Wie die Zusammenarbeit bei Registrierungen gemäß REACH erfolgen sollte – bewährte Verfahrensweisen für KMU und Berater

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Externe Dienstleistungsanbieter oder Berater können für KMU bei der Erfüllung Ihrer rechtlichen Verpflichtungen eine große Unterstützung sein. Die Vorbereitung einer REACH-Registrierung erfordert Zeit, Arbeit und Fachkenntnisse – Ressourcen, die kleineren Unternehmen neben ihren täglichen Geschäftsaufgaben nicht unbedingt zur Verfügung stehen. Einen Berater zu engagieren kann eine wertvolle Investition sein. Die nachfolgenden Tipps für KMU und Berater helfen Ihnen, erfolgreich bei der Registrierung nach der REACH-Verordnung zusammenzuarbeiten.

Tipps für KMU

 

1. Legen Sie fest, wofür Sie einen Berater benötigen

Möchten Sie sich lediglich in Bezug auf das Registrierungsverfahren beraten lassen oder brauchen Sie jemanden, der diese Aufgabe für Sie erledigt? Oder benötigen Sie Hilfe bei bestimmten Teilen, z. B. bei der Entwicklung einer Prüfstrategie oder bei der Erstellung eines IUCLID-Dossiers? Brauchen Sie einen Berater, der eine Schulung Ihrer Mitarbeiter durchführt?

Erstellen Sie klar definierte Ziele für die externe Dienstleistung, die Sie in Auftrag geben möchten.

 

2. Lernen Sie die Grundlagen

Wie jede Verordnung hat auch die REACH-Verordnung Ihre eigene Sprache und Terminologie. Es lohnt sich, die Grundlagen zu verstehen, um effektiv mit Ihrem Dienstleistungsanbieter kommunizieren zu können.

Die Hilfen der ECHA für die REACH-Registrierung wurden für weniger erfahrene Unternehmen entwickelt – je mehr Sie wissen, desto weniger Missverständnisse wird es geben. Schauen Sie sich auch die Praxisanleitung für KMU-Manager und REACH-Koordinatoren an, bevor Sie beginnen.

 

3. Halten Sie die wichtigsten Informationen bereit

Damit Ihr Berater in der Lage ist zu prüfen, wie und zu welchem Preis er Ihnen am besten helfen kann, benötigt er grundlegende Informationen zu:

  • den Stoffen, die registriert werden sollen (Name, CAS-Nummer, EG-Nummer);
  • den jährlich hergestellten oder eingeführten Mengen (relevant für die Datenkosten und die Eintragungsgebühr);
  • Ihrer Rolle gemäß REACH (Hersteller, Einführer, Formulierer);
  • Ihrer Unternehmensgröße, mit Belegen;
  • der Stoffidentität (wird benötigt, um festzustellen, ob ein federführender Registrant bereits existiert);
  • dem Herstellungsverfahren, wenn es sich bei Ihrem Stoff um einen UVCB-Stoff handelt;
  • der Verfügbarkeit vorhandener Analysedaten, physikalisch-chemischer, toxikologischer und ökotoxikologischer Daten oder dem Zugang zu diesen Daten;
  • der Verwendung der Stoffe durch Ihre Kunden.
Wenn Ihr Berater Ihr Alleinvertreter ist, geben Sie Ihm die notwendigen Informationen, damit er seine Pflichten als Alleinvertreter erfüllen kann (Artikel 8 der REACH-Verordnung).


Wenn Sie ein Unternehmen aus einen Nicht-EU-Land sind und Ihr Berater Ihr Alleinvertreter ist, stellen Sie sicher, dass eindeutig festgelegte Bedingungen und Vereinbarungen für Ihre Zusammenarbeit getroffen werden, einschließlich einem möglichen Wechsel Ihres Alleinvertreters.

 

4. Wählen Sie einen geeigneten Dienstleistungsanbieter

Mit den wichtigsten Informationen, die Sie den Dienstleistungsanbietern bereitstellen, können diese Angebote erstellen, die Sie dann vergleichen können, um das beste Angebot zu finden. Sie können auch nach Referenzen und Hintergrundinformationen zu den Beratern fragen, um sicherzustellen, dass sie erfahren sind und sich mit den Rechtsvorschriften auskennen.

Berater, die Mitglieder von Verbänden sind, werden häufig einer kritischen Bewertung durch diese Verbände unterzogen. Einige haben Zertifikate oder Belege über entsprechende Ausbildungen nach bestimmten Qualitätsstandards.

Stellen Sie außerdem sicher, dass der Berater über die notwendigen Ressourcen verfügt, um seine Arbeit für Sie im vereinbarten Zeitrahmen auszuführen.

Weitere Einzelheiten finden Sie in der Checkliste für die Beauftragung eines guten Beraters.

Die Erstellung und Verwaltung eines guten Registrierungsdossier kosten Zeit und Geld. Sie erhalten keine hochwertigen Dienstleistungen zu sehr niedrigen Preisen mit engen Fristen.

 

5. Beginnen Sie rechtzeitig und halten Sie sich an den Zeitplan

Beginnen Sie frühzeitig mit dem Registrierungsverfahren und der Beauftragung eines Beraters, damit Sie genügend Zeit haben, um eine konstruktive und solide Zusammenarbeit aufzubauen und alle notwendigen Schritte für eine erfolgreiche Registrierung durchzuführen.

Stellen Sie sicher, dass der vereinbarte Zeitplan eingehalten wird; Sie müssen dem Berater rechtzeitig antworten und das notwendige Material bereitstellen. Verzögerungen Ihrerseits können zu Verzögerungen auf der Seite des Beraters führen, und letztendlich den Erfolg Ihrer Stoffregistrierung beeinflussen.

 

6. Nutzen Sie IUCLID Cloud zum Austausch von Informationen

Bitten Sie Ihren Berater, IUCLID Cloud für KMU zur Vorbereitung Ihrer Registrierung zu nutzen.

So können Sie vollkommen transparent zusammenarbeiten, da Sie Ihrem Berater einfach Zugang zu Ihrem Konto gewähren und beide online, jederzeit und überall, an denselben Registrierungsdaten arbeiten können.

Ihre Daten werden außerdem sicher bei der ECHA gespeichert. Automatische Updates stellen sicher, dass Sie immer mit der neuesten Version von IUCLID arbeiten, mit vollständigen Backups und einem rund um die Uhr verfügbaren Dienst.

Die Schnittstelle von IUCLID Cloud ist einfacher als die vollständige Desktop-Version, da sie speziell für die Nutzung durch KMU entwickelt wurde.

Wenn Sie Ihre IUCLID-Daten nicht mit Ihrem Berater teilen möchten oder wenn Sie vereinbaren, dass Ihr Dossier andernorts erstellt wird, stellen Sie sicher, dass Ihnen die endgültigen Daten und das Dossier nach Abschluss der Arbeit übergeben werden. Die Speicherung der Daten in Ihrer IUCLID Cloud ist praktisch, wenn Sie Ihr Registrierungsdossier aktualisieren müssen.

 

7. Beachten Sie Ihre Pflichten nach der Registrierung

Sie müssen Ihre Daten immer auf dem neuesten Stand halten und alle potenziellen Anfragen nach zusätzlichen Informationen durch die ECHA beantworten, z. B. während des Bewertungsverfahrens.

Stellen Sie sicher, dass diese nach der Registrierung anfallenden Arbeiten im Beratungsvertrag enthalten sind, einschließlich dem Zugang zu den IUCLID-Daten. Es ist wichtig, dass Sie Kopien des vollständigen Datensatzes und des Dossiers in Ihrem IUCLID Cloud-Konto auch nach der Einreichung behalten, damit Sie Ihre IUCLID-Daten zu einem späteren Zeitpunkt weiter verwalten können.

Denken Sie auch daran, die Kontaktdaten in REACH-IT auf dem neuesten Stand zu halten, prüfen Sie Ihr REACH-IT-Konto auf Nachrichten von der ECHA und informieren Sie Ihren Berater darüber. Sie können auch die E-Mail-Adresse Ihres Beraters in REACH-IT angeben, damit dieser alle Mitteilungen direkt erhält.

Tipps für Berater

 

1. Seien Sie transparent

Erklären Sie deutlich, was Sie anbieten und was es kostet. Ihr Angebot sollte eindeutig beschreiben, welche Dienstleistungen inbegriffen sind und wie hoch die Kosten hierfür sind, welche Zahlungen wann zu leisten sind, wie der Vertrag gekündigt werden kann, was in Bezug auf die Verwendung des Kundenbudgets vereinbart wird, welche möglichen Abweichungen es gibt und welche Rechte dem Unternehmen des Kunden gewährt werden.

Erstellen Sie ein System, das den Fortschritt des Projekts klar überwacht.

Bieten Sie eine kostenlose Erstberatung an.

 

2. Zeigen Sie sich als Experte

Sorgen Sie dafür, dass Sie die verschiedenen REACH-Verfahren verstehen und die neuesten Informationen kennen. Folgen Sie den ECHA-News, damit Sie keine wichtigen Mitteilungen oder Aktualisierungen verpassen.

Es ist besonders wichtig, dass Sie die Prüfanforderungen vollständig verstehen und wie die gemeinsamen Nutzung von Daten und die Kostteilung vonstatten gehen, da unzureichendes Wissen in diesen Bereichen Mehrkosten für Ihren Kunden bedeuten kann.

Da es sein kann, dass Ihr Kunde sich nicht gut mit REACH auskennt, nehmen Sie sich die Zeit, die Registrierungsanforderungen in einfachen Worten zu erklären.

 

3. Lösen Sie Probleme

REACH bietet mehrere Lösungen für ein bestimmtes Problem. Sie müssen immer in der Lage sein, die Situation Ihres Kunden allgemein zu analysieren und Lösungen anbieten, die zu ihm passen.

Es ist gut, wenn Sie sich bewusst machen, dass niemand alles wissen kann. Sie benötigen möglicherweise zusätzliche Unterstützung und müssen einige Aufgaben an andere Dienstleistungsanbieter extern vergeben. Dies muss dann jedoch im Zeitplan berücksichtigt werden.

 

4. Erstellen Sie einen Plan, sprechen Sie mit Ihrem Kunden und hören Sie zu

Erstellen Sie einen klaren Plan für das Projekt und das Budget, um sicherzustellen, dass Ihr Kunde seine Verpflichtungen pünktlich erfüllt und sein Geschäft legal fortführen kann. Zeigen Sie Ihrem Kunden, dass Sie über die notwendigen Ressourcen für Ihre Arbeit verfügen.

Sorgen Sie für eine gute Kommunikation für beide Seiten, seien Sie offen und denken Sie daran zuzuhören. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter haben, weisen Sie Ihrem Kunden eine feste Kontaktperson zu.

Seien Sie bereit, Ihren Arbeitsstil an den spezifischen Plan, das Budget und die allgemeinen Anforderungen Ihres Kunden anzupassen.

 

5. Verstehen Sie Ihre Rolle und Ihre Verantwortung

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Kunde Ihre Fähigkeiten und Möglichkeiten kennt, stellen Sie klar, was Sie tun können und was nicht, so dass keine falschen Erwartungen oder Missverständnisse entstehen. Letzten Endes ist Ihr EU/EWR-Kunde für seine Registrierung selbst verantwortlich.

Wenn Sie Alleinvertreter eines Unternehmens aus einem Nicht-EU-Land sind, sorgen Sie dafür, dass Ihr Kunde weiß, was eine Ausfuhr in ein EU/EWR-Land nach REACH bedeutet, und dass er in der Lage ist, Ihnen zu helfen, Ihre Pflichten nach Artikel 8 der Verordnung zu erfüllen.

Wenn Sie ein Dritter als Vertreter eines Unternehmens sind, das seine Interessen an einem speziellen Stoff durch Teilnahme im Forum zum Austausch von Stoffinformationen (SIEF) oder einem Konsortium offenlegen möchte, stellen Sie sicher, dass Sie klare Anweisungen von Ihrem Kunden für jede Situation, in der Sie ihn vertreten, haben.

Wenn Ihr Kunde dauerhaft seinen Teil der Vereinbarung nicht erfüllt, bedenken Sie die Möglichkeit, den Vertrag zu kündigen.

 

6. Nutzen Sie IUCLID Cloud zum Austausch von Informationen

Erstellen Sie das Registrierungsdossier Ihres Kunden mit IUCLID Cloud für KMU. So können Sie die Transparenz des Registrierungsverfahrens erhöhen und einfacher mit Ihrem Kunden an den Registrierungsdaten arbeiten.

Mit IUCLID Cloud Trial können Sie Schulungen für die Nutzung von IUCLID organisieren.

 

7. Achten Sie auf Ihren Ruf

Achten Sie auf Ihren Ruf, denn er ist schwer wiederherzustellen, wenn er einmal beschädigt ist. Erfüllen Sie Ihre Sorgfaltspflichten hinsichtlich Ihrer Rechenschaftspflicht, Verantwortlichkeit und Integrität.

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