Kuidas teha REACH-registreerimisel koostööd – VKEde ja konsultantide parim tava

Nõuanded (kujutis)

Regulatiivkohustuste haldamisel võivad välised teenuseosutajad või konsultandid anda VKEdele üliolulist abi. REACH-registreerimise ettevalmistamine nõuab rohkem aega, tegevust ja eriteadmisi, kui mida suudavad väikesed ettevõtted oma tavapärases äritegevuses. Abi palkamine võib olla väärtuslik investeering. Järgmised nõuanded on nii VKEdele kui ka konsultantidele, et toetada edukaks REACH-registreerimiseks vajalikku koostööd.

Nõuanded VKEdele

 

1. Sõnastage, miks vajate konsultanti

Kas soovite nõuandeid registreerimisprotsessi kohta või soovite, et keegi registreeriks teie eest? Või kas vajate abi seoses teatud elementidega, näiteks katsestrateegia väljatöötamisel või IUCLID-toimiku koostamisel? Kas vajate konsultanti töötajate koolitamiseks?

Veenduge, et olete sõnastanud selgelt, mida soovite sisseostetavalt teenuselt.

 

2. Omandage põhiteadmised

Nagu kõik õigusaktid, kasutab ka REACH-määrus oma väljendusviisi ja termineid. Põhiteadmiste mõistmine tagab, et saate tõhusalt suhelda teenuseosutajatega.

ECHA REACH-registreerimise tugi töötati välja eelkõige vähekogenud ettevõtetele – mida rohkem teate, seda vähem on arusaamatusi. Enne alustamist lugege ka VKEde juhtide ja REACH-koordineerijate praktilist juhendit.

 

3. Hoidke põhiteave valmis

Et konsultant saaks hinnata, kuidas teid kõige paremini aidata ja mis hinnaga, peate talle andma järgmise põhiteabe:

  • registreeritavad ained (nimetus, CAS-number, EÜ number);
  • aastas toodetav või imporditav kogus (sellest olenevad andmekulud ja registreerimistasu);
  • teie REACH-roll (tootja, importija, segu tootja);
  • teie ettevõtte suurus (koos tõendavate dokumentidega);
  • aine identifitseerimisandmed (selle järgi otsitakse juhtregistreerijat);
  • tootmisprotsess, kui teie aine on UVCB-aine;
  • olemasolevate analüütiliste, füüsikalis-keemiliste, toksikoloogiliste ja ökotoksikoloogiliste andmete kättesaadavus või neile juurdepääs;
  • teie klientide kasutusalad.
Kui konsultant on teie ainuesindaja, andke talle teave, mida ta vajab ainuesindaja kohustuste täitmiseks (REACH-määruse artikkel 8).


Kui olete Euroopa Liidu väline ettevõte ja konsultant on teie ainuesindaja, veenduge, et olete selgelt kokku leppinud koostöötingimused (sh ainuesindaja võimaliku muutmise).

 

4. Valige asjakohane teenuseosutaja

Teenuseosutajad saavad teie antava põhiteabe alusel teha pakkumusi, mida saate võrrelda ja leida parima. Samuti võite küsida konsultantide kohta soovitusi ja taustteavet, et veenduda, et neil on vajalik kogemus ja nad teavad õigusaktide nõudeid.

Ühinguliikmest konsultanti hindab väga tõenäoliselt ühing. Konsultandil võib olla kvaliteedistandardi kohane sertifikaat või koolitustunnistus.

Samuti veenduge, et konsultandil on vajalikud ressursid, et töö saaks tehtud kokkulepitud aja jooksul.

Lisateave on dokumendis „Hea konsultandi palkamise kontrollküsimustik“.

Hea registreerimistoimiku koostamine ja ajakohasena hoidmine nõuab aega ja raha. Odavalt ja kiiresti tehtuna ei ole see kvaliteetne.

 

5. Alustage vara, järgige tähtaegu

Alustage registreerimisprotsessi ja palgake abi vara, et konstruktiivse ja tõhusa koostöö kujunemiseks oleks piisavalt aega ning et edukaks registreerimiseks vajalikud kõik etapid võiksid toimuda õigeaegselt.

Kokkulepitud ajakava täitmiseks vastake konsultandile ja esitage vajalik teave kokkulepitud viisil ja ajal. Kui viivitate, viivitab ka konsultant, mis võib lõpuks takistada edukat registreerimist.

 

6. Jagage teavet IUCLIDi pilveteenuse kaudu

Paluge, et konsultant koostaks teie registreerimistoimikud IUCLIDi VKEde pilveteenusega.

Nii saate teha täiesti läbipaistvat koostööd – saate anda konsultandile juurdepääsu oma kontole, millega saate mõlemad töötada samade registreerimisandmetega samas veebikeskkonnas mis tahes ajal ja kohas.

Samuti säilitab ECHA teie andmed turvaliselt. Automaatsed värskendused tagavad, et saate alati töötada IUCLIDi uusima versiooniga, mida varundatakse automaatselt ja mis töötab ööpäev läbi.

IUCLIDi pilveteenusel on lihtsam kasutajaliides kui arvutisse paigaldataval täisversioonil ja see on välja töötatud konkreetselt VKEdele.

Kui te ei soovi IUCLID-andmeid jagada konsultandiga või kui lepite kokku, et toimik koostatakse mujal, veenduge, et saate töö valmimisel lõpliku andmestiku ja toimiku. Hoidke neid IUCLIDi pilveteenuse kontol, et kasutada neid registreerimistoimiku ajakohastamisel.

 

7. Pidage meeles registreerimisjärgseid kohustusi

Peate pidama andmed ajakohasena ja vastama ECHA mis tahes lisateabe päringutele (nt toimiku hindamise ajal).

Veenduge, et konsultandileping hõlmab registreerimisjärgset tegevust (sh teie juurdepääsu IUCLID-andmetele). On oluline, et säilitate IUCLIDi pilveteenuse kontol kogu aineandmestiku ja valmis toimiku ka pärast esitamist, et saaksite hallata IUCLID-andmeid ka hiljem.

Samuti pidage REACH-ITis oma kontaktandmed ajakohased, kontrollige regulaarselt, kas olete saanud REACH-ITi kontole ECHA teateid, ja teatage neist konsultandile. Samuti võite kokku leppida, et konsultant lisab oma e-posti aadressi REACH-ITi, et ka tema saaks teateid.

Nõuanded konsultantidele

 

1. Olge selge

Öelge selgelt, mida pakute ja mis see maksab. Kirjeldage oma pakkumuses selgelt ja üksikasjalikult, mis teenuseid pakute, nende hinda, maksegraafikut, lepingu tühistamist, kliendi eelarve kasutamise kokkuleppeid koos võimalike eranditega ning kliendi ettevõttele antavaid õigusi.

Mõelge välja, kuidas projekti kulgu selgelt jälgida.

Pakkuge, et esimene sissejuhatav kohtumine on tasuta.

 

2. Olge ekspert

Veenduge, et mõistate REACH-protsesse ja teate uusimat teavet. Jälgige ECHA uudiseid, et saaksite kõik olulised teated ja uuendused.

Eriti oluline on täielikult mõista katsetamisnõudeid ning andmete ja kulude jagamise põhimõtteid, vastasel korral võivad need tekitada kliendile lisakulusid.

Teie klient võib teada REACH-registreerimisest vähe, seega olge valmis selgitama registreerimisnõudeid lihtsas keeles.

 

3. Lahendage probleemid

REACH-määruse järgi saab lahendada keerukaid olukordi mitmeti. Analüüsige kliendi olukorda laiemalt ja pakkuge talle asjakohaseid lahendusi.

Pidage meeles, et keegi ei tea kõike. Võite vajada täiendavat abi ja anda mõne ülesande teistele teenuseosutajatele edasi, arvestades seda projekti ajakavas.

 

4. Kavandage, suhelge, kuulake

Koostage projekti ja selle eelarve selge kava, et tagada, et teie klient täidab kohustusi õigeaegselt ja saab jätkata äritegevust õiguspäraselt. Näidake kliendile, et teil on olemas vajalikud ressursid.

Looge kliendiga toimivad suhtluskanalid, olge avatud ja kuulake klienti. Kui teil on palju töötajaid, määrake kliendile konkreetne kontaktisik.

Olge valmis kohandama oma tööstiili iga kliendi ajakava, eelarve ja üldnõuete järgi.

 

5. Mõistke oma rolli ja vastutust

Valeootuste või arusaamatuste vältimiseks öelge selgelt, mida oskate ja suudate ning mida saate teha ja mida mitte. Pidage meeles, et teie Euroopa Liidu / Euroopa Majanduspiirkonna klient vastutab oma registreerimise eest ise.

Kui olete Euroopa Liidu välise ettevõtte ainuesindaja, veenduge, et klient teab, mis REACH-kohustused kaasnevad ekspordiga Euroopa Liitu / Euroopa Majanduspiirkonda ja et ta suudab teil aidata täita teie kohustusi, mis sätestatakse REACH-määruse artiklis 8.

Kui olete sellise ettevõtte kolmandast isikust esindaja, kes ei soovi avalikustada huvi teatud aine vastu sellega, et osaleb aineteabe vahetuse foorumis (SIEF) või konsortsiumis, küsige kliendilt selged juhised iga olukorra kohta, kus teda esindate.

Kui klient ei täida teiega sõlmitud lepingu kohustusi, kaalutlege lepingu tühistamist.

 

6. Jagage teavet IUCLIDi pilveteenuse kaudu

Koostage kliendi registreerimistoimik IUCLIDi VKEde pilveteenuse abil. See suurendab registreerimisprotsessi läbipaistvust ja lihtsustab registreerimisandmetega seotud koostööd klientidega.

IUCLIDi pilveteenuse prooviversiooniga saate korraldada IUCLIDi kasutamise koolitusi.

 

7. Hoidke mainet

Kaitske oma avalikku mainet, sest kui see on kahjustatud, on seda parandada raske. Täitke oma hoolsuskohustusi äärmiselt vastutus- ja kohusetundlikult.

This web page was developed in cooperation with two consultancies.

Categories Display

Märgistatud:

(sisu otsimiseks klõpsake sildil)