Suradnja radi registracije prema REACH-u – najbolje prakse za mala i srednja poduzeća i konzultante

Slika savjeta

Vanjski pružatelji usluga, odnosno savjetnici, mogu imati ključnu ulogu u upravljanju regulatornim obvezama MSP-ova. Priprema registracije u skladu s Uredbom REACH iziskuje vrijeme, trud i stručnost, odnosno resurse koje manje tvrtke nemaju nužno na raspolaganju u količini većoj od one koja im je potrebna za ispunjavanje uobičajenih poslovnih obveza. Angažiranje osobe za pomoć može se pokazati kao isplativo ulaganje. Savjeti u nastavku namijenjeni su i MSP-ima i savjetnicima radi pospješivanja suradnje u okviru uspješnog registriranja u skladu s Uredbom REACH.

Savjeti za MSP-ove

 

1. Odredite zašto trebate savjetnika

Želite li savjete u vezi s postupkom registracije ili nekoga tko će odraditi posao umjesto vas? Ili vam je potrebna pomoć s određenim elementima posla, primjerice s razvijanjem strategije ispitivanja ili pripremom dosjea u IUCLID-u? Trebate li savjetnika da obučava vaše suradnike?

Pobrinite se da jasno odredite ciljeve u pogledu vanjske usluge koju želite kupiti.

 

2. Naučite osnove

Kao i svaka uredba, Uredba REACH ima vlastiti jezik i terminologiju. Isplati se ulagati u razumijevanje osnova kako biste mogli djelotvorno komunicirati s pružateljima usluga.

Pomoć ECHA-e pri registraciji u skladu s Uredbom REACH razvijena je imajući na umu manje iskusna društva, pa se količina nesporazuma smanjuje kako razina vašeg znanja raste. Prije nego što počnete, pogledajte i naš Praktičan vodič za voditelje MSP-ova i koordinatore za Uredbu REACH.

 

3. Pripremite osnovne informacije

Kako bi savjetnik mogao procijeniti najbolji način na koji vam može pomoći i cijenu, trebate mu dati osnovne informacije o:

  • tvarima koje je potrebno registrirati (naziv, CAS broj, EC broj)
  • godišnjim količinama proizvodnje ili uvoza (važno za troškove podataka i registracijsku pristojbu)
  • vašoj ulozi u okviru Uredbe REACH (proizvođač, uvoznik, formulator)
  • veličini vašeg društva, s odgovarajućim dokumentarnim dokazima
  • identitetu tvari (potrebno kako bi se utvrdilo postoji li već vodeći podnositelj registracije)
  • proizvodnom postupku, ako je riječ o UVCB tvari
  • dostupnosti postojećih analitičkih, fizikalno-kemijskih, toksikoloških i ekotoksikoloških podataka ili pristupu tim podatcima
  • načinu na koji se vaši korisnici koriste tim tvarima.
Ako je savjetnik vaš jedinstveni zastupnik, pružite mu informacije potrebne za obavljanje dužnosti jedinstvenog zastupnika (članak 8. Uredbe REACH).


Ako vaše društvo nema poslovni nastan u EU-u, a savjetnik je vaš jedinstveni zastupnik, pobrinite se da imate jasan dogovor u pogledu uvjeta suradnje, uključujući moguće mijenjanje jedinstvenog zastupnika.

 

4. Odaberite odgovarajućeg pružatelja usluga

S pomoću osnovnih informacija koje dajete pružateljima usluga omogućujete davanje ponuda koje zatim možete usporediti kako biste pronašli najbolju. Ujedno možete zatražiti preporuke i popratne informacije o savjetnicima kako biste bili sigurni da raspolažu iskustvom i znanjem o načinu na koji zakonodavstvo djeluje.

Savjetnici koji su članovi različitih udruženja vrlo često podliježu kritičkoj procjeni svog udruženja. Neki od njih imaju certifikate ili dokaze o osposobljavanju u skladu s uspostavljenim standardima kvalitete.

Pobrinite se i da savjetnik raspolaže potrebnim resursima kako bi posao koji ste mu dodijelili dovršio u dogovorenom vremenskom okviru.

Za više detalja vidjeti naš Kontrolni popis za zapošljavanje dobrog savjetnika.

Priprema i održavanje kvalitetnog registracijskog dosjea iziskuju vrijeme i novac. Nećete dobiti kvalitetnu uslugu po vrlo niskim cijenama i u kratkom roku.

 

5. Započnite rano, nemojte kasniti

Započnite postupak registracije i unajmite pomoć rano kako bi bilo dovoljno vremena za ostvarenje konstruktivne i čvrste suradnje i poduzimanje svih koraka potrebnih za uspješnu registraciju.

Kako biste osigurali pridržavanje vremenskih rokova, trebate odgovarati savjetniku i pružati materijale na dogovoreni način i u dogovorenom trenutku. Kašnjenja na vašoj strani pretvorit će se u kašnjenja na strani savjetnika, što naposljetku može nepovoljno utjecati na uspjeh vaše registracije tvari.

 

6. Koristite se IUCLID-om u oblaku kako biste razmjenjivali informacije

Zamolite svojeg savjetnika da se pri pripremi vaše registracije koristi IUCLID-om u oblaku za MSP-ove.

Time ćete omogućiti potpuno transparentnu suradnju s obzirom na to da svojemu savjetniku lako možete odobriti pristup svojem korisničkom računu, a putem interneta oboje možete raditi na istim podatcima za registraciju, u bilo kojem trenutku i s bilo kojeg mjesta.

Osim toga, ECHA sprema vaše podatke na siguran način. Automatskim ažuriranjima zajamčeno vam je da uvijek možete raditi s najnovijom verzijom IUCLID-a, sa sigurnosnim kopijama kojima se u cijelosti upravlja i s uslugom dostupnom 24 sata dnevno, 7 dana u tjednu.

Sučelje IUCLID-a u oblaku jednostavnije je od sučelja potpune verzije za radnu površinu jer je posebno osmišljeno kako bi se njime koristili MSP-ovi.

Ako svoje IUCLID-ove podatke ne želite podijeliti sa svojim savjetnikom ili ako se složite da dosje treba pripremiti na drugačiji način, pobrinite se da vam se završni skup podataka i dosje predaju nakon što posao bude obavljen. Njihovo spremanje na vašem korisničkom računu za IUCLID u oblaku dobro će vam doći za potrebe ažuriranja registracijskog dosjea.

 

7. Razmotrite svoje obveze nakon registracije

Trebate voditi računa o tome da vaše informacije budu ažurirane i odgovarati na potencijalne zahtjeve ECHA-e za dodatne informacije, primjerice tijekom postupka evaluacije.

Pobrinite se da poslovi koje treba obaviti nakon registracije budu obuhvaćeni ugovorom o savjetovanju, uključujući vaš pristup IUCLID-ovim podatcima. Važno je da na svojem korisničkom računu za IUCLID u oblaku spremite kopije cjelokupnih skupova podataka i dosjea čak i nakon njihova podnošenja kako biste kasnije mogli i dalje upravljati svojim IUCLID-ovim podatcima.

Također ne zaboravite ažurirati svoje podatke za kontakt u sustavu REACH-IT, provjerite imate li na svojem korisničkom računu u sustavu REACH-IT poruke od ECHA-e i obavijestite svojeg savjetnika o njima. Prema dogovoru možete dodati adresu e-pošte svojeg savjetnika u sustavu REACH-IT kako bi i on izravno primao obavijesti.

Savjeti za savjetnike:

 

1. Budite transparentni

Jasno navedite svoju ponudu i cijenu. U vašoj ponudi trebaju biti jasno navedene usluge obuhvaćene ponudom, njihova cijena, raspored plaćanja, način otkazivanja ugovora, dogovori o korištenju klijentova proračuna, s mogućim odstupanjima, i prava koja ima društvo klijenta.

Uspostavite sustav za transparentno praćenje napretka projekta.

Ponudite besplatan prvi sastanak za probir.

 

2. Budite stručni

Pobrinite se da razumijete različite postupke povezane s Uredbom REACH i da imate najnovije informacije. Pratite vijesti ECHA-e kako ne biste propustili važne obavijesti ili ažuriranja.

Potpuno razumijevanje zahtjeva ispitivanja i načina na koji se razmjenjuju informacije i troškovi od posebne je važnosti jer nedovoljno znanje u tim područjima može podrazumijevati dodatne troškove za vašeg klijenta.

S obzirom na to da je moguće da vaš klijent nije stručnjak kada je u pitanju Uredba REACH, budite spremni odvojiti vrijeme kako biste mu laički objasniti zahtjeve za registraciju.

 

3. Rješavajte probleme

U Uredbi REACH nude se različita rješenja za određena pitanja. Morate biti u stanju analizirati cjelokupnu situaciju svojeg klijenta i ponuditi rješenja koja se odnose na njega.

Dobro je imati na umu da nitko ne zna sve. Moguće je da će vam trebati dodatna pomoć i da ćete neke zadatke povjeriti vanjskim pružateljima usluga. Međutim, tada se to mora uzeti u obzir i u rasporedu.

 

4. Napravite plan, komunicirajte i slušajte

Napravite jasan plan projekta i njegova proračuna kako biste bili sigurni da klijent na vrijeme ispunjava svoje obveze i da može zakonito nastaviti s poslovanjem. Pokažite svojemu klijentu da imate resurse potrebne za obavljanje posla.

Uspostavite dobre dvosmjerne komunikacijske kanale, budite otvoreni i ne zaboravite slušati. Ako imate mnogo članova osoblja, imenujte jednu osobu za kontakt s klijentom.

Budite spremni prilagoditi svoj način rada specifičnom rasporedu, proračunu i ukupnim zahtjevima svakog klijenta.

 

5. Budite svjesni svoje uloge i odgovornosti

Pobrinite se da vaš klijent bude svjestan vaših mogućnosti i sposobnosti, razjasnite što možete, a što ne možete učiniti kako ne bi došlo do neostvarivih očekivanja ili nesporazuma. Naposljetku, vaš klijent s područja EU-a/EGP-a odgovoran je za svoju registraciju.

Ako ste jedini zastupnik društva koje nije s područja EU-a, pobrinite se da vaš korisnik zna što podrazumijeva izvoz na područje EU-a/EGP-a u skladu s Uredbom REACH i da vam može pomoći u ispunjavanju dužnosti opisanih u članku 8. Uredbe.

Ako ste treća strana u ulozi zastupnika društva koje ne želi otkriti svoj interes za određenu tvar sudjelovanjem na forumu za razmjenu informacija o tvari (SIEF) ili konzorcija, pobrinite se da od klijenta dobijete jasne upute za svaku situaciju u kojoj ih zastupate.

Ako vaš klijent trajno ne uspijeva ispuniti svoj dio dogovora, razmotrite mogućnost otkazivanja ugovora.

 

6. Koristite se IUCLID-om u oblaku kako biste razmjenjivali informacije

Koristite se IUCLID-om u oblaku za MSP-ove kako biste pripremili registracijski dosje svojeg klijenta. Njegovim korištenjem povećavate transparentnost postupka registracije i lako surađujete sa svojim korisnicima kada je riječ o podatcima za registraciju.

S pomoću probne verzije IUCLID-a u oblaku možete organizirati osposobljavanja o korištenju IUCLID-om.

 

7. Održavajte dobar ugled

Štitite svoj javni ugled jer teško ga je obnoviti nakon što se naruši. Posvećujte dužnu pažnju i pritom održavajte najviše razine savjesnosti, odgovornosti i integriteta.

This web page was developed in cooperation with two consultancies.

Categories Display

Označeno kao:

(kliknite na oznaku za pretraživanje odgovarajućeg sadržaja)