Cómo cooperar para el registro REACH – buenas prácticas para pymes y consultores

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Los consultores, o proveedores de servicios externos, pueden ser cruciales para la gestión de las obligaciones normativas de las pymes. Preparar un registro en REACH requiere tiempo, esfuerzo y experiencia: recursos de los que a veces las pequeñas empresas no pueden hacer uso necesariamente más allá de sus actividades comerciales cotidianas. Contratar ayuda puede ser una inversión útil. A continuación se ofrecen algunos consejos útiles para garantizar la cooperación entre pymes y los consultores a la hora de realizar un registro adecuado en REACH.

Consejos para pymes

 

1. Determinar por qué necesita un consultor

¿Necesita información sobre el proceso de registro o contratar a alguien que lo lleve a cabo? ¿Necesita ayuda con elementos específicos del proceso como, por ejemplo, el desarrollo de una estrategia de ensayo o la elaboración de un expediente en IUCLID? ¿Necesita a un consultor que instruya a sus colaboradores?

Asegúrese de contar con objetivos claramente definidos para los servicios externos que desea contratar.

 

2. Conocer lo fundamental

Como toda normativa, REACH dispone de su propio lenguaje y terminología. Es conveniente invertir tiempo en conocer lo fundamental para poder comunicarse de manera eficaz con los proveedores del servicio.

La ayuda para el proceso de registro de REACH de la ECHA se ha desarrollado para las empresas con menor experiencia en la materia; cuanto más conozca sobre el tema, menos malentendidos se producirán. Además, antes de empezar, échele un vistazo a la Guía práctica para responsables de pymes y coordinadores de REACH.

 

3. Tener preparada la información básica

Para que el consultor pueda evaluar el mejor modo de ayudarle, y a qué precio, debe facilitarle la información básica sobre:

  • las sustancias químicas que deben figurar en el registro (nombre, número de registro CAS, número CE);
  • los tonelajes de fabricación o importación anuales (pertinentes a efectos de costes de datos y tasas de registro);
  • su papel en REACH (fabricante, importador o formulador);
  • el tamaño de su empresa, acompañado de pruebas documentales;
  • la identidad de la sustancia (necesaria para determinar si ya existe un solicitante de registro principal);
  • el proceso de fabricación, en el caso de que su sustancia sea de composición desconocida o variable, productos de reacción compleja y materiales biológicos;
  • la disponibilidad de datos analíticos, físicoquímicos, toxicológicos y ecotoxicológicos existentes, o el acceso a dicha información;
  • cómo emplean sus clientes estas sustancias.
Si el consultor es su representante exclusivo, facilítele la información necesaria para cumplir con las obligaciones correspondientes al representante exclusivo (artículo 8 del Reglamento REACH).


Si es una empresa no perteneciente a la UE y el consultor es su representante exclusivo, asegúrese de que han pactado claramente las condiciones de la cooperación, incluido el posible reemplazo del representante exclusivo.

 

4. Seleccionar el proveedor de servicios adecuado

La información básica que les facilite a los proveedores del servicio les permite hacerle ofertas que puede comparar para encontrar la mejor opción. Puede solicitar referencias e información general sobre los consultores para garantizar que disponen de la experiencia y las nociones en materia de legislación.

Los consultores vinculados a asociaciones diferentes a menudo se someten a evaluaciones críticas por parte de su asociación. Algunos disponen de certificados o constancias de su formación de acuerdo con las normas de calidad establecidas.

Además, asegúrese de que el consultor dispone de los recursos necesarios para realizar su labor en los plazos acordados.

Compruebe la Lista de verificación para más información sobre la contratación de un buen consultor.

Elaborar y llevar al día un expediente de registro correcto consume tiempo y dinero. No conseguirá servicios de calidad por un precio muy bajo y con plazos muy ajustados.

 

5. Empezar a tiempo y ser puntual

Empiece el proceso de registro y contrate a sus consultores con tiempo para que haya suficiente margen a fin de entablar una sólida cooperación constructiva y superar todas las fases necesarias para un registro adecuado.

Para garantizar que se respeta el calendario previsto, debe responder al consultor y facilitarle los materiales dentro del plazo y el modo acordados. Los retrasos por su parte se traducirán en retrasos por parte del consultor y en última instancia podría poner en peligro el registro de su sustancia.

 

6. Trabajar con IUCLID Cloud para intercambiar información

Pídale a su consultor utilizar IUCLID Cloud para pymes para preparar sus registros.

Esto le permitirá colaborar con total transparencia, dado que puede otorgarle a su consultor acceso a su cuenta y ambos pueden trabajar en línea, a cualquier hora y desde cualquier sitio, en los mismos datos de registro.

Además, su información está almacenada de forma segura en la ECHA. Las actualizaciones automáticas le permitirán trabajar siempre con la última versión de IUCLID, con copias de seguridad plenamente gestionadas y disponibilidad ininterrumpida del servicio.

La interfaz de IUCLID Cloud es más sencilla que la versión completa de escritorio, puesto que se ha diseñado específicamente para pymes.

Si no desea compartir su información de IUCLID con su consultor o conviene que se prepare el expediente en otro lugar, asegúrese de que recupera la información final y el expediente una vez se haya completado el trabajo. Almacenar ambos en su cuenta de IUCLID Cloud será útil cuando necesite actualizar su expediente de registro.

 

7. Tener en cuenta las obligaciones posteriores al registro

Debe mantener sus datos actualizados y responder a cualquier posible solicitud de información adicional de la ECHA, por ejemplo, durante el proceso de evaluación.

Asegúrese de que el contrato de consultoría cubre las labores posteriores al registro, incluido su acceso a la información de IUCLID. Es esencial que almacene copias de la información íntegra y el expediente en su cuenta de IUCLID Cloud incluso una vez se haya entregado, con el fin de que pueda seguir gestionando su información de IUCLID posteriormente.

Recuerde conservar sus datos de contacto actualizados en REACH-IT, consulte las notificaciones de la ECHA en su cuenta en REACH-IT e informe a su consultor sobre las mismas. También puede acordar agregar la dirección de correo electrónico de su consultor a la cuenta de REACH-IT de manera que reciban las notificaciones directamente.

Consejos para consultores

 

1. Ser transparente

Sea claro con respecto a sus servicios y sus honorarios. Su propuesta debe describir detalladamente los servicios que ofrece, su tarifa, el calendario de pago, cómo rescindir el contrato, los acuerdos sobre cómo utilizar el presupuesto del cliente, junto con posibles modificaciones, y los derechos otorgados a la empresa del cliente.

Establezca un sistema transparente de supervisión del progreso del proyecto.

Ofrezca una primera sesión de evaluación gratuita.

 

2. Ser el experto

Asegúrese de que comprende los distintos procedimientos de REACH y de que está al día de las últimas actualizaciones. Siga las últimas novedades de la ECHA para no perderse ninguna notificación o actualización importante.

Es especialmente importante que conozca plenamente los requisitos de ensayo y cómo funciona el intercambio de datos y costes, puesto que un conocimiento inadecuado en estos ámbitos puede acarrear costes adicionales a su cliente.

Como su cliente puede no ser un experto en REACH, tómese su tiempo para explicar en términos sencillos los requisitos para su registro.

 

3. Resolver los problemas

REACH ofrece múltiples soluciones para un problema en particular. Debe ser capaz de analizar la situación de su cliente a gran escala y ofrecer las soluciones pertinentes para él.

Conviene recordar que nadie nace sabiéndolo todo. Podría necesitar ayuda y externalizar tareas a otros proveedores de servicios. No obstante, esta situación deberá reflejarse en el calendario.

 

4. Elabore un plan, comunicarse y escuchar

Elabore un plan claro para el proyecto y su presupuesto a fin de garantizar que el cliente cumpla con sus obligaciones dentro de plazo y pueda ejercer legalmente sus actividades. Demuéstrele a su cliente que dispone de los recursos necesarios para efectuar su labor.

Establezca buenos canales de comunicación en ambos sentidos, sea abierto de miras y no se olvide de escuchar. Si tiene varios empleados, nombre a una sola persona de contacto para su cliente.

Esté preparado para adaptar su estilo de trabajo al calendario, presupuesto y requisitos generales de cada cliente.

 

5. Comprender su función y responsabilidades

Asegúrese de que su cliente conoce sus capacidades y competencias y especifique qué puede y qué no puede hacer, con el fin de no generar falsas expectativas o malentendidos. Al fin y al cabo, el único responsable de su registro es su cliente de la UE o el EEE.

Si es usted el representante exclusivo de una empresa no perteneciente a la UE, asegúrese de que su cliente conoce lo que implica exportar a la UE o el EEE en el marco de REACH y se encuentra en disposición de ayudarle a cumplir sus obligaciones en virtud del artículo 8 del Reglamento.

Si es el representante de una tercera empresa que no desea revelar su interés en una sustancia concreta por medio de su participación en el Foro de Intercambio de Información sobre Sustancias (FIIS) o en un consorcio, asegúrese de que su cliente le facilita instrucciones claras para cada situación en que los represente.

Si su cliente no cumple repetidamente con las obligaciones de su acuerdo, considere la posibilidad de rescindir el contrato.

 

6. Trabajar con IUCLID Cloud para intercambiar información

Utilice IUCLID Cloud para pymes para preparar el expediente de registro de su cliente. Así, puede aumentar la transparencia del proceso de registro y colaborar fácilmente con sus clientes en lo que atañe a los datos de registro.

Con la prueba de IUCLID Cloud, puede acceder a tutoriales de manejo de IUCLID.

 

7. Mantener su imagen pública

Proteja su reputación de cara al público; una vez dañada, es muy difícil repararla. Cumpla con sus obligaciones de acuerdo con los niveles más elevados de rendición de cuentas, responsabilidad e integridad.

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