Tietojenvaihtofoorumiin liittymiseen valmistautuminen

Jos aine on jo rekisteröity, sillä on jo tietojenvaihtofoorumi (SIEF). Tietojenvaihtofoorumi SIEF on erityinen REACH-rekisteröinnin yhteistyön muoto, jonka yhteisrekisteröijät organisoivat ja joka yleensä virallistetaan sopimuksella.

Ota yhteyttä muihin rekisteröijiin tietojenvaihtofoorumiin liittymiseksi.

Tietojenvaihtofoorumissa jaat tietosi aineesta muiden rekisteröijien kanssa, samoin kyseisten tietojen kulut (katso vaihe 3: Järjestäydy muiden rekisteröijien kanssa) sekä valmistaudu yhteisrekisteröintiin (katso vaiheet 4, 5 ja 6). Ennen tätä sinun on kuitenkin vahvistettava, että aine kuuluu SIEF:n hyväksymään aineen tunnisteprofiiliin (SIP).

Alla olevissa kohdissa selitetään, miten liitytään olemassa olevaan tietojenvaihtofoorumiin.

 

1. Etsi tietojenvaihtofoorumi tai päärekisteröijä

Tietojenvaihtofoorumin jäsenet laativat omat organisointi- ja viestintämenetelmänsä. Siten jotkin tietojenvaihtofoorumit löytyvät muita helpommin. Joissakin tapauksissa voi olla helpompaa löytää aineesi päärekisteröijä. Vaikka päärekisteröijät eivät välttämättä huolehdi uusista tulokkaista, ne voivat kertoa, miten saada yhteys tietojenvaihtofoorumiin.

Voit hakea tietojenvaihtofoorumia tai päärekisteröijää usealla tavalla:

  • Esirekisteröityjen aineiden osalta päärekisteröijän yhteystiedot löytyvät REACH-IT-järjestelmästä (ks. lisätietoja kohdasta 3).
  • Kemikaaliviraston verkkosivustolta on saatavilla luettelo aineista, joilla on päärekisteröijä. Luettelo on saatu REACH-IT-järjestelmästä. Päärekisteröijät mainitaan luettelossa, jos ne ovat suostuneet nimensä julkaisemiseen.
  • Tarkista sähköpostisi. Olet ehkä jo saanut sähköpostiviestin, joka sisältää tietojenvaihtofoorumin tai päärekisteröijän yhteystiedot.
  • Tarkista REACH-IT-järjestelmästä päärekisteröijän tiedot esirekisteröintifoorumin sivulla. Asia selitetään tarkemmin kohdassa 4.
2. REACH-IT-järjestelmään kirjautuminen

REACH-IT on tietotekniikkatyökalu, jota on käytettävä tietojen, muun muassa esirekisteröintien ja rekisteröintien, toimittamiseen ECHAlle.

Voit käyttää REACH-IT-järjestelmää ECHAn kotisivulta. Voit kirjautua sisään käyttäjätunnuksesi ja salasanasi avulla. Jos et ole vielä käyttäjä, voit rekisteröityä käyttäjäksi.

3. Hae tietojen yhteistoimitusta REACH-IT-järjestelmässä

Voit hakea tietojen yhteistoimitusta valitsemalla REACH-IT-valikon kohdasta Menu > Joint submissions > Search and view (Yhteistoimitukset > Hae ja tarkastele) käyttämällä aineen tunnisteita (esim. EY-numero). Rastita ruutu Show other joint submissions? (Näytä muut yhteistoimitukset) – muutoin hakutulokset rajataan vain niihin yhteistoimituksiin, joiden jäsen jo olet.

Jos aine on esirekisteröity, hakutuloksissa näkyvät päärekisteröijän yhteystiedot. Myös rekisteröidyn aineen tunnisteprofiili (SIP) näkyy tuloksissa, jos päärekisteröijän aineisto on toimitettu tai sitä on päivitetty 21. kesäkuuta 2016 jälkeen.

4. Esirekisteröintifoorumisivun käyttö

REACH-IT-järjestelmässä on kullekin esirekisteröimällesi aineelle esirekisteröintifoorumisivu.

Voit käyttää esirekisteröintifoorumin sivua REACH-IT-valikon Pre-registrations and Pre-SIEF-vaihtoehdon avulla. Esirekisteröintifoorumin sivulla on yhteystiedot muista yrityksistä, jotka ovat esirekisteröineet saman aineen, sekä tila, jossa päärekisteröijä voi lähettää tietoja muille rekisteröijille.

Tarkista sieltä tietojenvaihtofoorumiin liittymistä koskevat tiedot.

5. Esirekisteröinnin yhteystietojen tarkistaminen

Jos et ole vielä valmis ottamaan yhteyttä tietojenvaihtofoorumiin, mutta haluat saada tietoja ajankohtaisista tapahtumista, on tärkeää, että esirekisteröintifoorumin sivulla olevat yhteystietosi ovat ajan tasalla. Esirekisteröintifoorumin sivulla olevat yhteystietosi saadaan esirekisteröinnistäsi.

Voit hakea esirekisteröintejäsi REACH-IT-valikossa kohdasta Menu > Search > Pre-registrations and pre-SIEFs (Valikko > Haku > Esirekisteröinnit ja esirekisteröintifoorumit).

Jokaiseen esirekisteröintiin sisältyy yhteystiedot, tavallisesti yhden yrityksessä toimivan yhteyshenkilön tai ulkopuolisen edustajan (TPR) yhteystiedot. Yhteystiedot (nimi ja sähköpostiosoite) ovat kaikkien aineen esirekisteröineiden tahojen käytettävissä.

Päätä, haluatko säilyttää nykyiset yhteystiedot esirekisteröinnissäsi vai muuttaa niitä, ja tarkista, että yhteystiedot ovat ajan tasalla kaikkien sellaisten aineiden kohdalla, jotka aiot rekisteröidä.

Muista, että esirekisteröintisi ei pelkästään johda yhteydenpitoon muihin rekisteröijiin, vaan saat myös oikeuden toimia Euroopan markkinoilla ilman rekisteröintiä rekisteröintisi määräaikaan saakka.

Tarkista, että olet esirekisteröinyt kaikki rekisteröitäväksi tarkoitetut aineet. Jos esirekisteröinti jää tekemättä, tarkista kysymyksistä ja vastauksista, miten toimitaan.

6. Ota yhteyttä tietojenvaihtofoorumiin tai päärekisteröijään ja vastaa heidän viesteihinsä.

Sähköposti on yleensä vaivattomin tapa ottaa yhteyttä tietojenvaihtofoorumiin tai päärekisteröijään. Yhteydenottoa ei voi tehdä REACH-IT-järjestelmän välityksellä.

Älä odota viime hetkeen saakka, ennen kuin otat yhteyttä. Ennakoi!

Vastaa, kun tietojenvaihtofoorumi tai päärekisteröijä ottaa sinuun yhteyttä kysyäkseen rekisteröintiaikeistasi. Tämä helpottaa tietojenvaihtofoorumin jäseneksi liittymistä.

7. Aineen samuuden varmistaminen tietojenvaihtofoorumin kanssa

Kun olet yhteydessä tietojenvaihtofoorumin kanssa, on varmistettava aineiden samuus.

Aineen samuuden varmistamiseksi sinun on määritettävä aineen nimi REACH- ja CLP-asetusten mukaista aineiden yksilöimistä ja nimeämistä koskevien toimintaohjeiden mukaan (katso myös vaihe 1: Tunne tuotevalikoimasi). Jos nimi on sama kuin muilla rekisteröijillä, aine katsotaan samaksi. Tämän jälkeen sinun on varmistettava, että aine kuuluu tietojenvaihtofoorumin hyväksymään aineen tunnisteprofiiliin (SIP). Jo aineen tunnisteprofiilin kuvaus ei ole saatavilla REACH-IT-järjestelmän yhteistoimituksessa (ks. kohta 3), sen saa tietojenvaihtofoorumista.

Jos aine ei kuulu aineen tunnisteprofiiliin, sinun ja muiden tietojenvaihtofoorumin jäsenten on sovittava joko aineen tunnistetietojen laajentamisesta tai siitä, että tunnistetiedot eivät kata ainetta. Aineiden tunnistetietoja koskevat ohjeet esitetään REACH- ja CLP-asetusten mukaista aineiden yksilöimistä ja nimeämistä koskevien toimintaohje iden liitteessä III.

Jos sinulla on liikesalaisuuksia koskevia huolenaiheita aineiden samuudesta keskusteltaessa, lue alla olevat kysymykset ja vastaukset.

Jos olet samaa mieltä siitä, että kyseessä on sama aine, voit liittyä tietojenvaihtofoorumiin ja aloittaa tietojen ja kustannusten jakamisen, jotta voit liittyä yhteisrekisteröinnin jäseneksi.

8. Tietojenvaihtofoorumin rooleihin ja toimiin tutustuminen

Tietojenvaihtofoorumissa on kaksi muodollisesti erillistä roolia: päärekisteröijä ja jäsenrekisteröijät. Sinusta tulee jäsenrekisteröijä.

Päärekisteröijä on jo toimittanut yhteisrekisteröinnin. Päärekisteröijältä saat turvanumeron, jotta voit osallistua yhteisrekisteröintiin REACH-IT-järjestelmässä.

Yhteisrekisteröintiä valmisteltaessa aiemmat yhteisrekisteröinnin osanottajat ovat jo valinneet päärekisteröijän ja päättäneet, miten he tekevät yhteistyötä. Tämä dokumentoidaan yleensä sopimuksessa, joka sinua pyydetään hyväksymään tietojenvaihtofoorumiin liittyessäsi (katso vaihe 3: Järjestäydy muiden rekisteröijien kanssa).

Sopimuksen on katettava eri toimet, jotka tietojenvaihtofoorumin osanottajien on suoritettava rekisteröintiä varten (katso vaiheet 3, 4, 5 ja 6) ja pitääkseen rekisteröinnin ajan tasalla (katso vaihe 7). Näihin toimiin sisältyvät seuraavat hallinnolliset, tekniset ja sisältöön liittyvät toimet:

  • Tietojenvaihtofoorumin hallinnointi: yhteyksien luominen tietojenvaihtofoorumin sisällä ja sen ulkopuolella tapahtuvaa viestintää varten, laskujen ja maksujen käsittelytavan organisointi sekä hyvitysjärjestelmien laatiminen ja kirjanpito.
  • Asiakirjojen sisällön valmistelu: olemassa olevien tietojen kerääminen, uusien tietojen luominen, tietojen laadun käsittely, yhteisesti toimitettavista tiedoista sopiminen, tietojen jakamiskustannuksista neuvotteleminen, kemikaaliturvallisuusarviointien suorittaminen, luokitusten määrittäminen sekä kemikaaliturvallisuusraportin valmisteleminen.
  • IUCLID-asiakirjojen valmistelu ja toimittaminen: yhteisten rekisteröintiasiakirjojen luominen IUCLID-järjestelmässä, asiakirjojen toimittaminen ECHAlle sekä laskujen ja viestien seuranta REACH-IT-järjestelmässä.

 

Kysymyksiä ja vastauksia

Categories Display

Avainsana:

(klikkaa avainsanaa päästäksesi sitä koskevaan sisältöön)