Come collaborare alla registrazione REACH: le migliore prassi per le PMI e i consulenti

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I fornitori di servizi esterni o i consulenti possono essere di fondamentale importanza per le PMI nella gestione dei loro obblighi normativi. La preparazione di una registrazione REACH richiede tempo, sforzo e competenze, risorse di cui le imprese più piccole non necessariamente dispongono per attività che esulino delle loro mansioni di ordinaria amministrazione. Il supporto esterno può rappresentare un valido investimento. I suggerimenti in basso sono rivolti al tempo stesso a PMI e consulenti a sostegno di attività di cooperazione volte al buon esito di una registrazione nell’ambito del regolamento REACH.

Suggerimenti per piccole e medie imprese

 

1. Definire il motivo per cui si ha bisogno di un consulente

Occorrono consigli sulla procedura di registrazione o qualcuno che svolga il lavoro per voi? Oppure serve aiuto per alcuni aspetti del lavoro, ad esempio per lo sviluppo di una strategia di prova o la preparazione di un dossier IUCLID? Occorre un consulente per la formazione dei propri collaboratori?

È importante assicurarsi di avere obiettivi chiaramente definiti per il servizio esterno che si desidera acquisire.

 

2. Imparare l’ABC

Come ogni regolamento, anche il regolamento REACH ha un linguaggio e una terminologia propri. È opportuno investire per comprendere l’ABC, affinché si possa instaurare una comunicazione efficace con i fornitori di servizi.

Il supporto alla registrazione REACH di ECHA è stato sviluppato tenendo conto delle esigenze di aziende con meno esperienza – maggiori sono le conoscenze di cui si dispone, minore è il rischio di fraintendimenti. È altresì consigliabile consultare la nostra Guida pratica per dirigenti di PMI e coordinatori REACH prima di iniziare.

 

3. Essere pronti con le informazioni di base

Per permettere al consulente di essere in grado di valutare in che modo può essere meglio di aiuto e a che costo, occorre fornirgli le informazioni di base relative ai seguenti aspetti:

  • sostanze da registrare (nome, numero CAS, numero CE);
  • produzione annua o tonnellaggio d’importazione (pertinenti per i costi e la tassa di registrazione);
  • ruolo nell’ambito del regolamento REACH (produttore, importatore, responsabile della formulazione);
  • dimensioni dell’impresa, corredate da documenti giustificativi;
  • identità della sostanza (necessaria per determinare se vi è già un dichiarante capofila);
  • processo di produzione, qualora la sostanza in oggetto sia un UVCB;
  • disponibilità di dati analitici, psico-chimici, tossicologici ed ecotossicologici esistenti, ovvero accesso a tali dati;
  • modalità di utilizzo delle sostanze da parte dei clienti dell’impresa.
Se il consulente svolge le veci di rappresentante esclusivo dell’impresa, occorre fornirgli le informazioni necessarie a operare in qualità di rappresentante esclusivo (articolo 8 del regolamento REACH).


Se si è un’impresa con sede al di fuori del territorio dell’UE e il consulente è il proprio rappresentante esclusivo, occorre assicurarsi di avere concordato in modo chiaro i termini e le condizioni della cooperazione, ivi compresa la possibile sostituzione del rappresentante esclusivo.

 

4. Selezionare il fornitore di servizi adatto

Le informazioni di base che si forniscono ai fornitori di servizi consentono di formulare offerte che possono essere poi confrontate al fine di individuare l’affare migliore. È altresì possibile richiedere referenze e informazioni di base sui consulenti, per accertarsi che abbiano esperienza e conoscenze sulle modalità di funzionamento della legislazione.

I consulenti membri di diverse associazioni sono spesso soggetti a una valutazione critica da parte della rispettiva associazione. Alcuni possono esibire certificati o documenti attestanti la partecipazione ad attività di formazione sulla base di standard di qualità consolidati.

Occorre altresì assicurarsi che il consulente disponga delle risorse necessarie per completare il lavoro tempi concordati.

Per maggiori informazioni, cfr. la nostra lista di controllo per la scelta di un buon consulente.

La preparazione e conservazione di un buon fascicolo di registrazione richiedono tempo e denaro. Non si ottengono servizi di qualità a prezzi molto bassi e con scadenze serrate.

 

5. Iniziare presto per stare nei tempi

È consigliabile iniziare presto sia la procedura di registrazione sia la ricerca dell’aiuto necessario per avere il tempo sufficiente che occorre al fine di instaurare una cooperazione costruttiva e solida e completare tutte le fasi necessarie alla riuscita della registrazione.

Per garantire il rispetto della tempistica concordata, occorre rispondere al consulente e fornirgli il materiale richiesto nei tempi concordati. Ritardi da parte vostra si traducono in ritardi da parte del consulente, e possono in ultima analisi influire sulla riuscita della registrazione della sostanza.

 

6. Lavorare con IUCLID Cloud per la condivisione di informazioni

È consigliabile chiedere al proprio consulente di utilizzare IUCLID Cloud per PMI per la preparazione delle proprie registrazioni.

Ciò permette di collaborare in piena trasparenza, concedendo facilmente al proprio consulente l’accesso al proprio account e a entrambi di lavorare online, in ogni momento e ovunque, sugli stessi dati di registrazione.

Inoltre, i dati sono salvati in tutta sicurezza presso l’ECHA. Gli aggiornamenti automatici garantiscono la possibilità di operare sempre con l’ultima versione di IUCLID, con backup interamente gestiti e disponibilità del servizio 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

L’interfaccia di IUCLID Cloud è più semplice dell’interfaccia di una versione desktop intera, essendo stata appositamente progettata per essere utilizzata da parte delle PMI.

Se non si desidera condividere i dati di IUCLID con il proprio consulente, o si decide di redigere il fascicolo altrove, è consigliabile accertarsi che i dati e il fascicolo definitivi vi vengano trasmessi al completamento del lavoro. Il salvataggio di tali dati nel proprio account in IUCLID Cloud è utile qualora occorra aggiornare il proprio fascicolo di registrazione.

 

7. Ricordare gli obblighi successivi alla registrazione

Occorre tenere i propri dati aggiornati e rispondere ad eventuali richieste di informazioni supplementari da parte dell’ECHA, ad esempio durante il processo di valutazione.

È necessario garantire che il contratto di consulenza riguardi anche le attività successive alla registrazione, compreso l’accesso ai dati di IUCLID. È importante conservare copie della serie di dati completa e del fascicolo nel proprio account in IUCLID Cloud, anche dopo che sono stati trasmessi, al fine di poter continuare a gestire i propri dati di IUCLID anche in seguito.

Occorre altresì ricordare di tenere i propri dati di contatto aggiornati in REACH-IT, verificare la presenza di eventuali messaggi da parte dell’ECHA nel vostro account REACH-IT e informare il proprio consulente in merito. È altresì possibile inserire, qualora lo si desideri, l’indirizzo e-mail del proprio consulente in REACH-IT, affinché possa ricevere notifiche direttamente egli stesso.

Suggerimenti per i consulenti

 

1. Garantire la massima trasparenza

Fornire informazioni chiare sui prodotti offerti e il costo relativo. L’offerta deve illustrare nel dettaglio e in modo trasparente i servizi inclusi, il relativo prezzo, il piano di pagamento, le modalità di annullamento del contratto, eventuali accordi sull’utilizzo del budget del cliente, con possibili deroghe, nonché i diritti concessi all’azienda cliente.

Impostare un sistema che permetta di monitorare in modo trasparente i progressi compiuti nell’ambito del progetto.

Offrire un primo appuntamento gratuito per esaminare la situazione.

 

2. Essere gli esperti

Assicurarsi di aver compreso le diverse procedure previste dal regolamento REACH e di disporre di informazioni aggiornate. Seguire le notizie dell’ECHA per non perdere comunicazioni o aggiornamenti importanti.

È particolarmente importante comprendere appieno i requisiti delle prove e le modalità di funzionamento della condivisione di dati e costi, in quanto la mancanza di conoscenze in questi ambiti potrebbe comportare costi supplementari per il proprio cliente.

Il proprio cliente non è necessariamente un esperto del regolamento REACH, pertanto è opportuno essere disposti a impiegare del tempo per spiegargli in termini semplici i requisiti per la registrazione.

 

3. Risolvere problemi

REACH mette a disposizione varie soluzioni per una particolare questione. Occorre essere in grado di analizzare la situazione del proprio cliente a 360° e offrire soluzioni pertinenti.

È bene ricordare che nessuno dispone di conoscenze su tutto. Può essere necessario ricercare ulteriore supporto e commissionare alcune mansioni a un altro fornitore di servizi. Qualora ciò avvenga, occorre tuttavia tenerne conto nel piano di lavoro.

 

4. Realizzare un piano, comunicare e ascoltare

Realizzare un piano chiaro per il progetto e il suo budget per garantire che il proprio cliente assolva ai propri obblighi entro i termini e possa proseguire la propria attività economica conformemente ai termini di legge. Dimostrare al proprio cliente di disporre delle risorse necessarie allo svolgimento del compito.

Instaurare dei buoni canali di comunicazione bidirezionale, essere aperti e ricordarsi di ascoltare. Se si dispone di molto personale, individuare un referente di contatto per il proprio cliente.

Essere pronti a individuare modi per adeguare il proprio stile di lavoro al piano specifico, al budget e ai requisiti generali di ciascun cliente.

 

5. Comprendere il proprio ruolo e le proprie responsabilità

Assicurarsi che il cliente sia consapevole delle proprie abilità e capacità, indicando in modo chiaro cosa si può e cosa non si può fare, al fine di non generare false aspettative o fraintendimenti. In ultima analisi, è il proprio cliente UE/SEE a essere responsabile della propria registrazione.

Se si è il rappresentante esclusivo di un’impresa che ha sede al di fuori dell’UE, assicurarsi che il cliente sia a conoscenza di cosa implichi un’attività di esportazione nell’UE/nello SEE ai sensi del regolamento REACH e sia in grado di assistere nell’adempimento dei compiti previsti dall’articolo 8 del regolamento.

Se si opera come rappresentante terzo di un’impresa che non vuole rivelare il proprio interesse a una particolare sostanza attraverso la partecipazione al forum per lo scambio di informazioni sulle sostanze (SIEF) o a un consorzio, assicurarsi di aver ricevuto istruzioni chiare da parte del cliente per ciascuna situazione in cui si agisce in sua rappresentanza.

Se il cliente omette costantemente di adempiere agli obblighi a suo carico previsti dall’accordo, valutare la possibilità di annullare il contratto.

 

6. Operare con IUCLID Cloud per la condivisione di informazioni

Utilizzare IUCLID Cloud per le PMI per la preparazione del dossier di registrazione del proprio cliente. Utilizzandolo, è possibile accrescere la trasparenza della procedura di registrazione e collaborare più facilmente con i propri clienti sui dati necessari per la registrazione.

Con il servizio IUCLID Cloud in versione di prova, è possibile organizzare attività di formazione sull’utilizzo di IUCLID.

 

7. Mantenere la propria reputazione

Proteggere la propria reputazione pubblica, in quanto non è semplice ripristinarla una volta danneggiata. Adempiere ai propri obblighi di diligenza ai massimi livelli di responsabilità e integrità.

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