Comment coopérer en vue d’un enregistrement REACH – meilleure pratique pour les PME et les consultants

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Les prestataires de service externes ou les consultants peuvent jouer un rôle crucial dans la manière dont les PME gèrent leurs obligations réglementaires. La préparation d’un enregistrement REACH demande du temps, des efforts et de l’expertise, des ressources dont les plus petites entreprises ne disposent pas nécessairement en dehors de leurs activités régulières. Le recours à des auxiliaires externes peut se révéler un investissement rentable. Les conseils ci-dessous sont adressés tant aux PME qu’aux consultants afin de les aider dans leur collaboration pour réussir l’enregistrement au titre de REACH.

Conseils aux PME

 

1. Définissez la raison pour laquelle vous avez besoin d’un consultant

Souhaitez-vous recevoir des conseils sur le processus d’enregistrement ou cherchez-vous quelqu’un pour faire le travail à votre place? Ou avez-vous besoin d’aide concernant certains éléments du travail, par exemple l’élaboration d’une stratégie d’essai ou la préparation d’un dossier IUCLID? Avez-vous besoin d’un consultant pour former vos collègues?

Assurez-vous d’avoir clairement défini les objectifs auxquels vous voulez répondre grâce au service externe que vous souhaitez acheter.

 

2. Apprenez les rudiments

À l’instar de tous les règlements, le règlement REACH possède son propre langage et sa propre terminologie. Il vaut la peine d’approfondir ses connaissances des rudiments afin de pouvoir communiquer efficacement avec les prestataires de services.

Les informations d’appui de l’ECHA relatives à l’enregistrement REACH ont été élaborées pour des entreprises moins expérimentées. Plus vous en saurez, moins vous vous heurterez à des malentendus. Consultez également notre Guide pratique à l’intention des dirigeants de PME et des coordinateurs REACH avant de commencer.

 

3. Préparez les informations de base

Pour que le consultant puisse évaluer la manière dont il peut vous être le plus utile et à quel prix, vous devez lui fournir les informations de base à propos:

  • des substances à enregistrer (nom, numéro CAS, numéro CE);
  • du nombre de tonnes importées ou produites chaque année (pertinent pour les coûts des données et la taxe d’enregistrement);
  • de votre rôle dans le cadre de REACH (fabricant, importateur, formulateur);
  • de la taille de votre entreprise, documents à l’appui;
  • de l’identité de la substance (nécessaire pour déterminer s’il existe déjà un déclarant principal);
  • du procédé de fabrication en cas de substance UVCB;
  • de la disponibilité des données analytiques, physico-chimiques, toxicologiques et écotoxicologiques existantes ou de l’accès à ces données;
  • de la façon dont les consommateurs utilisent les substances.
Si le consultant est votre représentant exclusif, fournissez-lui les informations nécessaires à l’accomplissement des tâches du représentant exclusif (voir article 8 du règlement REACH).


Si vous êtes une entreprise établie en dehors de l’Union européenne, assurez-vous d’avoir clairement accepté les termes et conditions de la coopération, notamment au sujet d’un éventuel changement de représentant exclusif.

 

4. Choisissez le prestataire de services approprié

Les informations de base que vous donnez aux prestataires de services leur permettent de faire des propositions que vous pouvez ensuite comparer afin de trouver la meilleure offre. Vous pouvez également demander des références et des informations sur le parcours des consultants afin de vous assurer qu’ils ont de l’expérience et des connaissances sur le fonctionnement de la législation.

Les consultants membres de différentes associations sont très souvent soumis à une évaluation critique par leur association. Certains détiennent des certificats ou des attestations de formation conformes aux normes de qualité définies.

Assurez-vous également que le consultant dispose des ressources nécessaires pour effectuer le travail pour vous dans le délai convenu.

Consultez notre liste de contrôle pour engager un bon consultant pour obtenir davantage d’informations.

La préparation et l’entretien d’un bon dossier d’enregistrement demandent du temps et de l’argent. Vous ne trouverez pas de services de qualité à très bas prix dans des délais très courts.

 

5. Veillez à vous y prendre tôt et soyez ponctuel

Entamez le processus d’enregistrement et faites appel à des auxiliaires externes tôt, afin d’avoir assez de temps pour mettre en place une coopération constructive et solide et pour franchir toutes les étapes nécessaires à un enregistrement réussi.

Pour vous assurer du respect de l’échéancier fixé, vous devez répondre au consultant et lui fournir les informations en temps et en heure comme convenu. Les retards de votre part se traduiront en retards de la part du consultant et pourraient, en fin de compte, avoir des répercussions sur la réussite de l’enregistrement de votre substance.

 

6. Travaillez avec IUCLID Cloud pour partager les informations

Demandez à votre consultant d’utiliser IUCLID Cloud pour les PME afin de préparer vos enregistrements.

De cette manière, vous pourrez collaborer en toute transparence, puisque vous pouvez facilement donner à votre consultant l’accès à votre compte et que vous pouvez tous les deux travailler en ligne sur les mêmes données d’enregistrement, à n’importe quel moment et depuis n’importe quel endroit.

De plus, vos données sont stockées de manière sécurisée auprès de l’ECHA. Grâce aux mises à jour automatiques, vous pourrez toujours travailler avec la dernière version d’IUCLID, outil qui dispose d’un système complet de gestion des sauvegardes et d’un service disponible en permanence.

L’interface d’IUCLID Cloud est plus simple que celle de la version purement «desktop» car elle a été spécialement conçue pour être utilisée par les PME.

Si vous ne souhaitez pas partager vos données IUCLID avec votre consultant ou si vous acceptez que le dossier soit préparé ailleurs, assurez-vous que la série de données et le dossier finaux vous soient remis une fois le travail accompli. Le stockage de ceux-ci sur votre compte IUCLID Cloud sera utile lorsque vous devrez mettre à jour votre dossier d’enregistrement.

 

7. Tenez compte de vos obligations post-enregistrement

Vous devez maintenir vos données à jour et répondre à n’importe quelle éventuelle demande d’informations supplémentaires de la part de l’ECHA, au cours du processus d’évaluation, par exemple.

Assurez-vous que le contrat passé avec le consultant comprend le travail post-enregistrement, notamment votre accès aux données IUCLID. Il est important que vous conserviez des copies de la série de données et du dossier complets sur votre compte IUCLID Cloud, même après leur soumission, pour pouvoir continuer à gérer vos données IUCLID ultérieurement.

N’oubliez pas non plus de maintenir vos coordonnées à jour dans REACH-IT, consultez votre compte REACH-IT au cas où l’ECHA vous enverrait des messages et tenez votre consultant au courant. Vous pouvez également accepter d’ajouter l’adresse électronique du consultant à votre compte REACH-IT pour qu’il reçoive directement les notifications.

Conseils aux consultants

 

1. Soyez transparent

Définissez clairement ce que vous proposez et à quel prix. Votre offre doit détailler de manière transparente les services compris, leur coût, l’échéancier des paiements, la manière de résilier le contrat, les accords relatifs à l’utilisation du budget du client, avec d’éventuels écarts, et les droits accordés à l’entreprise cliente.

Mettez en place un système visant à contrôler l’avancée du projet de manière transparente.

Proposez un premier rendez-vous gratuit pour examiner la situation.

 

2. Soyez l’expert

Assurez-vous de comprendre les différents processus du règlement REACH et soyez au courant des dernières informations. Suivez l’actualité de l’Agence européenne des produits chimiques (ECHA) pour ne manquer aucune annonce ou mise à jour majeure.

Il importe particulièrement de comprendre les exigences d’essais dans les moindres détails ainsi que le fonctionnement des données et du partage des coûts, car des connaissances insuffisantes dans ces domaines pourraient entraîner des coûts supplémentaires pour votre client.

Dans la mesure où il est possible que votre client ne soit pas un expert dans le domaine du règlement REACH, soyez prêt à prendre le temps de lui expliquer les exigences d’enregistrement en termes simples.

 

3. Apportez des solutions aux problèmes

Le règlement REACH propose plusieurs solutions à un problème donné. Vous devez pouvoir analyser la situation de votre client dans les grandes lignes et proposer des solutions pertinentes.

Il est bon de garder à l’esprit que personne n’a la science infuse. Vous pourriez avoir besoin d’aide supplémentaire et devoir sous-traiter certaines tâches à un autre prestataire de service. Toutefois, cela doit alors être pris en considération dans l’échéancier.

 

4. Faites un plan, communiquez et écoutez

Faites un plan précis du projet et de son budget pour vous assurer que votre client remplit ses obligations à temps et qu’il peut continuer ses activités légalement. Prouvez à votre client que vous disposez des ressources nécessaires pour effectuer le travail.

Établissez de bons canaux de communication bilatéraux, soyez ouvert et n’oubliez pas d’être à l’écoute. Si vous employez beaucoup de personnel, désignez une seule personne de contact pour votre client.

Soyez prêts à chercher des solutions pour adapter votre façon de travailler au calendrier, au budget et aux exigences générales propres à chaque client.

 

5. Ayez conscience de votre rôle et de votre responsabilité

Assurez-vous que votre client connaît vos aptitudes et vos capacités en définissant clairement ce dont vous êtes capable ou non, de telle sorte qu’aucune place ne soit laissée aux fausses attentes ou aux malentendus. Au bout du compte, votre client de l’Union européenne (UE)/de l’Espace économique européen (EEE) est responsable de son enregistrement.

Si vous êtes le représentant exclusif d’une entreprise établie en dehors de l’UE, assurez-vous que votre client connaît les conséquences du règlement REACH sur les exportations vers l’UE/l’EEE et qu’il est en mesure de vous aider à accomplir vos tâches comme indiqué à l’article 8 du règlement.

Si vous êtes le représentant tiers d’une entreprise qui ne souhaite pas déclarer son intérêt pour une substance particulière en participant au forum d’échange d’informations sur les substances (FEIS) ou à un consortium, assurez-vous de recevoir des instructions claires de votre client pour chacune des situations dans lesquelles vous le représentez.

Si votre client ne respecte jamais sa part du contrat, envisagez de résilier ce dernier.

 

6. Travaillez avec IUCLID Cloud pour partager les informations

Utilisez IUCLID Cloud pour les PME pour préparer le dossier d’enregistrement de votre client. Grâce à cet outil, vous pouvez augmenter la transparence de la procédure d’enregistrement et collaborer aisément avec vos clients sur les données d’enregistrement.

La version d’essai d’IUCLID Cloud vous permet d’organiser des formations sur l’utilisation d’IUCLID.

 

7. Asseyez votre réputation

Protégez votre réputation publique, car il n’est pas facile de la rétablir une fois entachée. Remplissez vos devoirs de protection en vous montrant le plus fiable, responsable et intègre possible.

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