Prepararsi a entrare in un SIEF esistente

Per le sostanze già registrate esiste già un forum per lo scambio di informazioni sulle sostanze (SIEF). Il SIEF è una forma di cooperazione specifica per la registrazione ai sensi del REACH, organizzata dai co-dichiaranti e solitamente formalizzata mediante un accordo.

Per aderire al SIEF dovete contattare i vostri co-dichiaranti.

Il SIEF consente di condividere i dati disponibili sulla sostanza con i co-dichiaranti, condividere i costi di tali dati (cfr. la fase 3. Organizzare le attività con i co-dichiaranti) e preparare la registrazione collettiva (cfr. le fasi 4, 5 e 6). Ma prima sarà necessario confermare che la sostanza rientra nei limiti del profilo dell’identità della sostanza (SIP) concordato nel SIEF.

Le fasi indicate di seguito spiegano come prepararsi ad aderire a un SIEF esistente.

 

1. Trovare il SIEF o il dichiarante capofila

I partecipanti a un SIEF stabiliscono i propri metodi di organizzazione e comunicazione, perciò alcuni SIEF sono più facili da trovare di altri. In alcuni casi può risultare più semplice reperire il dichiarante capofila per la propria sostanza. Benché non spetti necessariamente ai dichiaranti capofila occuparsi dei nuovi partecipanti, vi potranno fornire informazioni su come mettervi in contatto con il SIEF.

Per trovare il SIEF o il dichiarante capofila sono disponibili diverse opzioni:

  • per tutte le sostanze preregistrate potete trovare i recapiti del dichiarante capofila in REACH-IT (cfr. il punto 3 per ulteriori informazioni);
  • sul sito web dell’ECHA è disponibile un elenco di sostanze con un dichiarante capofila attivo. L’elenco è ricavato da REACH-IT. I dichiaranti capofila sono riportati nell’elenco se hanno acconsentito alla pubblicazione del loro nome;
  • controllate il vostro indirizzo e-mail: potreste aver già ricevuto un messaggio con i recapiti del SIEF o del dichiarante capofila;
  • In REACH-IT, verificate le "informazioni da parte del dichiarante capofila" nella pagina dedicata al pre-SIEF. Il punto 4 fornisce ulteriori spiegazioni.
2. Effettuare il log-in su REACH-IT

REACH-IT è lo strumento informatico che dovete usare per presentare informazioni all’ECHA, incluse preregistrazioni e registrazioni.

Potete accedere a REACH-IT dalla home page dell’ECHA inserendo l’ID utente e la password. Se non siete ancora utenti del sito, potete registrarvi.

3. Trovare la trasmissione comune in REACH-IT

In REACH-IT, fate clic su "Menu > Joint submissions > Search and view’" (Menu > Trasmissioni comuni > Avvia ricerca e visualizza) per trovare le trasmissioni comuni tramite gli identificatori delle sostanze (per esempio il numero CE). Selezionate la casella ’Show other joint submissions?’ (Visualizza altre trasmissioni comuni?), altrimenti i risultati della ricerca risultano limitati alle trasmissioni comuni di cui siete già membri.

I risultati della ricerca mostrano i recapiti del dichiarante capofila, se avete preregistrato la sostanza. Viene visualizzato anche il profilo dell’identità della sostanza registrata, se il fascicolo del dichiarante capofila è stato presentato o aggiornato dopo il 21 giugno 2016.

4. Accedere alla pagina dedicata al pre-SIEF

REACH-IT contiene una pagina dedicata al pre-SIEF per ciascuna sostanza preregistrata.

Potete accedere alla pagina dedicata al pre-SIEF attraverso l’opzione "Pre-registrations and pre-SIEFs" (Preregistrazioni e pre-SIEF) nel menu REACH-IT. Il pre-SIEF contiene i recapiti delle altre imprese che hanno preregistrato la sostanza nonché uno spazio dove il dichiarante capofila può pubblicare informazioni per i co-dichiaranti.

Qui potete trovare informazioni su come aderire al SIEF.

5. Verificare le proprie informazioni di contatto nella preregistrazione

Se non siete pronti a contattare il SIEF ma volete essere informati sulle attività in corso, è importante che i vostri dati di contatto nel pre-SIEF siano aggiornati. Questi dati sono ricavati dalle informazioni fornite nella preregistrazione.

Potete trovare le preregistrazioni in REACH-IT mediante l’opzione "Menu > Search > Pre-registrations and pre-SIEFs’" (Menu > Avvia ricerca > Preregistrazioni e pre-SIEF).

Ciascuna preregistrazione contiene i recapiti, generalmente di un referente dell’impresa o di un rappresentante terzo. Tali informazioni (nome e indirizzo e-mail) sono disponibili a chiunque abbia preregistrato la sostanza.

Decidete se desiderate mantenere i recapiti attualmente presenti nella vostra preregistrazione o modificarli, e verificate che le informazioni di contatto siano aggiornate per ciascuna sostanza che intendete registrare.

Ricordate che le preregistrazioni non sono soltanto un punto di partenza per mettersi in contatto con i propri co-dichiaranti, ma conferiscono anche il diritto di operare sul mercato europeo senza una registrazione fino al termine previsto a tal fine.

Verificate di disporre di una preregistrazione per ciascuna sostanza che dovete registrare. Se manca una preregistrazione, verificate come procedere nelle domande frequenti di seguito.

6. Contattare il SIEF o il dichiarante capofila, e rispondere alla loro comunicazione

L’e-mail è in generale il modo più semplice per contattare il SIEF o il dichiarante capofila. Non è possibile contattarli mediante REACH-IT.

Non aspettate l’ultimo minuto per mettervi in contatto, siate proattivi!

Quando il SIEF o il capofila vi contatta per chiedervi quali siano le vostre intenzioni in merito alla registrazione, rispondete. In tal modo sarà più semplice aderire al SIEF.

7. Stabilire l’uguaglianza della sostanza con il SIEF

Una volta che siete entrati in contatto con il SIEF, dovete stabilire l’uguaglianza delle sostanze.

A tal fine, dovete aver stabilito il nome della sostanza secondo gli Orientamenti all’identificazione e alla denominazione delle sostanze in ambito REACH e CLP (cfr. anche la fase 1. Conoscere il portafoglio della propria azienda). Se il nome corrisponde a quello dei co-dichiaranti, allora le sostanze sono considerate uguali. Dovete quindi accertarvi che la vostra sostanza rientri nei limiti del profilo dell’identità della sostanza concordato dal SIEF. Se non è disponibile nella trasmissione comune in REACH-IT (cfr. il punto 3), la descrizione del profilo dell’identità della sostanza viene fornita dal SIEF.

Se la sostanza non rientra nei limiti del profilo dell’identità della sostanza, dovete concordare, insieme agli altri partecipanti al SIEF, di ampliare il campo di applicazione del profilo dell’identità della sostanza oppure di stabilire che la vostra sostanza non rientra in tale campo di applicazione. Nell’appendice III degli Orientamenti all’identificazione e alla denominazione delle sostanze in ambito REACH e CLP è inclusa una guida sul profilo dell’identità di una sostanza.

Se in sede di discussione sull’uguaglianza delle sostanze si nutrono preoccupazioni per informazioni commerciali riservate (CBI), occorre prendere visione delle domande frequenti riportate di seguito.

Se concordate sull’uguaglianza delle sostanze, entrate a far parte del SIEF e potete iniziare a condividere dati e costi per diventare membri della registrazione collettiva.

8 Iniziare a conoscere i ruoli e le attività in un SIEF

Nel SIEF vi sono due ruoli formalmente distinti: il dichiarante capofila e i dichiaranti membri. Voi sarete un dichiarante membro.

Il dichiarante capofila ha già presentato la registrazione collettiva: vi darà il numero del vostro token di autenticazione, per poter partecipare alla registrazione collettiva in REACH-IT.

Durante la preparazione della registrazione collettiva, i primi co-dichiaranti hanno già eletto il dichiarante capofila e deciso come lavorare insieme. Queste decisioni sono documentate in un accordo che dovrete accettare al momento dell’adesione al SIEF (cfr. la fase 3. Organizzare le attività con i co-dichiaranti).

L’accordo deve coprire le diverse attività che i partecipanti al SIEF devono svolgere ai fini della registrazione (cfr. le fasi 3, 4, 5 e 6) e del relativo aggiornamento (cfr. la fase 7). Queste attività includono i seguenti compiti amministrativi, tecnici e relativi ai contenuti:

  • Amministrazione del SIEF: stabilire i punti di contatto per la comunicazione interna ed esterna al SIEF, organizzare le modalità di gestione di fatture e pagamenti nonché sviluppare meccanismi di rimborso e tenere i registri.
  • Preparazione del contenuto del fascicolo: raccogliere i dati esistenti, generare nuovi dati, discutere della qualità dei dati, concordare quali dati verranno presentati collettivamente, negoziare i costi di condivisione dei dati, eseguire valutazioni della sicurezza chimica, ricavare la classificazione e preparare la relazione sulla sicurezza chimica.
  • Preparazione e presentazione del fascicolo IUCLID: creare il fascicolo di registrazione collettiva in IUCLID, presentare il fascicolo all’ECHA e monitorare la fattura e i messaggi in REACH-IT.

 

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