Ar jums reikia patarimų registracijos proceso klausimais ar ieškote žmogaus, kuris už jus atliktų darbą? Ar jums reikia pagalbos atliekant tam tikrus darbus, pvz., kuriant bandymo strategiją arba rengiant IUCLID dokumentaciją? Ar jums reikia konsultanto, kad jis mokytų jūsų kolegas?

Aiškiai aprašykite išorės paslaugų, kurias norite įsigyti, tikslus.

Kaip ir bet kuriam kitam reglamentui, REACH reglamentui būdinga savita kalba ir terminija. Verta skirti laiko tam, kad suprastumėte pagrindinę informaciją, kad galėtumėte veiksmingai bendrauti su paslaugų teikėjais.

ECHA REACH registracijos paramos priemonės buvo sukurtos galvojant apie mažiau patirties turinčias įmones – kuo daugiau žinote, tuo mažiau nesusipratimų įvyksta. Taip pat prieš pradėdami peržvelkite „Praktinį vadovą MVĮ vadovams ir REACH koordinatoriams“.

Tam, kad konsultantas galėtų įvertinti, kaip gali geriausiai jums padėti ir kokia kaina, turite jam pateikti pagrindinę informaciją apie:

• registruotinas chemines medžiagas (pavadinimas, CAS numeris, EB numeris);
• kasmetinį gamybos arba importo kiekį tonomis (svarbu duomenų išlaidoms ir registravimo mokesčiui);
• savo funkcijas pagal REACH reglamentą (gamintojas, importuotojas, mišinio ruošėjas);
• savo įmonės dydį, pateikiant patvirtinamuosius dokumentus;
• cheminės medžiagos tapatybę (reikia siekiant nustatyti, ar jau yra pagrindinis registruotojas);
• gamybos procesą, jeigu cheminė medžiaga yra UVCB;
• esančių analitinių, fizikinių ir cheminių, toksikologinių ir ekotoksikologinių duomenų prieinamumą arba galimybę jais naudotis;
• tai, kaip jūsų klientai naudoja šias chemines medžiagas.

Jeigu esate ne ES įmonė ir konsultantas yra jūsų vienintelis atstovas, įsitikinkite, kad aiškiai susitarėte dėl bendradarbiavimo nuostatų ir sąlygų, įskaitant galimą vienintelio atstovo pakeitimą.

Pagrindinė informacija, kurią pateikiate paslaugų teikėjams, leidžia jiems parengti pasiūlymus, kuriuos vėliau galite palyginti ir išsirinkti geriausią. Taip pat galite paprašyti pateikti rekomendacijų ir pagrindinės informacijos apie konsultantus, siekdami įsitikinti, kad jie turi patirties ir išmano, kaip taikomi teisės aktai.

Skirtingoms asociacijoms priklausantys konsultantai labai dažnai būna kritiškai vertinami savo asociacijos. Kai kurie turi sertifikatus arba gali pateikti įrodymų apie mokymus pagal nustatytus kokybės standartus.

Taip pat įsitikinkite, ar konsultantas turi reikiamų išteklių, kad galėtų atlikti jūsų darbą sutartu laiku.

Norėdami gauti daugiau informacijos, žr. mūsų kontrolinį sąrašą, kaip išsirinkti gerą REACH konsultantą.

Norint parengti ir išlaikyti gerą registracijos dokumentaciją, reikia skirti laiko ir pinigų. Neįmanoma gauti kokybiškų paslaugų labai mažomis kainomis per trumpą laikotarpį.

Anksti pradėkite registracijos procesą ir pasisamdykite pagalbą teikiančius specialistus, kad užtektų laiko pradėti konstruktyvų bei tvirtą bendradarbiavimą ir užbaigti visus sėkmingos registracijos etapus.

Siekdami užtikrinti, kad būtų laikomasi sutarto tvarkaraščio, turite bendrauti su konsultantu ir pateikti medžiagą kaip sutarta, taip pat sutartu laiku. Jeigu vėluosite jūs, vėluos ir konsultantas, o tai galiausiai gali sutrukdyti sėkmingai įregistruoti jūsų cheminę medžiagą.

Paprašykite, kad jūsų konsultantas ruošdamas jūsų registracijos dokumentaciją naudotųsi MVĮ skirta IUCLID debesija.

Tai suteiks jums galimybę skaidriai bendradarbiauti, nes savo konsultantui galite paprastai suteikti prieigą prie savo paskyros ir abu dirbti internetu, tvarkydami tuos pačius registracijos duomenis, bet kuriuo metu, bet kurioje vietoje.

Be to, jūsų duomenys saugiai laikomi ECHA. Automatiniais naujinimais užtikrinama, kad visada galėtumėte dirbti su naujausia IUCLID versija, kurioje yra visapusiškai tvarkomos atsarginės kopijos, o paslauga prieinama visą parą.

Kadangi IUCLID debesijos sąsaja buvo specialiai sukurta naudotis MVĮ, ji yra paprastesnė nei pilnos darbalaukio versijos.

Jeigu nenorite dalintis IUCLID duomenimis su savo konsultantu arba jeigu sutinkate, kad dokumentacija būtų paruošta kur nors kitur, užtikrinkite, kad galutinis duomenų rinkinys ir dokumentacija būtų jums perduoti pabaigus darbą. Laikyti duomenų rinkinį ir dokumentaciją IUCLID debesijos paskyroje bus naudinga, kai turėsite atnaujinti savo registracijos dokumentaciją.

Turite nuolat atnaujinti savo duomenis ir atsakyti į visus galimus ECHA prašymus pateikti papildomos informacijos, pvz., vertinimo proceso metu.

Užtikrinkite, kad sutartyje būtų numatytas visas darbas po registracijos, įskaitant jūsų prieigą prie IUCLID duomenų. Svarbu, kad išsaugotumėte viso savo duomenų rinkinio ir dokumentacijos kopijas IUCLID debesijos paskyroje net po to, kai juos pateikėte, tam, kad ir vėliau galėtumėte tvarkyti savo IUCLID duomenis.

Taip pat nepamirškite REACH-IT sistemoje atnaujinti savo kontaktinių duomenų, patikrinkite, ar į savo REACH-IT paskyrą negavote jokių žinučių iš ECHA, ir apie jas praneškite savo konsultantui. Taip pat galite sutikti REACH-IT sistemoje pridėti konsultanto e. paštą, kad jis pats tiesiogiai gautų pranešimus.

Aiškiai nurodykite, ką siūlote ir kokia kaina. Jūsų pasiūlyme turėtų būti skaidriai ir išsamiai nurodytos įtrauktos paslaugos, jų kaina, mokėjimo grafikas, kaip nutraukti sutartį, susitarimai dėl kliento biudžeto naudojimo, galimi nukrypimai ir klientų įmonei suteikiamos teisės.

Sukurkite sistemą, siekdami skaidriai stebėti projekto eigą.

Pasiūlykite pirmą informacijos patikrinimą atlikti nemokamai.

Turite suprasti skirtingus REACH reglamento procesus ir žinoti naujausią informaciją. Sekite ECHA naujienas ir nepraleiskite jokių svarbių pranešimų arba atnaujintos informacijos.

Ypač svarbu visiškai suprasti bandymams taikomus reikalavimus ir kaip veikia duomenų ir išlaidų pasidalijimas, nes dėl nepakankamų žinių šiose srityse, jūsų klientas gali patirti papildomų išlaidų.

Kadangi jūsų klientas gali gerai neišmanyti REACH reglamento, būkite pasiruošęs skirti laiko ir paprastais terminais paaiškinti registracijos reikalavimus.

REACH reglamente konkrečiai problemai pateikiami keli sprendimo būdai. Turite gebėti visapusiškai išanalizuoti savo kliento padėtį ir pateikti reikiamus sprendimus.

Reikėtų nepamiršti, kad nėra asmens, kuris viską žino. Jums gali prireikti papildomos pagalbos ir perduoti kai kurias užduotis kitam paslaugų teikėjui. Tačiau į tai reikia atsižvelgti sudarinėjant grafiką.

Sudarykite aiškų projekto planą ir suplanuokite jo biudžetą, siekdami įsitikinti, kad jūsų klientas laiku vykdo savo įsipareigojimus ir gali teisėtai tęsti veiklą. Parodykite savo klientui, kad turite jūsų darbui reikalingus išteklius.

Sukurkite gerą abipusį ryšių kanalą, būkite atviras ir nepamirškite klausytis. Jeigu turite daug darbuotojų, savo klientui paskirkite vieną kontaktinį asmenį.

Būkite pasiruošęs ieškoti būdų, kaip pritaikyti savo darbo pobūdį prie kiekvieno kliento konkretaus grafiko, biudžeto ir bendrų reikalavimų.

Užtikrinkite, kad klientas žinotų apie jūsų gebėjimus ir pajėgumus, aiškiai nurodydami, ką galite ir ko negalite atlikti, tam, kad nebūtų klaidingų lūkesčių ar nesusipratimų. Juk jūsų ES ir (arba) EEE klientas atsako už savo registraciją.

Jeigu esate ne ES įmonės vienintelis atstovas, įsitikinkite, kad jūsų klientas žino, ką pagal REACH reglamentą reiškia eksportuoti į ES ir (arba) EEE, ir galės padėti jums atlikti jūsų pareigas, kaip nurodyta reglamento 8 straipsnyje.

Jeigu esate trečiosios šalies atstovas įmonei, kuri nenori atskleisti savo intereso dėl tam tikros cheminės medžiagos dalyvaudama Informacijos apie cheminę medžiagą apsikeitimo forume (SIEF) arba konsorciume, įsitikinkite, kad turite aiškius savo kliento nurodymus kiekvienai situacijai, kurioje jam atstovaujate.

Jeigu jūsų klientas nuolat nesilaiko savo susitarimo dalies, apsvarstykite galimybę nutraukti sutartį.

Ruošdamas savo kliento registracijos dokumentaciją naudokitės MVĮ skirta IUCLID debesija. Ja naudodamiesi galite padidinti registracijos proceso skaidrumą ir lengvai bendradarbiauti su savo klientais dėl registracijos duomenų.

Naudodamiesi IUCLID debesijos bandomąja versija galite suplanuoti mokymus dėl naudojimosi IUCLID.

Saugokite savo viešai suformuotą reputaciją, nes nėra paprasta ją praradus susigrąžinti. Atlikite savo pareigas laikydamiesi aukšto lygio atskaitomybės, atsakomybės ir sąžiningumo principų.