Prepararsi a formare un nuovo SIEF

Per ciascuna sostanza preregistrata è stata predisposta una nuova pagina dedicata al pre-SIEF in REACH-IT, dove troverete i recapiti delle altre imprese che hanno effettuato la preregistrazione usando lo stesso identificatore della sostanza (per esempio il numero CE).

Dovete mettervi in contatto per definire chi procederà alla registrazione e verificare l’uguaglianza delle vostre sostanze.

Una volta accertato che si tratti della stessa sostanza, avete costituito un forum per lo scambio di informazioni sulle sostanze (SIEF). Si tratta di una cooperazione specifica per la registrazione ai sensi del REACH, organizzata dai co-dichiaranti e solitamente formalizzata mediante un accordo.

All’interno del SIEF è possibile condividere i dati sulla sostanza con i co-dichiaranti, condividere i costi e preparare la registrazione collettiva.

I punti indicati di seguito illustrano le fasi dalla preregistrazione alla preparazione di un nuovo SIEF.

 

1. Effettuare il log-in su REACH-IT

REACH-IT è lo strumento informatico da utilizzare per presentare informazioni all’ECHA, incluse preregistrazioni e registrazioni.

Potete accedere a REACH-IT dalla home page dell’ECHA inserendo l’ID utente e la password. Se non siete ancora utenti del sito, potete registrarvi.

2. Cercare e verificare le proprie preregistrazioni

È possibile trovare le proprie preregistrazioni su REACH-IT mediante l’opzione di ricerca Menu > Search > Pre-registrations and pre-SIEFs (Menu > Avvia ricerca > Preregistrazioni e pre-SIEF)

Verificate di disporre di una preregistrazione per ciascuna sostanza che dovete registrare. Se manca una preregistrazione, verificate come procedere nelle domande frequenti di seguito.

Ricordate che le preregistrazioni non sono soltanto il punto di partenza per mettersi in contatto con i propri co-dichiaranti, ma conferiscono anche il diritto di operare sul mercato europeo senza una registrazione fino al termine previsto a tal fine.

3. Verificare le proprie informazioni di contatto nella preregistrazione

Dal momento che dovrete registrarvi collettivamente, è importante che le vostre informazioni di contatto siano aggiornate in modo che i vostri co-dichiaranti possano mettersi in contatto con voi.

Ciascuna preregistrazione contiene i recapiti, generalmente di un referente dell’impresa o di un rappresentante terzo. Tali informazioni (nome e indirizzo e-mail) sono disponibili a chiunque abbia preregistrato la sostanza, nella pagina dedicata al pre-SIEF di REACH-IT.

Decidete se desiderate mantenere i recapiti attualmente presenti nella vostra preregistrazione o modificarli, e verificate che le informazioni siano aggiornate per ciascuna sostanza che intendete registrare.

4. Accedere ai dati di contatto dei propri co-dichiaranti nella pagina dedicata al pre-SIEF

È possibile accedere ai recapiti di altre imprese che hanno preregistrato la vostra sostanza attraverso REACH-IT. Scegliete l’opzione ‘Menu > Search > Pre-registrations and pre-SIEFs’"(Menu > Avvia ricerca > Preregistrazioni e pre-SIEF) nel menu REACH-IT. È anche possibile scaricare l’intero elenco.

Dovrete contattare i vostri co-dichiaranti esternamente a REACH-IT utilizzando l’indirizzo e-mail. Non tutti i nominativi in elenco nella pagina dedicata al pre-SIEF effettueranno la registrazione (per esempio per modifiche relative al portafoglio dell’azienda o alla strategia aziendale) e il tasso di risposta può essere basso.

5. Cercare di instaurare rapporti di collaborazione

Dovete attivarvi per la registrazione della vostra sostanza. Vi sono diversi modi per farlo:

  • Coinvolgete i co-dichiaranti
    Se la sostanza è fondamentale per la vostra attività, prendete l’iniziativa di avviare le discussioni. In questo modo potete assicurarvi che la sostanza venga registrata entro il termine ultimo. 

    Potete esprimere la vostra disponibilità a formare il SIEF cliccando il pulsante "Become facilitator" (Diventa facilitatore) in REACH-IT.

    In qualità di facilitatori, nella pagina dedicata al pre-SIEF potete indicare come volete avviare le discussioni. Molto probabilmente dovrete organizzare alcuni incontri o conferenze sul web.
  • Rispondete ai co-dichiaranti  Se non siete voi a prendere l’iniziativa, rispondete quando il facilitatore della formazione del SIEF (SFF) o un co-dichiarante vi contatta, anche se non avete ancora deciso se procedere o meno alla registrazione.
  • Tenete traccia delle vostre sostanze
    È possibile che per alcune sostanze nessuno avvii la cooperazione. In questo caso dovete essere voi a contattare i co-dichiaranti per scoprire se siete gli unici dichiaranti per questa sostanza. Se è così, dovete riservarvi del tempo per preparare la registrazione per conto vostro.
6. Accertare l’uguaglianza delle sostanze con i co-dichiaranti

Per accertare l’uguaglianza delle sostanze, tutti i co-dichiaranti devono aver stabilito il nome della propria sostanza secondo la Guida per l’identificazione e la denominazione delle sostanze in ambito REACH e CLP (cfr. anche la fase 1. Conoscere il portafoglio della propria azienda).

Se il nome è lo stesso, le sostanze sono considerate uguali.

Se in sede di discussione sull’uguaglianza delle sostanze si nutrono preoccupazioni per informazioni commerciali riservate (CBI), occorre prendere visione delle domande frequenti riportate di seguito.

Una volta concordata l’uguaglianza delle sostanze, si costituisce un SIEF. Potete iniziare a collaborare per condividere i dati ed effettuare la registrazione collettiva (cfr. la fase 3. Organizzare le attività con i co-dichiaranti).

I partecipanti al SIEF devono applicare collettivamente i principi degli Orientamenti all’identificazione e alla denominazione delle sostanze in ambito REACH e CLP per definire i limiti della sostanza corrispondenti ai dati che presenteranno collettivamente. Ciò è noto come profilo dell’identità della sostanza (SIP) e dovrà essere comunicato nel fascicolo di registrazione del dichiarante capofila. Gli orientamenti sul SIP sono inclusi nell’appendice III degli Orientamenti all’identificazione e alla denominazione delle sostanze in ambito REACH e CLP.

7. Iniziare a conoscere i ruoli e le attività in un SIEF

Nel SIEF vi sono due ruoli formalmente distinti: il dichiarante capofila e, se presenti, i dichiaranti membri. Tuttavia, tutti i co-dichiaranti sono responsabili del calendario e dei progressi del lavoro, del contenuto delle parti comuni della registrazione nonché di quello delle parti della registrazione loro relative.

Il SIEF elegge il dichiarante capofila,  che dovrà presentare la registrazione collettiva attraverso REACH-IT per primo, prima che i membri possano presentare le proprie. Il dichiarante capofila deve anche distribuire i numeri dei token di autenticazione ai membri, così che questi possano partecipare alla registrazione collettiva (cfr. la fase 6. Presentare il fascicolo di registrazione).

Per tutti gli altri compiti, dovete decidere con i co-dichiaranti come lavorare insieme. Nella pratica ciò significa definire le mansioni di ciascuno e decidere se esternalizzare o meno determinati compiti. L’accordo viene di solito documentato, per esempio in un accordo del SIEF o in un accordo di consorzio.

L’accordo deve coprire le diverse attività che i partecipanti al SIEF devono svolgere ai fini della registrazione (cfr. le fasi 3, 4, 5 e 6) e del relativo aggiornamento (cfr. la fase 7). Queste attività includono, per esempio, i seguenti compiti amministrativi, tecnici e relativi ai contenuti:

  • Amministrazione del SIEF: stabilire i punti di contatto per la comunicazione interna ed esterna al SIEF, organizzare le modalità di gestione di fatture e pagamenti, sviluppare meccanismi di rimborso e tenere i registri.
  • Preparazione del contenuto del fascicolo: raccogliere i dati esistenti, generare nuovi dati, discutere della qualità dei dati, concordare quali dati verranno presentati collettivamente, negoziare i costi di condivisione dei dati, eseguire valutazioni della sicurezza chimica, ricavare la classificazione e preparare la relazione sulla sicurezza chimica.
  • Preparazione e presentazione del fascicolo IUCLID: creare il fascicolo di registrazione collettiva in IUCLID, presentare il fascicolo all’ECHA e monitorare la fattura e i messaggi in REACH-IT.

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