Θέλετε συμβουλές σχετικά με τη διαδικασία καταχώρισης ή κάποιον που θα αναλάβει για λογαριασμό σας την εκτέλεση των σχετικών εργασιών; Ή μήπως χρειάζεστε βοήθεια με ορισμένα στοιχεία των εργασιών, για παράδειγμα, όσον αφορά την ανάπτυξη στρατηγικής δοκιμών ή την κατάρτιση φακέλου IUCLID; Χρειάζεστε σύμβουλο για την παροχή κατάρτισης στους συναδέλφους σας;

Βεβαιωθείτε ότι έχετε καθορίσει με σαφήνεια τους στόχους για τις εξωτερικές υπηρεσίες που επιθυμείτε να αγοράσετε.

Όπως κάθε κανονισμός, ο κανονισμός REACH έχει τη δική του γλώσσα και ορολογία. Αξίζει να επενδύσετε στην κατανόηση των βασικών του στοιχείων ώστε να μπορείτε να επικοινωνείτε αποτελεσματικά με τους παρόχους υπηρεσιών.

Η υποστήριξη που παρέχεται από τον ECHA για τις καταχωρίσεις REACH έχει αναπτυχθεί με γνώμονα τις επιχειρήσεις που διαθέτουν μικρότερη πείρα· όσο περισσότερες γνώσεις διαθέτετε τόσο λιγότερες παρανοήσεις θα προκύπτουν. Πριν ξεκινήσετε, ρίξτε επίσης μια ματιά στον Πρακτικό οδηγό για διευθυντές ΜΜΕ και συντονιστές στο πλαίσιο του REACH.

Προκειμένου ο σύμβουλος να είναι σε θέση να διερευνήσει τους βέλτιστους τρόπους με τους οποίους μπορεί να σας βοηθήσει και με τι κόστος, θα πρέπει να του διαβιβάσετε βασικές πληροφορίες σχετικά με τα ακόλουθα:

• τις ουσίες προς καταχώριση (ονομασία, αριθμός CAS, αριθμός ΕΚ)·
• τις ετήσιες ποσότητες των παρασκευαζόμενων ή εισαγόμενων ουσιών (είναι σημαντικές για το κόστος των δεδομένων και το τέλος καταχώρισης)·
• τον ρόλο σας στο πλαίσιο του κανονισμού REACH (παρασκευαστής, εισαγωγέας, τυποποιητής)·
• το μέγεθος της επιχείρησής σας, με τεκμηριωμένα αποδεικτικά στοιχεία·
• την ταυτότητα της ουσίας (απαραίτητη για να προσδιοριστεί αν υπάρχει ήδη κύριος καταχωρίζων)·
• τη διαδικασία παρασκευής, εάν η ουσία σας είναι UVCB·
• τη διαθεσιμότητα υφιστάμενων αναλυτικών, φυσικοχημικών, τοξικολογικών και οικοτοξικολογικών δεδομένων ή την πρόσβαση στα δεδομένα αυτά·
• τον τρόπο χρήσης των ουσιών από τους πελάτες σας.

Εάν είστε επιχείρηση εκτός ΕΕ και ο σύμβουλος είναι ο αποκλειστικός σας αντιπρόσωπος, βεβαιωθείτε ότι έχετε συμφωνήσει με σαφήνεια τους όρους και τις προϋποθέσεις της συνεργασίας, συμπεριλαμβανομένης της πιθανής αλλαγής του αποκλειστικού αντιπροσώπου.

Οι βασικές πληροφορίες που διαβιβάζετε στους παρόχους υπηρεσιών τούς επιτρέπουν να υποβάλουν προσφορές τις οποίες μπορείτε στη συνέχεια να συγκρίνετε ώστε να καταλήξετε στην πλέον συμφέρουσα. Μπορείτε επίσης να ζητήσετε συστάσεις και γενικές πληροφορίες σχετικά με τους συμβούλους ώστε να βεβαιωθείτε ότι διαθέτουν πείρα και γνώσεις όσον αφορά τον τρόπο λειτουργίας της νομοθεσίας.

Οι σύμβουλοι που είναι μέλη διαφόρων ενώσεων υποβάλλονται συνήθως σε κριτική αξιολόγηση από τις ενώσεις τους. Ορισμένοι διαθέτουν πιστοποιητικά ή αποδεικτικά κατάρτισης σύμφωνα με καθιερωμένα πρότυπα ποιότητας.

Βεβαιωθείτε επίσης ότι ο σύμβουλος διαθέτει τους απαιτούμενους πόρους για την ολοκλήρωση των εργασιών που του έχετε αναθέσει εντός του συμφωνηθέντος χρονοδιαγράμματος.

Για περισσότερες λεπτομέρειες, βλέπε το «Ερωτηματολόγιο για την πρόσληψη ενός καλού συμβούλου» του Οργανισμού.

Η κατάρτιση και διατήρηση ενός άρτιου φακέλου καταχώρισης απαιτεί χρόνο και χρήματα. Δεν μπορείτε να εξασφαλίσετε ποιοτικές υπηρεσίες σε πολύ χαμηλές τιμές και υπό στενές προθεσμίες.

Ξεκινήστε τη διαδικασία καταχώρισης και προσλάβετε βοήθεια σε πρώιμο στάδιο ώστε να υπάρχει αρκετός χρόνος για την ανάπτυξη εποικοδομητικής και ισχυρής συνεργασίας και την ολοκλήρωση όλων των απαιτούμενων βημάτων για την εξασφάλιση επιτυχούς καταχώρισης.

Για την τήρηση του συμφωνηθέντος χρονοδιαγράμματος, πρέπει να ανταποκρίνεστε στα αιτήματα του συμβούλου και να παρέχετε το σχετικό υλικό κατά τον τρόπο και στον χρόνο που έχει συμφωνηθεί. Τυχόν καθυστερήσεις από την πλευρά σας συνεπάγονται καθυστερήσεις από την πλευρά του συμβούλου και ενδέχεται, εντέλει, να επηρεάσουν την επιτυχή έκβαση της καταχώρισης ουσίας.

Για την κατάρτιση των καταχωρίσεών σας, ζητήστε από τον σύμβουλό σας να χρησιμοποιήσει το IUCLID Cloud για ΜΜΕ.

Με τον τρόπο αυτό καθίσταται δυνατή η συνεργασία σας σε πλαίσιο πλήρους διαφάνειας, δεδομένου ότι μπορείτε εύκολα να χορηγήσετε στον σύμβουλό σας πρόσβαση στον λογαριασμό σας και να επεξεργάζεστε αμφότεροι τα ίδια δεδομένα καταχώρισης διαδικτυακά, οποιαδήποτε στιγμή και από οποιοδήποτε μέρος.

Επιπλέον, τα δεδομένα σας αποθηκεύονται με ασφάλεια στον ECHA. Με τις αυτόματες ενημερώσεις διασφαλίζεται ότι θα είστε πάντα σε θέση να χρησιμοποιείτε την τελευταία έκδοση του IUCLID, η οποία προσφέρει τη δυνατότητα πλήρως διαχειριζόμενης δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και τη διαθεσιμότητα της υπηρεσίας σε 24ωρη βάση, 7 ημέρες την εβδομάδα.

Η διεπαφή του IUCLID Cloud είναι πιο απλή από την πλήρη έκδοση της επιφάνειας εργασίας, διότι έχει σχεδιαστεί ειδικά για τη χρήση της από ΜΜΕ.

Εάν δεν επιθυμείτε να μοιραστείτε με τον σύμβουλό σας τα δεδομένα σας στο IUCLID ή εάν συμφωνήσετε ότι ο φάκελος θα καταρτιστεί αλλού, φροντίστε το τελικό σύνολο δεδομένων και ο φάκελος να παραδοθούν σε εσάς μετά την ολοκλήρωση των εργασιών. Η αποθήκευσή τους στον λογαριασμό που διατηρείτε στο IUCLID Cloud θα είναι χρήσιμη για την επικαιροποίηση του φακέλου καταχώρισής σας.

Πρέπει να επικαιροποιείτε τα δεδομένα σας και να ανταποκρίνεστε σε πιθανά αιτήματα του ECHA για παροχή πρόσθετων πληροφοριών, π.χ., κατά τη διάρκεια της διαδικασίας αξιολόγησης.

Βεβαιωθείτε ότι οι εργασίες μετά την καταχώριση καλύπτονται στη σύμβαση παροχής συμβουλευτικών υπηρεσιών, συμπεριλαμβανομένης της πρόσβασής σας στα δεδομένα του IUCLID. Είναι σημαντικό να διατηρείτε αντίγραφα του πλήρους συνόλου δεδομένων και του φακέλου σας στον λογαριασμό σας στο IUCLID Cloud ακόμη και μετά την υποβολή τους, προκειμένου να είστε σε θέση να συνεχίσετε να διαχειρίζεστε τα δεδομένα σας στο IUCLID σε μεταγενέστερη ημερομηνία.

Υπενθυμίζεται επίσης ότι πρέπει να επικαιροποιείτε τα στοιχεία επικοινωνίας σας στο REACH-IT, να ελέγχετε τον λογαριασμό σας στο REACH-IT για τυχόν μηνύματα από τον ECHA και να ενημερώνετε σχετικά τον σύμβουλό σας. Επιπλέον, μπορείτε να συμφωνήσετε να προσθέσετε στο REACH-IT τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του συμβούλου ώστε να λαμβάνει απευθείας κοινοποιήσεις.

Να είστε σαφείς σχετικά με το τι προσφέρετε και με ποιο κόστος. Στην προσφορά σας θα πρέπει να περιγράφονται με λεπτομερή και διαφανή τρόπο οι παρεχόμενες υπηρεσίες, η τιμολόγησή τους, το χρονοδιάγραμμα πληρωμών, οι δυνατότητες καταγγελίας της σύμβασης, οι συμφωνίες σχετικά με τη χρήση του προϋπολογισμού του πελάτη, καθώς και οι πιθανές παρεκκλίσεις, και τα δικαιώματα που χορηγούνται στην επιχείρηση-πελάτη.

Δημιουργήστε ένα σύστημα για τη διαφανή παρακολούθηση της προόδου του έργου.

Προσφέρετε δωρεάν ένα πρώτο ραντεβού ελέγχου.

Βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε τις διάφορες διαδικασίες που προβλέπει ο κανονισμός REACH και ότι είστε ενήμεροι για τις τελευταίες πληροφορίες. Να παρακολουθείτε τα νέα του ECHA ώστε να μην χάνετε σημαντικές κοινοποιήσεις ή ενημερώσεις.

Είναι ιδιαιτέρως σημαντικό να κατανοείτε πλήρως τις απαιτήσεις δοκιμών και τον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν η κοινοχρησία δεδομένων και ο επιμερισμός του κόστους, δεδομένου ότι η ανεπάρκεια γνώσεων στους εν λόγω τομείς ενδέχεται να συνεπάγεται επιπλέον κόστος για τον πελάτη σας.

Λαμβανομένου υπόψη ότι ο πελάτης σας μπορεί να μην διαθέτει εξειδικευμένες γνώσεις όσον αφορά τον κανονισμό REACH, να είστε προετοιμασμένοι να αφιερώσετε χρόνο για να του εξηγήσετε σε απλή γλώσσα τις απαιτήσεις καταχώρισης.

Ο κανονισμός REACH προσφέρει πολλαπλές λύσεις για ένα συγκεκριμένο ζήτημα. Πρέπει να είστε σε θέση να αναλύετε διεξοδικά την κατάσταση του πελάτη σας και να παρέχετε κατάλληλες για την περίπτωσή του λύσεις.

Δεν θα πρέπει να ξεχνάτε ότι κανείς δεν είναι παντογνώστης. Μπορεί να χρειαστείτε πρόσθετη βοήθεια και να αναθέσετε ορισμένα καθήκοντα σε άλλον πάροχο υπηρεσιών. Ωστόσο, αυτό θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψη στο χρονοδιάγραμμα.

Καταρτίστε σαφές σχέδιο για το έργο και τον προϋπολογισμό του προκειμένου να διασφαλίσετε ότι ο πελάτης σας εκπληρώνει εγκαίρως τις υποχρεώσεις του και μπορεί να συνεχίσει να ασκεί νόμιμα την επιχειρηματική του δραστηριότητα. Αποδείξτε στον πελάτη σας ότι διαθέτετε τους απαιτούμενους πόρους για την εκτέλεση των καθηκόντων σας.

Δημιουργήστε άρτιους αμφίδρομους διαύλους επικοινωνίας, υιοθετήστε ανοικτή στάση και μην ξεχνάτε να ακούτε. Εάν διαθέτετε μεγάλο αριθμό υπαλλήλων, ορίστε έναν αρμόδιο επικοινωνίας για τον πελάτη σας.

Να είστε πρόθυμοι να αναζητάτε τρόπους προσαρμογής της μεθόδου εργασίας σας στο χρονοδιάγραμμα, τον προϋπολογισμό και τις συνολικές απαιτήσεις του εκάστοτε πελάτη.

Βεβαιωθείτε ότι ο πελάτης σας γνωρίζει τις ικανότητες και τις δυνατότητές σας, εξηγώντας του με σαφήνεια τι μπορείτε να κάνετε και τι όχι, ώστε να μην δημιουργούνται ανεδαφικές προσδοκίες ή παρανοήσεις. Υπεύθυνος, εντέλει, για την καταχώριση είναι ο ίδιος ο πελάτης σας από χώρα της ΕΕ/του ΕΟΧ.

Εάν είστε αποκλειστικός αντιπρόσωπος επιχείρησης εκτός της ΕΕ, βεβαιωθείτε ότι ο πελάτης σας γνωρίζει τι συνεπάγονται οι εξαγωγές στην ΕΕ/στον ΕΟΧ βάσει του κανονισμού REACH και ότι είναι σε θέση να σας βοηθήσει να εκπληρώσετε τα καθήκοντά σας, όπως περιγράφονται στο άρθρο 8 του κανονισμού.

Εάν είστε τρίτος ως αντιπρόσωπος επιχείρησης η οποία δεν επιθυμεί να αποκαλύψει το ενδιαφέρον της για μια συγκεκριμένη ουσία μέσω της συμμετοχής της στο φόρουμ ανταλλαγής πληροφοριών για τις ουσίες (ΦΑΠΟ) ή σε κοινοπραξία, βεβαιωθείτε ότι έχετε λάβει από τον πελάτη σας σαφείς οδηγίες για κάθε κατάσταση στην οποία τον εκπροσωπείτε.

Εάν ο πελάτης σας δεν τηρεί συστηματικά το μέρος της συμφωνίας που του αναλογεί, εξετάστε το ενδεχόμενο καταγγελίας της σύμβασης.

Για την κατάρτιση του φακέλου καταχώρισης του πελάτη σας, χρησιμοποιήστε το IUCLID Cloud για ΜΜΕ. Κατά τον τρόπο αυτό, μπορείτε να συμβάλετε στην ενίσχυση της διαφάνειας της διαδικασίας καταχώρισης και να διευκολύνετε τη συνεργασία με τους πελάτες σας όσον αφορά τα δεδομένα καταχώρισης.

Με το IUCLID Cloud Trial μπορείτε να διοργανώσετε προγράμματα κατάρτισης σχετικά με τη χρήση του IUCLID.

Προστατεύστε τη δημόσια εικόνα σας, διότι αν καταστραφεί δεν είναι εύκολο να αποκατασταθεί. Εκτελέστε τα καθήκοντα επιμέλειάς σας με τον μέγιστο δυνατό βαθμό λογοδοσίας, υπευθυνότητας και ακεραιότητας.