Se préparer à se joindre à un FEIS existant

Si votre substance est déjà enregistrée, un forum d’échange d’informations sur les substances (FEIS) a déjà été constitué. Le FEIS est une coopération spécifique à l’enregistrement au titre de REACH, organisée par les codéclarants et généralement officialisée dans un accord.

Pour rejoindre le FEIS, vous devez contacter vos codéclarants.

Dans le cadre du FEIS, vous partagerez avec vos codéclarants les données dont vous disposez sur la substance ainsi que les coûts pour ces données (voir phase 3: Organisez-vous avec vos codéclarants), et vous préparerez l’enregistrement conjoint (voir phases 4, 5 et 6). Mais avant cela, vous devrez confirmer que votre substance s'inscrit dans les limites du profil d'identité de la substance (PIS) convenues au sein du FEIS.

Les étapes ci-dessous expliquent comment se préparer à rejoindre un FEIS existant.

 

1. Trouvez le FEIS ou le déclarant principal

Les participants à un FEIS créent leurs propres méthodes d’organisation et de communication, de sorte que certains FEIS sont plus faciles à trouver que d’autres. Dans certains cas, il peut être plus simple de trouver le déclarant principal pour votre substance. Bien que le déclarant principal ne soit pas nécessairement responsable de la prise en charge des nouveaux venus, il pourra vous indiquer comment entrer en contact avec le FEIS.

Plusieurs options vous permettent de trouver le FEIS ou le déclarant principal:

  • Pour toutes vos substances enregistrées au préalable, vous pouvez trouver les coordonnées du déclarant principal dans REACH-IT (voir le point 3 pour plus de détails).
  • Une liste de substances avec un déclarant principal actif est disponible sur le site web de l'ECHA. Cette liste est extraite de REACH-IT. Les déclarants principaux sont répertoriés à condition qu'ils aient accepté de publier leur nom.
  • Vérifiez votre messagerie électronique: vous avez peut-être déjà reçu un courrier électronique contenant les coordonnées du FEIS ou du déclarant principal.
  • Dans REACH-IT, consultez la section «Information from the lead registrant» (Informations du déclarant principal) de la page pre-SIEF. Le point 4 fournit des informations plus détaillées à ce sujet.
2. Connectez-vous à REACH-IT

REACH-IT est l’outil informatique que vous devez utiliser pour soumettre des informations à l’ECHA, y compris pour les enregistrements préalables et les enregistrements proprement dits.

Vous pouvez accéder à REACH-IT à partir de la page d’accueil de l’ECHA. Vous devez vous connecter à l’aide de votre ID d’utilisateur et de votre mot de passe. Si vous n’êtes pas encore inscrit en tant qu’utilisateur, vous pouvez vous enregistrer.

3. Trouvez la soumission conjointe dans REACH-IT

Dans REACH-IT, cliquez sur «Menu > Joint submissions > Search and view» (Menu > Soumissions conjointes > Rechercher et voir) pour trouver la soumission conjointe, en utilisant vos identifiants de substance (par ex., votre numéro CE). Cochez la case «Show other joint submissions?» (Afficher d'autres soumissions conjointes?), faute de quoi les résultats de la recherche seront limités aux soumissions conjointes dont vous êtes déjà membre.

Les résultats de la recherche vous indiqueront les coordonnées du déclarant principal si vous avez procédé à l'enregistrement préalable de votre substance. Le profil d'identité de la substance (PIS) de la substance enregistrée sera également affiché dans le cas où le dossier du déclarant principal a été soumis ou actualisé après le 21 juin 2016.

4. Accédez à la page pre-SIEF

REACH-IT contient une page pre-SIEF pour chaque substance que vous avez enregistrée au préalable.

Vous pouvez y accéder au moyen de l’option «Pre-registrations and pre-SIEF» (Enregistrements préalables et pré-FEIS) du menu REACH-IT. La page pre-SIEF contient les coordonnées des autres entreprises qui ont enregistré votre substance au préalable, ainsi qu’un espace où le déclarant principal peut communiquer des informations aux codéclarants.

Consultez cette page pour obtenir des informations sur la façon de rejoindre le FEIS.

5. Vérifiez vos coordonnées dans votre enregistrement préalable

Si vous n’êtes pas encore prêt à contacter le FEIS, mais que vous souhaitez être informé de ses activités, il est important que vos coordonnées soient à jour sur la page pre-SIEF. Ces coordonnées proviennent de votre enregistrement préalable.

Vos enregistrements préalables sont disponibles dans REACH-IT, via «Menu > Search > Pre-registrations and pre-SIEFs» (Menu > Rechercher > Enregistrements préalables et pré-FEIS).

Chaque enregistrement préalable contient des coordonnées, généralement celles d'une personne de votre entreprise ou d'un représentant tiers (TPR). Ces coordonnées (nom et adresse électronique) sont à la disposition de toutes les entreprises ayant procédé à l’enregistrement préalable de la substance.

Vous devez décider si vous souhaitez conserver les coordonnées actuelles de votre enregistrement préalable ou les modifier, et vérifier que les coordonnées sont à jour pour chaque substance que vous comptez enregistrer.

Rappelez-vous que vos enregistrements préalables, en plus de constituer le point de départ pour entrer en contact avec vos codéclarants, vous donnent le droit d’être présent sur le marché européen sans enregistrement jusqu’à votre date limite d’enregistrement.

Vérifiez que vous disposez d’un enregistrement préalable pour chaque substance à enregistrer. Si un enregistrement préalable vous manque, vérifiez la marche à suivre à l’aide des questions et réponses ci-dessous.

6. Contactez le FEIS ou le déclarant principal et répondez à leurs communications

La solution la plus simple pour contacter le FEIS ou le déclarant principal est généralement d’envoyer un courrier électronique. Vous ne pouvez pas les contacter par l’intermédiaire de REACH-IT.

N’attendez pas la dernière minute pour établir le contact. Soyez proactif!

Répondez lorsque le FEIS ou le déclarant principal vous contacte pour connaître vos intentions au sujet de votre enregistrement. Cela facilitera l’adhésion au FEIS.

7. Établissez la similitude des substances avec le FEIS

Une fois que vous êtes en contact avec le FEIS, vous devez établir la similitude des substances.

Pour ce faire, vous devez avoir déterminé le nom de votre substance en vous appuyant sur le Guide pour l'identification et la désignation des substances dans le cadre de REACH et du CLP (voir aussi phase 1: Prenez connaissance de votre portefeuille). Si le nom est identique à celui de vos codéclarants, les substances sont alors considérées comme similaires. Vous devez ensuite vous assurer que votre substance s'inscrit dans les limites du profil d'identité de la substance (PIS) convenues par le FEIS. Si la description du PIS n'est pas disponible dans la soumission conjointe dans REACH-IT (voir point 3), le FEIS vous la fournira.

Si votre substance ne s'inscrit pas dans les limites du PIS, vous et les autres participants au FEIS devrez convenir soit d'une extension de la portée du PIS, soit du fait que votre substance ne s'inscrit pas dans le champ d'application. Des orientations relatives au PIS sont fournies dans l'annexe III du Guide pour l'identification et la désignation des substances dans le cadre de REACH et du CLP.

En cas de préoccupations concernant des informations commerciales confidentielles (CBI) lors de la discussion sur la similitude des substances, consultez les questions et réponses ci-dessous.

Si vous convenez que vos substances sont les mêmes, vous rejoignez le FEIS et pouvez commencer à partager les données et les coûts afin de devenir membre de l’enregistrement conjoint.

8. Familiarisez-vous avec les rôles et activités dans le cadre d’un FEIS

Il existe deux rôles formellement distincts dans le FEIS: celui de déclarant principal et celui de déclarant membre. Vous serez un déclarant membre.

Le déclarant principal a déjà soumis l’enregistrement conjoint. Il vous donnera votre numéro d’authentification de façon à ce que vous puissiez participer à l’enregistrement conjoint dans REACH-IT.

Lors de la préparation de l’enregistrement conjoint, les codéclarants qui vous ont précédé ont déjà élu le déclarant principal et décidé des modalités de la collaboration. Ces données sont généralement consignées par écrit dans un accord auquel vous serez invité à souscrire lors de l’adhésion au FEIS (voir phase 3: Organisez-vous avec vos codéclarants).

L’accord doit couvrir les différentes activités que les participants au FEIS doivent réaliser pour enregistrer la substance (voir phases 3, 4, 5 et 6) et tenir l’enregistrement à jour (voir phase 7). Ces activités comprennent les travaux administratifs, techniques et relatifs au contenu suivants:

  • Administration du FEIS: établissement de points de contact pour les communications internes et externes au FEIS, organisation des modalités de gestion des factures et des paiements, mise au point de plans de remboursement et tenue de registres.
  • Préparation du contenu du dossier: collecte des données existantes, génération de nouvelles données, discussion sur la qualité des données, accord sur la nature des données à soumettre conjointement, négociation des coûts du partage des données, réalisation d’évaluations de la sécurité chimique, établissement de la classification et préparation du rapport sur la sécurité chimique.
  • Préparation et soumission du dossier IUCLID: création du dossier d’enregistrement conjoint dans IUCLID, soumission du dossier à l’ECHA et suivi de la facture et des messages dans REACH-IT.