Kuinka yhteistyötä tehdään REACH-rekisteröintiä varten – parhaat käytännöt pk-yrityksille ja konsulteille

Vinkkejä koskeva kuva

Ulkopuoliset palveluntarjoajat tai konsultit voivat olla pk-yritysten sääntelyvelvoitteiden hallinnan kannalta erittäin tärkeitä. REACH-rekisteröinnin laatiminen vaatii aikaa, vaivaa ja asiantuntemusta – tällaisia resursseja ei pienillä yrityksillä välttämättä ole käytettävissään muihin tarkoituksiin kuin tavanomaisiin liiketoimintaan liittyviin tehtäviin. Avun palkkaaminen voi olla kannattava sijoitus. Jäljempänä annetaan sekä pk-yrityksille että konsulteille tarkoitettuja vinkkejä yhteistyön tueksi onnistunutta REACH-asetuksen mukaista rekisteröintiä varten.

Vinkkejä pk-yrityksille

 

1. Määritä, miksi tarvitset konsultin

Haluatko rekisteröintiprosessiin liittyvää neuvontaa vai haluatko konsultin tekevän varsinaisen työn puolestasi? Vai tarvitsetko apua työn tiettyjen osien kanssa, kuten testausstrategian kehittämisessä tai IUCLID-aineiston valmistelussa? Haluatko konsultin kouluttavan työtovereitasi?

Varmista, että olet määrittänyt selvät tavoitteet ulkopuoliselle palvelulle, jonka haluat ostaa.

 

2. Opettele perusasiat

Kaikkien asetusten tavoin myös REACH-asetuksessa käytetään omaa kieltään ja termejään. Perusasioiden ymmärtämiseen kannattaa panostaa, jotta voit viestiä tehokkaasti palveluntarjoajien kanssa.

Kemikaaliviraston REACH-rekisteröintiin liittyvä tuki on kehitetty vähemmän kokeneita yrityksiä varten – mitä paremmat tiedot sinulla on, sitä vähemmän väärinymmärryksiä sattuu. Tutustu myös pk-yritysten johtajille ja REACH-koordinoijille tarkoitettuun käytännön oppaaseen ennen aloittamista.

 

3. Varmista, että sinulla on perustiedot valmiina

Jotta konsultti voisi arvioida, miten hän voi parhaiten auttaa sinua ja millä hinnalla, sinun on annettava konsultille seuraavat perustiedot:

  • rekisteröitävät aineet (nimi, CAS-numero, EY-numero)
  • vuosittain valmistettavat tai maahantuotavat tonnimäärät (merkityksellisiä tietojen kustannusten ja rekisteröintimaksun kannalta)
  • REACH-asetuksen mukainen tehtäväsi (valmistaja, maahantuoja, formuloija)
  • yrityksesi koko, mukaan luettuna asiakirjatodisteet
  • aineen tunnistetiedot (tarvitaan sen määrittämiseksi, onko päärekisteröijä jo olemassa)
  • valmistusprosessi, jos aineesi on koostumukseltaan tuntematon tai vaihteleva aine, kompleksi reaktiotuote tai biologinen materiaali (UVCB)
  • olemassa olevien analyyttisten, fysikaalis-kemiallisten, toksikologisten ja ekotoksikologisten tietojen saatavuus tai pääsy kyseisiin tietoihin
  • miten asiakkaasi käyttävät kyseisiä aineita.
Jos konsultti on ainoa edustajasi, anna hänelle ainoan edustajan tehtävien täyttämiseen tarvittavat tiedot (REACH-asetuksen 8 artikla).


Jos yrityksesi on sijoittautunut EU:n ulkopuolelle ja konsultti on ainoa edustajasi, varmista, että olette sopineet selvästi yhteistyön ehdoista sekä myös ainoan edustajan mahdollisesta vaihtamisesta.

 

4. Valitse sopiva palveluntarjoaja

Antamiesi perustietojen avulla palveluntarjoajat voivat tehdä tarjouksia, joita voit vertailla löytääksesi parhaan tarjouksen. Voit myös pyytää suosituksia ja taustatietoja konsulteista, jotta voit varmistaa, että heillä on tarvittava kokemus ja tiedot lainsäädännön toiminnasta.

Eri järjestöjen jäseninä olevista konsulteista on näissä järjestöissä hyvin usein tehty tiukka arviointi. Joillakin heistä on todistukset koulutuksesta vakiintuneiden laatustandardien mukaisesti.

Varmista myös, että konsultilla on tarvittavat resurssit työn suorittamiseen sovitussa ajassa.

Katso lisätietoja hyvän konsultin valitsemista koskevasta tarkistuslistastamme.

Hyvien rekisteröintiasiakirjojen laatiminen ja ylläpito vaatii aikaa ja rahaa. Laadukkaita palveluja on mahdotonta saada hyvin alhaiseen hintaan tiukassa aikataulussa.

 

5. Aloita ajoissa, ole ajoissa

Aloita rekisteröintiprosessi ja palkkaa apua ajoissa, jotta sinulle jäisi riittävästi aikaa rakentavan ja vakaan yhteistyön kehittämiseksi ja kaikkien onnistuneeseen rekisteröintiin tarvittavien vaiheiden saattamiseksi päätökseen.

Sen varmistamiseksi, että sovittu aikataulu toteutuu, sinun on vastattava konsultille ja toimitettava kaikki materiaali sovitusti. Aiheuttamasi viivästykset aiheuttavat viivästyksiä myös konsultille, ja tämä voi vaikuttaa lopulta siihen, onnistuuko aineesi rekisteröinti.

 

6. Käytä IUCLID Cloud -pilvipalvelua tietojen jakamiseen

Pyydä konsulttiasi käyttämään pk-yrityksille tarkoitettua IUCLID Cloud -pilvipalvelua rekisteröintisi laatimiseen.

Näin voitte tehdä yhteistyötä täysin avoimesti, sillä voit antaa konsultillesi helposti pääsyn tiliisi ja voitte molemmat työskennellä verkossa samojen rekisteröintitietojen parissa milloin tahansa ja mistä tahansa.

Tietosi myös tallennetaan turvallisesti Euroopan kemikaalivirastoon. Automaattiset päivitykset varmistavat, että käytössäsi on aina IUCLIDin viimeisin versio ja täysin hallinnoidut varmuuskopiot sekä ympärivuorokautinen palvelu.

IUCLID Cloud -pilvipalvelun rajapinta on yksinkertaisempi kuin täyden työpöytäversion rajapinta, sillä se on suunniteltu erityisesti pk-yritysten käyttöön.

Jos et halua antaa IUCLID-tietojasi konsultillesi tai jos sovitte siitä, että aineisto olisi laadittava jossakin muualla, varmista, että lopullinen tietokokonaisuus ja aineisto luovutetaan sinulle sen jälkeen, kun työ on saatu valmiiksi. Tietojen tallentaminen IUCLID Cloud -pilvipalvelun tilille on hyödyllistä, kun sinun on päivitettävä rekisteröintiasiakirjasi.

 

7. Ota huomioon rekisteröinnin jälkeiset velvoitteesi

Sinun on pidettävä tietosi ajan tasalla ja vastattava kemikaaliviraston mahdollisiin lisätietopyyntöihin esimerkiksi arviointiprosessin aikana.

Varmista, että rekisteröinnin jälkeinen työ sekä pääsysi IUCLID-tietoihin sisältyy konsultointisopimukseen. On tärkeää, että säilytät jäljennökset koko tietokokonaisuudestasi ja aineistostasi IUCLID Cloud -tililläsi myös niiden toimittamisen jälkeen, jotta voisit hallinnoida IUCLID-tietojasi myös myöhemmin.

Muista myös pitää yhteystietosi ajan tasalla REACH-IT-järjestelmässä, tarkistaa REACH-IT-tilisi mahdollisten viestien varalta ja ilmoittaa konsultillesi viesteistä. Voit myös sopia siitä, että konsulttisi sähköpostiosoite lisätään REACH-IT-järjestelmään. Näin hän saa ilmoitukset suoraan.

Vinkkejä konsulteille

 

1. Ole avoin

Anna selvät tiedot siitä, mitä tarjoat ja millä hinnalla. Tarjouksessasi olisi annettava avoimesti yksityiskohtaiset tiedot siihen sisältyvistä palveluista, niiden hinnoista, maksuaikataulusta, siitä, miten sopimuksen voi peruuttaa, asiakkaan budjetin käyttöä koskevista sopimuksista ja mahdollisista poikkeuksista siihen sekä asiakasyritykselle myönnetyistä oikeuksista.

Ota käyttöön järjestelmä hankkeen edistymisen avointa seurantaa varten.

Tarjoa ensimmäinen kartoitustapaaminen maksutta.

 

2. Ole asiantuntija

Varmista, että ymmärrät REACH-asetukseen liittyvät eri menettelyt ja että sinulla on ajantasaiset ja viimeisimmät tiedot. Seuraa kemikaaliviraston uutisia, jotta mahdolliset tärkeät ilmoitukset tai päivitykset eivät jää sinulta huomaamatta.

On erityisen tärkeää, että ymmärrät täysin testausvaatimukset sekä tietojen yhteiskäytön ja kustannusten jakamisen periaatteet, sillä puutteelliset tiedot näistä asioista voivat aiheuttaa asiakkaallesi ylimääräisiä kustannuksia.

Koska asiakkaasi ei välttämättä ole REACH-asetuksen asiantuntija, varmista, että sinulla on aikaa selittää rekisteröintiin liittyvät vaatimukset kansantajuisesti.

 

3. Toimi ongelmanratkaisijana

REACH-asetus tarjoaa tiettyyn ongelmaan useita ratkaisuja. Sinun on voitava analysoida asiakkaasi tilannetta laajasti ja tarjota heidän kannaltaan asianmukaisia ratkaisuja.

On hyvä pitää mielessä, että kukaan ei voi tietää kaikkea. Voit tarvita lisäapua, ja joskus sinun on ulkoistettava joitakin tehtäviä toiselle palveluntarjoajalle. Tämä on kuitenkin otettava huomioon aikataulussa.

 

4. Suunnittele, kommunikoi ja kuuntele

Tee selkeä hanketta ja sen budjettia koskeva suunnitelma varmistaaksesi, että asiakkaasi täyttää velvoitteensa ajoissa ja että hän voi jatkaa liiketoimintaansa laillisesti. Osoita asiakkaallesi, että sinulla on työn tekemiseen tarvittavat resurssit.

Ota käyttöön tehokkaat kaksisuuntaiset viestintäkanavat, ole avoin ja muista kuunnella asiakastasi. Jos sinulla on useita työntekijöitä, nimeä asiakastasi varten yksi yhteyshenkilö.

Pyri löytämään keinoja mukauttaa työskentelytapaasi kunkin asiakkaan aikatauluun, budjettiin ja yleisiin vaatimuksiin sopivaksi.

 

5. Ymmärrä tehtäväsi ja vastuusi

Varmista, että asiakkaallasi on tiedot kyvyistäsi ja valmiuksistasi, ja kerro selvästi, mitä voit tehdä ja mitä et. Näin voidaan välttää turhia odotuksia ja väärinkäsityksiä. Viime kädessä EU:ssa tai ETA:ssa toimiva asiakkaasi vastaa rekisteröinnistään.

Jos olet EU:n ulkopuolelle sijoittautuneen yrityksen ainoa edustaja, varmista, että asiakkaasi tietää, mitä vaatimuksia EU:hun tai ETA:an suuntautuvaan vientiin liittyy REACH-asetuksen mukaisesti, ja että hän pystyy auttamaan sinua tehtäviesi suorittamisessa asetuksen 8 artiklan mukaisesti.

Jos olet sellaisen yrityksen ulkopuolinen edustaja, joka ei halua ilmoittaa kiinnostuksestaan tiettyyn aineeseen osallistumalla tietojenvaihtofoorumiin (SIEF) tai konsortioon, varmista, että saat asiakkaaltasi selvät ohjeet kutakin sellaista tilannetta varten, jossa edustat häntä.

Jos asiakkaasi jättää jatkuvasti noudattamatta oman osansa sopimuksesta, harkitse mahdollisuutta peruuttaa sopimus.

 

6. Käytä IUCLID Cloud -pilvipalvelua tietojen jakamiseen

Käytä pk-yrityksille tarkoitettua IUCLID Cloud -pilvipalvelua asiakkaasi rekisteröintiasiakirjojen laatimiseen. Käyttämällä palvelua voit parantaa rekisteröintiprosessin läpinäkyvyyttä ja tehdä asiakkaasi kanssa helposti rekisteröintitietoihin liittyvää yhteistyötä.

IUCLID Cloud Trial -kokeiluversion avulla voit järjestää IUCLID-järjestelmän käyttöön liittyvää koulutusta.

 

7. Pidä huolta maineestasi

Suojele mainettasi julkisuudessa, sillä jos se tahriintuu, sitä on vaikea korjata. Suorita tehtäväsi huolellisesti mahdollisimman vastuullisesti ja luotettavasti.

This web page was developed in cooperation with two consultancies.

Categories Display

Avainsana:

(klikkaa avainsanaa päästäksesi sitä koskevaan sisältöön)