Kā sadarboties REACH reģistrācijas nolūkos – paraugprakse MVU un konsultantiem

Ieteikumu attēls

Ārējie pakalpojumu sniedzēji vai konsultanti var būtiski palīdzēt MVU izpildīt tiesību aktos noteiktos pienākumus. REACH reģistrācijas pieteikuma sagatavošana ir laikietilpīga un darbietilpīga, kā arī prasa speciālas zināšanas – mazajiem uzņēmumiem nereti šo resursu pietiek tikai parastajai uzņēmējdarbībai. Palīdzības nolīgšana var būt vērtīgs ieguldījums. Tālāk ir sniegti ieteikumi MVU un konsultantiem, lai veicinātu sekmīgu sadarbību saistībā ar REACH reģistrāciju.

Ieteikumi MVU

 

1. Definējiet, kāpēc jums vajag konsultantu

Vai vēlaties saņemt ieteikumus par reģistrācijas procesu vai arī vēlaties, lai kāds visu darbu izdara jūsu vietā? Vai arī jums nepieciešama palīdzība saistībā ar konkrētiem darba elementiem, piemēram, testēšanas stratēģijas izstrādi vai IUCLID dokumentācijas sagatavošanu? Vai jums nepieciešama konsultācija, lai varētu apmācīt savus kolēģus?

Noteikti skaidri definējiet mērķus ārpakalpojumam, ko vēlaties pirkt.

 

2. Apgūstiet pamatus

Kā jebkuram tiesību aktam, REACH regulai ir savas valodas īpatnības un terminoloģija. Ir vērts censties izprast šīs regulas pamatus, lai jūs varētu efektīvi komunicēt ar pakalpojumu sniedzējiem.

ECHA atbalsts REACH reģistrācijas jomā ir paredzēts mazāk pieredzējušiem uzņēmumiem – jo vairāk jūs zināt, jo mazāk būs pārpratumu. Pirms sākat, skatiet arī mūsu Praktisku rokasgrāmatu MVU vadītājiem un REACH koordinatoriem.

 

3. Sagatavojiet pamatinformāciju

Lai konsultants varētu novērtēt, kā vislabāk jums palīdzēt un cik tas izmaksās, jums jāsniedz šāda pamatinformācija:

  • reģistrējamā viela (nosaukums, CAS numurs, EK numurs);
  • ražošanas vai importēšanas tonnāža gadā (lai noteiktu datu izmaksas un reģistrācijas maksu);
  • jūsu pienākumi REACH regulas izpratnē (ražotājs, importētājs, sintezētājs);
  • jūsu uzņēmuma lielums un dokumentāri pierādījumi par to;
  • vielas identitāte (lai noteiktu, vai jau pastāv galvenais reģistrētājs);
  • ražošanas process, ja jūsu viela ir UVCB;
  • esošo analītisko, fizikāli ķīmisko, toksikoloģisko un ekotoksikoloģisko datu pieejamība vai piekļuve šādiem datiem;
  • kā vielu lieto jūsu klienti.
Ja konsultants ir jūsu vienīgais pārstāvis, sniedziet viņam informāciju, kas nepieciešama vienīgā pārstāvja pienākumu pildīšanai (REACH regulas 8. pants).


Ja esat uzņēmums ārpus ES un konsultants ir jūsu vienīgais pārstāvis, noteikti skaidri vienojieties par sadarbības noteikumiem un nosacījumiem, tostarp iespējamu vienīgā pārstāvja nomaiņu.

 

4. Izvēlieties attiecīgu pakalpojumu sniedzēju

Balstoties uz jūsu sniegto pamatinformāciju, pakalpojumu sniedzēji izsaka piedāvājumus, ko jūs pēc tam varat salīdzināt, lai noskaidrotu labāko. Jūs varat arī lūgt atsauksmes un sīkāku informāciju par konsultantiem, lai pārliecinātos, ka viņiem ir pieredze un zināšanas par tiesību aktu darbību.

Dažādām apvienībām piederīgus konsultantus šīs apvienības ļoti bieži vērtē kritiski. Dažiem konsultantiem ir apmācības sertifikāti vai pierādījumi, kas atbilst atzītiem kvalitātes standartiem.

Pārliecinieties arī, ka konsultantam ir nepieciešamie resursi, lai jūsu uzticēto darbu pabeigtu saskaņotajā periodā.

Sīkāku informāciju skatiet mūsu Kontrolsarakstā piemērota konsultanta nolīgšanai.

Labas reģistrācijas dokumentācijas izstrāde un uzturēšana ir laikietilpīga un dārga. Jūs neiegūsiet kvalitatīvu pakalpojumu par ļoti zemu cenu ļoti īsā izpildes termiņā.

 

5. Sāciet agri, iekļaujieties laikā

Sāciet reģistrācijas procesu un nolīgstiet palīdzību agri, lai jums pietiktu laika izveidot konstruktīvu un ciešu sadarbību un pabeigt visus nepieciešamos darbus sekmīgai reģistrācijai.

Lai ievērotu saskaņoto grafiku, jums jāatbild konsultantam un jāsniedz materiāli tādā veidā un laikā, kā esat vienojušies. Jūsu kavēšanās aizkavē konsultanta darbu un var galu galā negatīvi ietekmēt jūsu vielas reģistrāciju.

 

6. Lietojiet IUCLID Cloud, lai dalītos ar informāciju

Lūdziet konsultantu izmantot MVU paredzēto IUCLID Cloud, lai sagatavotu reģistrācijas pieteikumu.

Tas nodrošina pilnīgi pārskatāmu sadarbību, jo jūs varat viegli piešķirt konsultantam piekļuvi jūsu kontam un abi ar konsultantu varat strādāt tiešsaistē ar vieniem un tiem pašiem reģistrācijas datiem jebkurā laikā un jebkurā vietā.

Turklāt jūsu dati tiek droši uzglabāti šajā ECHA rīkā. Automātiskie atjauninājumi garantē, ka jūs vienmēr varat strādāt ar jaunāko IUCLID versiju, ka tiek pilnībā pārvaldīta dublēšana un pakalpojums ir pieejams visu diennakti.

IUCLID Cloud saskarne ir vienkāršāka nekā pilnajai darbvirsmas versijai, jo tā ir veidota īpaši lietošanai MVU.

Ja nevēlaties savus IUCLID datus lietot kopā ar konsultantu vai ja vienojaties, ka dokumentāciju sagatavo kaut kur citur, pārliecinieties, ka pēc darba pabeigšanas jums tiek nodots galīgais datu kopums un dokumentācija. To ir parocīgi uzglabāt jūsu IUCLID Cloud kontā, lai varētu atjaunināt reģistrācijas dokumentāciju.

 

7. Apsveriet savus pēcreģistrācijas pienākumus

Jums ir jāatjaunina informācija un jāatbild uz iespējamiem ECHA pieprasījumiem pēc papildinformācijas, piemēram, novērtēšanas procesā.

Nodrošiniet, ka konsultāciju līgumā ir iekļauts arī darbs pēcreģistrācijas posmā, ietverot jūsu piekļuvi IUCLID datiem. Svarīgi saglabāt visa datu kopuma un dokumentācijas kopijas savā IUCLID Cloud kontā pat pēc to iesniegšanas, lai jūs varat arī turpmāk pārvaldīt savus IUCLID datus.

Atcerieties arī atjaunināt savu kontaktinformāciju sistēmā REACH-IT, pārbaudiet, vai jūsu REACH-IT kontā ir ziņojumi no ECHA un informējiet par tiem savu konsultantu. Jūs varat arī vienoties, ka sistēmā REACH-IT pievienojat konsultanta e-pasta adresi, lai konsultants paziņojumus saņem nepastarpināti.

Ieteikumi konsultantiem

 

1. Nodrošiniet pārskatāmību

Skaidri norādiet, ko jūs piedāvājat un par kādu cenu. Sniedziet pārskatāmu sīkāku informāciju par jūsu piedāvājumā iekļautajiem pakalpojumiem, to cenām, norēķinu grafiku, līguma atcelšanas nosacījumiem, vienošanos par klienta budžeta izlietojumu un iespējamām atkāpēm, kā arī klienta uzņēmumam garantētajām tiesībām.

Izveidojiet sistēmu, kas ļauj pārskatāmi uzraudzīt projekta progresu.

Piedāvājiet pirmo izpētes tikšanos bez maksas.

 

2. Esiet eksperts

Pārliecinieties, ka jūs izprotat dažādos REACH regulā noteiktos procesus un zināt aktuālāko informāciju. Sekojiet ECHA jaunumiem, lai nepalaistu garām svarīgus paziņojumus vai atjauninājumus.

Īpaši svarīgi ir pilnībā izprast testēšanas prasības, kā arī datu kopīgas lietošanas un izmaksu dalīšanas procesu, jo nepietiekamas zināšanas par šīm jomām var radīt papildu izdevumus jūsu klientam.

Tā kā jūsu klients, iespējams, nav eksperts REACH jautājumos, esiet gatavi izskaidrot reģistrācijas prasības nespeciālistam saprotamā veidā.

 

3. Risiniet problēmas

REACH regulā vienai problēmai tiek piedāvāti dažādi risinājumi. Jums jāprot analizēt klienta situāciju plašākā mērogā un piedāvāt klientam piemērotus risinājumus.

Atcerieties, ka neviens nezina visu. Jums var būt nepieciešama palīdzība, un dažus uzdevumus jūs varat uzticēt citiem ārpakalpojumu sniedzējiem. Taču tad tas ir jāatspoguļo grafikā.

 

4. Izveidojiet plānu, komunicējiet un klausieties

Izveidojiet skaidru projekta un tā budžeta plānu, lai nodrošinātu, ka jūsu klients laikus izpilda savus pienākumus un var turpināt likumīgu uzņēmējdarbību. Parādiet savam klientam, ka jums ir šim darbam nepieciešamie resursi.

Iedibiniet labu divvirzienu komunikāciju, esiet atvērti un noteikti klausieties. Ja jums ir daudz darbinieku, vienu no saviem darbiniekiem ieceliet par klienta kontaktpersonu.

Esiet gatavi pielāgot savu darba stilu katra klienta konkrētajam grafikam, budžetam un prasībām kopumā.

 

5. Izprotiet savu funkciju un pienākumus

Pārliecinieties, ka klients zina jūsu spējas un iespējas, skaidri norādot, ko jūs varat un ko nevarat izdarīt, lai nerastos veltīgas cerības vai pārpratumi. Galu galā jūsu klients no ES/EEZ ir atbildīgs par reģistrāciju.

Ja jūs esat vienīgais pārstāvis uzņēmumam ārpus ES, pārliecinieties, ka jūsu klients zina, kādas ir REACH regulas prasības par eksportēšanu uz ES/EEZ, un palīdz jums izpildīt regulas 8. pantā noteiktos pienākumus.

Ja esat trešās puses pārstāvis uzņēmumam, kas nevēlas atklāt savu interesi par kādu konkrētu vielu, piedaloties forumā informācijas apmaiņai par vielām (SIEF) vai konsorcijā, nodrošiniet, ka jums ir skaidri klienta norādījumi par katru situāciju, kurā klientu pārstāvat.

Ja klients pastāvīgi nepilda savu vienošanās daļu, apsveriet līguma atcelšanas iespēju.

 

6. Lietojiet IUCLID Cloud, lai dalītos ar informāciju

Izmantojiet MVU paredzēto IUCLID Cloud, lai sagatavotu klienta reģistrācijas dokumentāciju. Lietojot šo rīku, reģistrācijas process var būt pārskatāmāks un var būt vieglāk sadarboties ar klientiem jautājumos par reģistrācijas datiem.

Ar rīku IUCLID Cloud Trial jūs varat organizēt apmācību par IUCLID lietošanu.

 

7. Saglabājiet savu reputāciju

Sargājiet savu publisko reputāciju, jo, ja tā ir sagrauta, to ir grūti atjaunot. Rūpīgi pildiet savus pienākumus, ievērojot visaugstāko pārskatatbildības, atbildības un godprātības līmeni.

This web page was developed in cooperation with two consultancies.

Categories Display

Atzīmēts kā:

(noklikšķiniet uz tagu, lai meklētu attiecīgu saturu)