ePIC – Système informatique relatif au consentement préalable en connaissance de cause

Le règlement relatif au consentement préalable en connaissance de cause [PIC, règlement (UE) n° 649/2012] régit les importations et les exportations de certains produits chimiques dangereux et impose des obligations aux entreprises qui souhaitent exporter ces produits chimiques vers des pays hors de l'UE.

Le nouveau règlement PIC est entré en vigueur le 1er mars 2014. Depuis cette date, l'ECHA est responsable des tâches administratives et techniques relatives au nouveau règlement et fournira également des conseils techniques et scientifiques à l'industrie, aux autorités nationales désignées (AND) de l'UE et des pays tiers et à la Commission européenne.

ePIC en ligne est l'outil informatique qui a été mis en place et est géré par l'ECHA pour veiller à ce que les exigences prévues par le règlement PIC soient soutenues par des systèmes informatiques appropriés. ePIC a trois interfaces indépendantes: la première est destinée aux utilisateurs industriels, la deuxième aux utilisateurs des autorités (ECHA, AND et Commission) et la troisième aux agents des douanes. Cet outil permet d'échanger en toute sécurité des informations entre les utilisateurs industriels, les utilisateurs des autorités et les utilisateurs des douanes.

 

Interface pour l'industrie

L'interface ePIC pour l'industrie est destinée aux utilisateurs industriels et leur permet de communiquer et d'échanger des informations avec les utilisateurs des autorités en toute sécurité. Après s'être connectés à l'application ePIC, les utilisateurs industriels ont accès aux fonctions suivantes:

  • Soumission de notifications d'exportation: le système permet de créer et de soumettre les notifications d'exportation pour les produits chimiques et les mélanges/articles en sélectionnant le lien adéquat en fonction du type d'exportation. Lorsque la notification est prête, il est possible de la vérifier à la page de confirmation, qui récapitule toutes les informations précédemment fournies. Lorsque la notification d'exportation est finalisée, elle peut être envoyée à l'autorité nationale désignée par le biais du système. Si la soumission est acceptée, un message de confirmation apparaîtra. Si des corrections doivent être apportées après la soumission, l'AND concernée (ou l'ECHA) peut renvoyer la notification, qui sera accessible sur l'interface pour l'industrie afin de la modifier et la soumettre une nouvelle fois (si le délai le permet).
  • Soumission de demandes de NRI spécial (uniques et en bloc): le cas échéant, l'industrie peut soumettre des demandes de NRI spécial. Une fonction de soumission en bloc est disponible pour les demandes qui portent sur un grand nombre de produits chimiques à exporter vers un ou plusieurs pays ou sur un produit chimique à exporter vers plusieurs pays. Un NRI sera généré pour chaque cas et chaque demande sera traitée par l'AND concernée comme une substance distincte.
  • Demande d'exemption: le cas échéant, en vertu des dispositions prévues à l'article 14, paragraphe 7, du règlement PIC, les utilisateurs industriels peuvent demander une exemption en cherchant la notification concernée et en sélectionnant «Propose a waiver» (Proposer une exemption).
  • Gestion des mélanges et articles avant la notification d'une exportation: de nouveaux mélanges et articles peuvent être créés dans l'application. Après leur création, ils peuvent être sélectionnés dans le formulaire de notification d'exportation et les informations fournies lors de la création seront automatiquement récupérées et copiées dans les champs respectifs du formulaire de notification d'exportation.

En utilisant cette interface, les utilisateurs industriels peuvent également visualiser et mettre à jour leurs propres données, et suivre leurs notifications. Ils peuvent également envoyer des messages à leurs AND (en faisant référence à une soumission spécifique) et vérifier le statut des notifications soumises et des demandes de NRI spécial.

 

Interface pour les autorités

L'interface ePIC pour les autorités est destinée aux utilisateurs des autorités, pour soutenir le travail quotidien dans le processus réglementaire. Lorsqu'ils se connectent à l'application ePIC, les utilisateurs des autorités parviennent à la page d'accueil, où les liens vers «To do Actions» (actions à effectuer, groupées par catégorie) sont disponibles en vue d'accéder facilement aux tâches et aux actions en attente.

Dans l'application, les fonctions suivantes sont accessibles aux utilisateurs des autorités:

  • Vérifier et suivre les tâches en cours: la liste des tâches en suspens est disponible sur la page d'accueil de l'interface ePIC pour les autorités. Cette liste de tâches prédéfinie peut également être affinée à l'aide des filtres de recherche. Dans la liste des tâches, les utilisateurs voient les informations sur les actions à effectuer, les produits chimiques couverts par la tâche, le pays d'importation et le délai pour effectuer la tâche. Les tâches qui arrivent à la date limite sont indiquées en orange tandis que les tâches qui ont dépassé le délai sont en rouge.
  • Exécuter et terminer les tâches: l'élément de tâche ouvre les détails de la notification, où des informations complémentaires concernant la tâche et la demande sont fournies. L'historique de soumission disponible énumère les événements au cours du cycle de vie de la substance. Une rubrique consacrée aux messages met à la disposition des utilisateurs tous les messages envoyés précédemment au sujet de la substance. Lorsque la tâche a été revendiquée par l'utilisateur, elle peut être exécutée et achevée en sélectionnant l'action adéquate à partir de «Task Action Menu» (menu d'action de la tâche).
  • Demande d'informations et/ou corrections supplémentaires de la part de l'industrie: si les utilisateurs des autorités remarquent que certaines informations sont manquantes et/ou que des corrections pour la soumission sont nécessaires, ils peuvent demander aux utilisateurs industriels de modifier leur demande et de la compléter en ajoutant des informations supplémentaires. Le système permet aux utilisateurs des autorités d'inclure un message dans la notification précisant la nature des modifications à apporter.

 

Interface pour les douanes

L'interface ePIC pour les douanes est destinée aux agents des douanes et elle leur fournit les informations nécessaires à l'exercice de leurs tâches. Ils peuvent effectuer des recherches ad hoc (sur la base d'une correspondance positive entre un NRI et un pays d'importation) et vérifier si l'exportation est autorisée à un moment donné, ainsi que d'autres informations pertinentes sur l'exportation.

Categories Display