Tietojenvaihtofoorumin perustamiseen valmistautuminen

Kullekin esirekisteröidylle aineelle on REACH-IT-järjestelmässä esirekisteröintifoorumisivu. Sivulta löytyvät yhteystiedot muista yrityksistä, jotka ovat esirekisteröineet aineen samalla tunnisteella (esim. EY-numero).

Rekisteröijien on oltava toisiinsa yhteydessä, jotta nähtäisiin, kuka tekee rekisteröinnin ja ovatko aineet samat.

Kun aineiden samuus on varmistettu, muodostetaan tietojenvaihtofoorumi (SIEF). Se on erityinen REACH-rekisteröinnin yhteistyömuoto, jonka yhteisrekisteröijät organisoivat ja joka yleensä virallistetaan sopimuksella.

Tietojenvaihtofoorumissa jaetaan tiedot aineesta ja kustannukset sekä valmistellaan yhteisrekisteröintiä muiden rekisteröijien kanssa.

Seuraavissa kohdissa selitetään, miten esirekisteröinnistä siirrytään valmistelemaan uuden tietojenvaihtofoorumin muodostamista.

 

1. REACH-IT-järjestelmään kirjautuminen

REACH-IT on tietotekniikkatyökalu, jota on käytettävä tietojen – muun muassa esirekisteröintien ja rekisteröintien – toimittamiseksi ECHAlle.

Voit käyttää REACH-IT-järjestelmää ECHAn kotisivulta. Voit kirjautua sisään käyttäjätunnuksesi ja salasanasi avulla. Jos et ole vielä käyttäjä, voit rekisteröityä käyttäjäksi.

2. Esirekisteröintien etsintä ja tarkistaminen

Voit hakea esirekisteröintejäsi REACH-IT-valikossa kohdasta Menu > Search > Pre-registrations and pre-SIEFs (Valikko, Haku, Esirekisteröinnit ja esirekisteröintifoorumit). 

Tarkista, että olet esirekisteröinyt kaikki rekisteröitäväksi tarkoitetut aineet. Jos esirekisteröinti jää tekemättä, tarkista kysymyksistä ja vastauksista, miten toimitaan.

Muista, että esirekisteröinti ei pelkästään johda yhteydenpitoon muihin rekisteröijiin, vaan saat myös oikeuden toimia Euroopan markkinoilla ilman rekisteröintiä rekisteröintisi määräaikaan saakka.

3. Esirekisteröinnin yhteystietojen tarkistaminen

Koska osallistut yhteisrekisteröintiin, on tärkeää, että yhteystietosi ovat ajan tasalla ja olet muiden rekisteröijien tavoitettavissa.

Jokaiseen esirekisteröintiin sisältyy yhteystiedot, tavallisesti yhden yrityksessä toimivan yhteyshenkilön tai ulkopuolisen edustajan (TPR)yhteystiedot. Yhteystiedot (nimi ja sähköpostiosoite) ovat kaikkien aineen esirekisteröineiden tahojen käytettävissä REACH-IT-järjestelmän esirekisteröintifoorumin sivulla.

Päätä, haluatko säilyttää nykyiset yhteystiedot esirekisteröinnissäsi vai muuttaa niitä, ja tarkista, että yhteystiedot ovat ajan tasalla kaikkien sellaisten aineiden kohdalla, jotka aiot rekisteröidä.

4. Muiden rekisteröijien yhteystiedot esirekisteröintifoorumin sivulla

Voit hakea muiden aineen esirekisteröineiden yritysten yhteystietoja REACH-IT-järjestelmästä. Valitse REACH-IT-järjestelmässä Menu > Search > Pre-registrations and pre-SIEFs (Valikko, Haku, Esirekisteröinnit ja esirekisteröintifoorumit). Voit myös ladata koko luettelon.

REACH-IT-järjestelmän ulkopuolella sinun on otettava yhteyttä muihin rekisteröijiin sähköpostitse. Kaikki esirekisteröintifoorumin sivulla luetellut yritykset eivät tee rekisteröintiä (esimerkiksi tuotevalikoiman muutosten tai yrityksen strategian vuoksi), ja vastausaste saattaa olla alhainen.

5. Aktiivisuus yhteistyöhön ryhtymisessä

Aineen rekisteröinti edellyttää aktiivisuutta. Tähän on erilaisia tapoja:

  • Muiden rekisteröijien aktivointi
    Jos aine on liiketoimintasi kannalta ratkaisevan tärkeä, tee aloite keskustelun käynnistämiseksi. Näin varmistat, että aine rekisteröidään määräaikaan mennessä. 

    Voit ilmoittaa halukkuudestasi aloittaa tietojenvaihtofoorumin muodostamisen napsauttamalla REACH-IT-järjestelmässä Become Facilitator (Ryhdy välittäjäksi) -painiketta.

    Välittäjänä voit ilmoittaa esirekisteröintifoorumisivulla, miten haluat aloittaa keskustelun. Joudut todennäköisesti järjestämään kokouksia tai verkkokonferensseja.
  • Muille rekisteröijille vastaaminen  Jos et tee aloitetta, vastaa, kun tietojenvaihtofoorumin välittäjä (SFF) tai muu rekisteröijä ottaa sinuun yhteyttä. Tee näin silloinkin, kun et ole vielä päättänyt, haluatko rekisteröidä aineesi.
  • Aineiden seuranta
    Joidenkin aineiden kohdalla kukaan ei ehkä tee aloitetta yhteistyöhön ryhtymiseksi. Ota siinä tapauksessa itse yhteyttä muihin rekisteröijiin sen selvittämiseksi, oletko kyseisen aineen ainoa rekisteröijä. Jos näin on, varaa riittävästi aikaa valmistellaksesi rekisteröintiä yksin.
6. Aineen samuuden varmistaminen muiden rekisteröijien kanssa

Aineen samuuden varmistamiseksi kaikkien yhteisrekisteröinnin osanottajien on määritettävä aineensa nimi REACH- ja CLP-asetusten mukaista aineiden yksilöimistä ja nimeämistä koskevien toimintaohjeiden mukaan (katso myös vaihe 1: Tunne tuotevalikoimasi).

Jos nimi on sama, aine katsotaan samaksi.

Jos sinulla on liikesalaisuuksia koskevia huolenaiheita aineiden samuudesta keskusteltaessa, lue alla olevat kysymykset ja vastaukset.

Tietojenvaihtofoorumi muodostetaan, kun hyväksyt aineiden samuuden. Voit ryhtyä yhteistyöhön tietojen jakamiseksi ja yhteisrekisteröinnin tekemiseksi (katso vaihe 3: Järjestäydy muiden rekisteröijien kanssa).

Tietojenvaihtofoorumin jäsenten on yhdessä sovellettava REACH- ja CLP-asetusten mukaista aineiden yksilöimistä ja nimeämistä koskevien toimintaohjeiden periaatteita yhdessä toimittamiensa tietojen mukaisen aineen rajojen määrittämiseksi. Tätä kutsutaan aineen tunnisteprofiiliksi (SIP), ja päärekisteröijän on ilmoitettava se rekisteröintiasiakirjoissa. Aineiden tunnistetietoja koskevat ohjeet esitetään REACH- ja CLP-asetusten mukaista aineiden yksilöimistä ja nimeämistä koskevien toimintaohjeiden liitteessä III.

7. Tietojenvaihtofoorumin rooleihin ja toimiin tutustuminen

Tietojenvaihtofoorumissa on kaksi muodollisesti erillistä roolia: päärekisteröijä ja mahdolliset jäsenrekisteröijät. Kaikki yhteisrekisteröinnin osanottajat ovat vastuussa työaikataulusta ja työn etenemisestä, rekisteröinnin yhteisten osien sisällöstä sekä omien rekisteröintiosuuksiensa sisällöstä.

Tietojenvaihtofoorumi valitsee päärekisteröijän.  Päärekisteröijän on toimitettava yhteisrekisteröinti ensin REACH-IT-järjestelmän kautta, ennen kuin jäsenet voivat toimittaa omat rekisteröintinsä. Päärekisteröijän on lisäksi jaettava jäsenille turvanumerot, jotta he voivat osallistua yhteisrekisteröintiin (katso vaihe 6: Toimita rekisteröintiasiakirjat).

Muiden tehtävien kohdalla on päätettävä muiden rekisteröijien kanssa, miten teette yhteistyötä. Käytännössä tämä tarkoittaa päätöstä siitä, kuka tekee mitäkin ja ulkoistetaanko joitakin tehtäviä. Sopimus dokumentoidaan tavallisesti esimerkiksi tietojenvaihtofoorumia koskevan sopimuksen tai konsortiosopimuksen muodossa.

Sopimuksen on katettava eri toimet, jotka tietojenvaihtofoorumin osanottajien on suoritettava rekisteröintiä varten (katso vaiheet 3, 4, 5 ja 6) ja pitääkseen rekisteröinnin ajan tasalla (katso vaihe 7). Näihin toimiin sisältyvät esimerkiksi seuraavat hallinnolliset, tekniset ja sisältöön liittyvät toimet:

  • Tietojenvaihtofoorumin hallinnointi: yhteyksien luominen tietojenvaihtofoorumin sisällä ja sen ulkopuolella tapahtuvaa viestintää varten, laskujen ja maksujen käsittelytavan organisointi sekä hyvitysjärjestelmien laatiminen ja kirjanpito.
  • Asiakirjojen sisällön valmistelu: olemassa olevien tietojen kerääminen, uusien tietojen luominen, tietojen laadun käsittely, yhteisesti toimitettavista tiedoista sopiminen, tietojen jakamiskustannuksista neuvotteleminen, kemikaaliturvallisuusarviointien suorittaminen, luokitusten määrittäminen sekä kemikaaliturvallisuusraportin valmisteleminen.
  • IUCLID-asiakirjojen valmistelu ja toimittaminen: yhteisten rekisteröintiasiakirjojen luominen IUCLID-järjestelmässä, asiakirjojen toimittaminen ECHAlle sekä laskun ja viestien seuranta REACH-IT-järjestelmässä.

Categories Display

Avainsana:

(klikkaa avainsanaa päästäksesi sitä koskevaan sisältöön)