenti, jew aċċess għal din id-data;
  • kif is-sustanzi jintużaw mill-klijenti tiegħek.
Jekk il-konsulent huwa r-rappreżentant uniku tiegħek, agħtih l-informazzjoni meħtieġa biex jissodisfa d-doveri tar-rappreżentant uniku (l-Artikolu 8 ta’ REACH).


Jekk int kumpanija mhux tal-UE u l-konsulent huwa r-rappreżentant uniku tiegħek, kun ċert li wasaltu għal ftehim b’mod ċar dwar it-termini u l-kundizzjonijiet tal-kooperazzjoni, inkluż tibdil possibbli tar-rappreżentant uniku.

 

4. Agħżel il-fornitur ta’ servizz xieraq

L-informazzjoni bażika li inti tagħti lill-fornituri ta’ servizz tippermettilhom jagħmlu offerti li mbagħad tista’ tqabbilhom biex issib l-aħjar offerta. Tista’ wkoll titlob referenzi u informazzjoni ta’ sfond dwar il-konsulenti sabiex tkun ċert li dawn għandhom l-esperjenza u l-għarfien ta’ kif taħdem il-leġiżlazzjoni.

Il-konsulenti li huma membri ta’ assoċjazzjonijiet differenti spiss issirilhom valutazzjoni kritika mill-assoċjazzjoni tagħhom. Xi wħud ikollhom ċertifikati jew prova ta’ taħriġ skont l-istandards tal-kwalità stabbiliti.

Kun ċert ukoll li l-konsulent għandu r-riżorsi meħtieġa sabiex ilestilek ix-xogħol fiż-żmien miftiehem.

Ara l-Lista ta’ kontroll tagħna biex tirrekluta konsulent tajjeb għal aktar dettalji.

Il-preparazzjoni u ż-żamma ta’ dossier ta’ reġistrazzjoni tajjeb jieħdu ż-żmien u l-flus. M’intix ser tikseb servizzi ta’ kwalità bi prezzijiet baxxi ħafna fi skadenzi qosra.

 

5. Ibda kmieni, kun fil-ħin

Ibda l-proċess ta’ reġistrazzjoni u ikseb l-għajnuna kmieni sabiex ikun hemm żmien biżżejjed għall-bini ta’ kooperazzjoni kostruttiva u solida u sabiex jitlestew il-passi kollha meħtieġa għal reġistrazzjoni b’suċċess.

Sabiex tiżgura li tinżamm l-iskeda ta’ żmien miftiehma, jeħtieġ li twieġeb lill-konsulent u tipprovdi materjal kif u meta miftiehem. Dewmien min-naħa tiegħek ser jissarraf f’dewmien min-naħa tal-konsulent, u fl-aħħar mill-aħħar jista’ jaffettwa s-suċċess tar-reġistrazzjoni tas-sustanza tiegħek.

 

6. Aħdem bil-Cloud tal-IUCLID biex tikkondividi l-informazzjoni

Itlob lill-konsulent tiegħek biex juża l-Cloud tal-IUCLID għall-SMEs biex jipprepara r-reġistrazzjonijiet tiegħek.

Dan ser jippermettilek tikkollabora bi trasparenza sħiħa, peress li int faċilment tista’ tagħti aċċess lill-konsulent tiegħek għall-kont tiegħek u t-tnejn tistgħu taħdmu online, fi kwalunkwe ħin u minn kullimkien, fuq l-istess data ta’ reġistrazzjoni.

Barra minn hekk, id-data tiegħek tinħażen b’mod sigur fl-ECHA. Aġġornamenti awtomatiċi jiżguraw li int dejjem ser tkun tista’ taħdem bl-aħħar verżjoni tal-IUCLID, b’back-ups mmaniġġjati b’mod sħiħ u b’disponibbiltà erbgħa u għoxrin siegħa kuljum tas-servizz.

L-interfaċja tal-Cloud tal-IUCLID hija aktar faċli minn dik tal-verżjoni ta’ desktop sħiħ, peress li ġiet imfassla speċifikament għall-użu minn SMEs.

Jekk ma tridx tikkondividi d-data tal-IUCLID tiegħek mal-konsulent tiegħek jew jekk taqbel li d-dossier għandu jiġi ppreparat xi mkien ieħor, kun ċert li s-sett ta’ data finali u d-dossier jingħataw lilek wara li jkun tlesta x-xogħol. Il-ħażna ta’ dawn fil-kont tal-Cloud tal-IUCLID tiegħek ser tkun utli meta tkun teħtieġ taġġorna d-dossier ta’ reġistrazzjoni tiegħek.

 

7. Ikkunsidra l-obbligi tiegħek wara r-reġistrazzjoni

Jeħtieġ li żżomm id-data tiegħek aġġornata u li twieġeb għal kwalunwe talba potenzjali għal informazzjoni addizzjonali mill-ECHA, pereżempju, waqt il-proċess ta’ valutazzjoni.

Kun ċert li x-xogħol ta’ wara r-reġistrazzjoni jkun kopert fil-kuntratt ta’ konsulenza, inkluż l-aċċess tiegħek għad-data tal-IUCLID. Huwa importanti li żżomm kopji tas-sett ta’ data sħiħ u tad-dossier fil-kont tal-Cloud tal-IUCLID tiegħek anki wara li jiġu ppreżentati, sabiex tkun tista’ tkompli timmaniġġja d-data tiegħek tal-IUCLID aktar tard.

Ftakar ukoll biex iżżomm id-dettalji ta’ kuntatt tiegħek aġġornati f’REACH-IT, żur il-kont ta’ REACH-IT tiegħek għal xi messaġġi mingħand l-ECHA u informa lill-konsulent tiegħek dwarhom. Int tista’ taqbel ukoll li żżid l-indirizz elettroniku tal-konsulent f’REACH-IT sabiex dan jirċievi notifiki direttament għandu.

Suġġerimenti għall-konsulenti

 

1. Kun trasparenti

Kun ċar/a dwar x’toffri u b’liema spiża. L-offerta tiegħek għandha tispjega fid-dettall u b’mod trasparenti s-servizzi inklużi, il-prezz tagħhom, l-iskeda ta’ ħlas, kif jiġi kkanċellat il-kuntratt, ftehimiet dwar l-użu tal-baġit tal-klijent, b’devjazzjonijiet possibbli, u d-drittijiet mogħtija lill-kumpanija tal-klijent.

Stabbilixxi sistema sabiex timmonitorja b’mod trasparenti l-progress tal-proġetti.

Offri l-ewwel appuntamant ta’ skrinjar bla ħlas.

 

2. Kun l-espert

Kun ċert li tifhem il-proċessi differenti ta’ REACH u li tkun aġġornat/a dwar l-informazzjoni l-aktar reċenti. Segwi l-aħbarijiet tal-ECHA sabiex ma taqbiżlekx xi notifika jew xi aġġornament importanti.

Huwa partikolarment importanti li tifhem bis-sħiħ ir-rekwiżiti tal-ittestjar u kif taħdem il-kondiviżjoni tad-data u tal-ispejjeż, minħabba li għarfien inadegwat f’dawn l-oqsma jista’ jfisser spejjeż addizzjonali għall-klijent tiegħek.

Minħabba li l-klijent tiegħek jista’ ma jkunx espert ta’ REACH, kun lest li tieħu ż-żmien biex tispjega f’termini sempliċi r-rekwiżiti għar-reġistrazzjoni.

 

3. Kun dak li jsolvi l-problema

REACH joffri bosta soluzzjonijiet għal kwistjoni partikolari. Int jeħtieġ li tkun tista’ tanalizza s-sitwazzjoni tal-klijent tiegħek b’mod wiesa’ u toffri soluzzjonijiet li huma rilevanti għalih.

Huwa importanti li żżomm f’moħħok li ħadd ma jaf kollox. Jista’ jkollok bżonn ta’ għajnuna addizzjonali u li testernalizza xi kompiti lil fornitur ta’ servizz ieħor. Madankollu, dan imbagħad ikun jeħtieġ li jiġi kkunsidrat fl-iskeda.

 

4. Agħmel pjan, ikkomunika u isma’

Agħmel pjan ċar għall-proġett u l-baġit għalih biex tkun ċert li l-klijent jissodisfa l-obbligi tiegħu fil-ħin u li jista’ jibqa’ legalment fin-negozju. Uri lill-klijent tiegħek li għandek ir-riżorsi meħtieġa biex tagħmel dan ix-xogħol.

Stabbilixxi kanali ta’ komunikazzjoni bidirezzjonali tajbin, kun lest għal ideat ġodda u ftakar li għandek tisma’. Jekk għandek ħafna persunal, aħtar persuna ta’ kuntatt waħda għall-klijent tiegħek.

Kun lest li tfittex modi kif taġġusta l-istil ta’ ħidma tiegħek għal kull skeda speċifika, baġit u rekwiżiti ġenerali tal-klijent tiegħek.

 

5. Ifhem ir-rwol u r-responsabbiltà tiegħek

Kun ċert li l-klijent tiegħek jaf il-ħiliet u l-kapaċitajiet tiegħek, billi tikkjarifika x’tista’ u x’ma tistax tagħmel, sabiex ma jkun hemm l-ebda aspettattiva falza jew nuqqas ta’ ftehim. Fl-aħħar nett, il-klijent tal-UE/taż-ŻEE tiegħek huwa responsabbli għar-reġistrazzjoni tiegħu.

Jekk int rappreżentant uniku għal kumpanija mhux tal-UE, kun ċert li l-klijent tiegħek jaf xi tfisser l-esportazzjoni lejn l-UE/iż-ŻEE skont REACH u li jista’ jgħinek tissodisfa d-doveri tiegħek kif deskritt fl-Artikolu 8 tar-regolament.

Jekk int rappreżentant ta’ parti terza għal kumpanija li ma tridx tiżvela l-interess tagħha f’sustanza partikolari permezz ta’ parteċipazzjoni fil-forum ta’ skambju ta’ informazzjoni dwar sustanzi (SIEF) jew konsorzju, agħmel ċert li għandek istruzzjonijiet ċari mill-klijent tiegħek għal kull sitwazzjoni li tirrappreżentah fiha.

Jekk il-klijent tiegħek jibqa’ ma jżommx il-parti tiegħu tal-ftehim, ikkunsidra l-possibbiltà li tikkanċella l-kuntratt.

 

6. Aħdem bil-Cloud tal-IUCLID biex tikkondividi l-informazzjoni

Uża l-Cloud tal-IUCLID għall-SMEs biex tħejji d-dossier ta’ reġistrazzjoni tal-klijent tiegħek. Billi tużah, int tista’ żżid it-trasparenza tal-proċess ta’ reġistrazzjoni u tikkollabora faċilment mal-klijenti tiegħek dwar id-data tar-reġistrazzjoni.

Bil-Prova tal-Cloud tal-IUCLID, tista’ torganizza taħriġ dwar l-użu tal-IUCLID.

 

7. Żomm ir-reputazzjoni tiegħek

Ipproteġi r-reputazzjoni pubblika tiegħek, peress li mhux faċli ġġibha lura jekk issirilha l-ħsara. Issodisfa d-doveri ta’ attenzjoni tiegħek sal-ogħla livelli ta’ akkontabilità, responsabbiltà u integrità.

This web page was developed in cooperation with two consultancies.

Categories Display

Itteggjat bħala

(Ikklikkja t-tag biex tfittex kontenut relevanti)