Auf die Beteiligung an einem bestehenden SIEF vorbereiten

Wenn Ihr Stoff bereits registriert wurde, ist schon ein Forum zum Austausch von Stoffinformationen (substance information exchange forum, SIEF) eingerichtet worden. Das SIEF ist eine spezielle Plattform für die Zusammenarbeit im Hinblick auf eine REACH-Registrierung, die von den Mitregistranten organisiert und in der Regel durch eine Vereinbarung formalisiert wird.

Um dem SIEF beizutreten, müssen Sie Ihre Mitregistranten kontaktieren.

Im SIEF tauschen Sie die Daten, die Ihnen zu Ihrem Stoff vorliegen, mit Ihren Mitregistranten aus, Sie teilen sich die Kosten für diese Daten (siehe Phase 3: Abstimmung mit Mitregistranten) und Sie bereiten die gemeinsame Registrierung vor (siehe Phasen 4, 5 und 6). Zunächst müssen Sie aber bestätigen, dass Ihr Stoff innerhalb der Grenzen des Stoffidentitätsprofils (SIP) liegt, das im SIEF vereinbart wurde.

Im Folgenden ist dargestellt, wie Sie den Beitritt zu einem bestehenden SIEF vorbereiten.

 

1. Suchen Sie das SIEF oder den federführenden Registranten

Die Mitglieder eines SIEF legen ihre eigene Organisation, einschließlich Kommunikationsmethoden, fest, sodass manche SIEF leichter zu finden sind als andere. In manchen Fällen kann es einfacher für Sie sein, den federführenden Registranten für Ihren Stoff zu finden. Der federführende Registrant ist zwar nicht unbedingt derjenige, der sich um neue Mitglieder kümmert, er kann Sie jedoch informieren, wie Sie mit dem SIEF in Kontakt treten können.

Zum Auffinden eines SIEF oder eines federführenden Registranten gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Für alle Ihre vorregistrierten Stoffe können Sie die Kontaktdaten des federführenden Registranten in REACH-IT finden (siehe Punkt 3 für weitere Informationen).
  • Auf der Website der ECHA steht eine Liste der Stoffe mit einem aktiven federführenden Registranten zur Verfügung. Diese Liste wird aus REACH-IT extrahiert. Die federführenden Registranten sind aufgeführt, wenn sie der Veröffentlichung ihrer Namen zugestimmt haben.
  • Prüfen Sie Ihren E-Mail-Posteingang: Möglicherweise haben Sie bereits eine E-Mail mit Kontaktinformationen zum SIEF oder zum federführenden Registranten erhalten.
  • In REACH-IT prüfen Sie die „Information from the lead registrant“ (Informationen vom federführenden Registranten) auf der SIEF-Vorläuferseite. Unter Punkt 4 ist dies näher erläutert.
2. Melden Sie sich bei REACH-IT an

REACH-IT ist ein IT-Werkzeug, das Sie verwenden müssen, um Informationen an die ECHA zu übermitteln, einschließlich Vorregistrierungen und Registrierungen.

Sie können auf REACH-IT von der Homepage der ECHA aus zugreifen. Melden Sie sich mit Ihrer Benutzer-ID und Ihrem Kennwort an. Wenn Sie noch kein Benutzer sind, können Sie sich neu registrieren.

3. Finden Sie die gemeinsame Einreichung in REACH-IT

Klicken Sie in REACH-IT auf „Menu > Joint submissions > Search and view“ (Menü > Gemeinsame Einreichungen > Suchen und anzeigen), um mithilfe Ihrer Stoffidentifikatoren (z. B. EG-Nummer) die gemeinsame Einreichung zu finden. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Show other joint submissions?“ (Andere gemeinsame Einreichungen anzeigen?). - Anderenfalls sind die Suchergebnisse auf jene gemeinsamen Einreichungen beschränkt, bei denen Sie bereits ein Mitglied sind.

In den Suchergebnissen werden Ihnen die Kontaktdaten des federführenden Registranten angezeigt, wenn Sie den Stoff vorregistriert haben. Das Stoffidentitätsprofil (SIP) des registrierten Stoffes wird ebenfalls angezeigt, sofern das Dossier des federführenden Registranten nach dem 21. Juni 2016 eingereicht bzw. aktualisiert wurde.

4. Rufen Sie die SIEF-Vorläuferseite auf

In REACH-IT gibt es eine SIEF-Vorläuferseite für jeden Ihrer vorregistrierten Stoffe.

Zur SIEF-Vorläuferseite gelangen Sie über die Option „Pre-registrations and pre-SIEFs“ (Vorregistrierungen und SIEF-Vorläufer) im REACH-IT-Menü. Die SIEF-Vorläuferseite enthält die Kontaktdaten der anderen Unternehmen, die Ihren Stoff vorregistriert haben, und bietet Raum für Informationen des federführenden Registranten an die Mitregistranten.

Suchen Sie hier nach Informationen, wie Sie dem SIEF beitreten können.

5. Überprüfen Sie Ihre Kontaktdaten in Ihrer Vorregistrierung

Wenn Sie noch nicht bereit sind, das SIEF zu kontaktieren, aber Informationen zum Fortgang der Registrierung erhalten möchten, ist es wichtig, dass Ihre Kontaktdaten im SIEF-Vorläufer aktuell sind. Ihre Kontaktdaten im SIEF-Vorläufer stammen aus Ihrer Vorregistrierung.

Sie können Ihre Vorregistrierungen in REACH-IT über „Menu > Search > Pre-registrations and pre-SIEFs“ (Menü > Suche > Vorregistrierungen und SIEF-Vorläufer) ausfindig machen.

Jede Vorregistrierung umfasst auch die Kontaktdaten. Dabei handelt es sich in der Regel um die Kontaktdaten einer Person in Ihrem Unternehmen oder die eines Dritten als Vertreter (Third Party Representative, TPR). Diese Kontaktdaten (Name und E-Mail-Adresse) sind für alle zugänglich, die den Stoff vorregistriert haben.

Entscheiden Sie, ob Sie die aktuellen Kontaktdaten in Ihrer Vorregistrierung beibehalten möchten, oder ändern Sie sie. Überprüfen Sie für alle Stoffe, die Sie registrieren möchten, ob die Kontaktdaten aktuell sind.

Denken Sie daran, dass Ihre Vorregistrierungen nicht nur der Ausgangspunkt für Kontakte zu Ihren Mitregistranten sind, sie geben Ihnen auch das Recht, bis zum Ende der Registrierungsfrist ohne Registrierung auf dem europäischen Markt tätig zu sein.

Überprüfen Sie, ob Sie für alle Stoffe, die Sie registrieren möchten, eine Vorregistrierung haben. Wenn Ihnen eine Vorregistrierung fehlt, finden Sie Hinweise zu den nötigen Schritten in den Fragen und Antworten weiter unten.

6. Kontaktieren Sie das SIEF oder den federführenden Registranten und antworten Sie auf deren Mitteilungen

E-Mails sind in der Regel der einfachste Weg, das SIEF oder den federführenden Registranten zu kontaktieren. Über REACH-IT können diese nicht erreicht werden.

Warten Sie nicht bis zur letzten Minute mit der Herstellung des Kontakts. Seien Sie proaktiv!

Antworten Sie, wenn Sie vom SIEF oder vom federführenden Registranten bezüglich Ihrer Registrierungspläne kontaktiert werden. Dies erleichtert Ihnen den Beitritt zum SIEF.

7. Stellen Sie mit Ihren Mitregistranten die Gleichheit Ihres Stoffes fest

Nachdem Sie in Kontakt mit dem SIEF getreten sind, müssen Sie die Stoffgleichheit feststellen.

Zur Feststellung der Stoffgleichheit müssen Sie den Namen Ihres Stoffes gemäß den Angaben im Dokument Leitlinien zur Identifizierung und Bezeichnung von Stoffen gemäß REACH und CLP ermittelt haben (siehe auch Phase 1: Analyse Ihres Portfolios). Wenn der Stoffname derselbe ist wie bei Ihren Mitregistranten, werden die Stoffe als identisch betrachtet. In diesem Fall müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Stoff innerhalb der Grenzen des Stoffidentitätsprofils (SIP) liegt, das vom SIEF vereinbart wurde. Wenn die Beschreibung des SIP in der gemeinsamen Einreichung in REACH-IT nicht vorliegt (siehe Punkt 3), wird sie vom SIEF bereitgestellt.

Wenn Ihr Stoff nicht innerhalb der Grenzen des SIP liegt, müssen Sie und die anderen Teilnehmer des SIEF entweder vereinbaren, den Anwendungsbereich des SIP zu erweitern oder sich darauf einigen, dass Ihr Stoff nicht in den Anwendungsbereich fällt. Leitlinien zum SIP sind Anhang III der Leitlinien zur Identifizierung und Bezeichnung von Stoffen gemäß REACH und CLP zu entnehmen:

Haben Sie Bedenken, im Zusammenhang mit der Diskussion der Stoffgleichheit vertrauliche Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse (confidential business information, CBI) preiszugeben, lesen Sie die Fragen und Antworten weiter unten.

Wenn Sie sich einig sind, dass Ihre Stoffe identisch sind, können Sie dem SIEF beitreten und mit dem Datenaustausch und der Kostenaufteilung beginnen, um sich an der gemeinsamen Registrierung zu beteiligen.

8. Machen Sie sich mit den Rollen und Tätigkeiten in einem SIEF vertraut

Es gibt zwei formell getrennte Rollen im SIEF: federführender Registrant und Mitregistrant. Sie sind ein Mitregistrant.

Der federführende Registrant hat bereits die gemeinsame Registrierung eingereicht. Der federführende Registrant teilt Ihnen die Nummer Ihres Sicherheits-Tokens mit, damit Sie sich in REACH-IT an der gemeinsamen Registrierung beteiligen können.

Im Rahmen der Vorbereitung der gemeinsamen Registrierung haben die früher beigetretenen Mitregistranten bereits den federführenden Registranten gewählt und sich auf ihre Arbeitsweise geeinigt. Dies wird in der Regel durch eine Vereinbarung dokumentiert; Sie werden beim Beitritt zum SIEF gebeten, dieser Vereinbarung zuzustimmen (siehe Phase 3: Abstimmung mit Mitregistranten).

Die Vereinbarung sollte die verschiedenen Tätigkeiten beschreiben, die SIEF-Mitglieder bei einer Registrierung übernehmen müssen (siehe Phasen 3, 4, 5 und 6), und die Registrierung auf dem aktuellen Stand halten (siehe Phase 7). Diese Tätigkeiten umfassen die folgenden technischen, inhaltsbezogenen und Verwaltungsaufgaben:

  • SIEF-Verwaltung: Einrichtung von Kontaktstellen für die Kommunikation innerhalb und außerhalb des SIEF, Organisation der Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung sowie Entwicklung von Erstattungssystemen und Buchhaltung.
  • Vorbereitung des Inhalts des Dossiers: Sammeln vorliegender Daten; Erhebung neuer Daten; Diskussion der Datenqualität; Abstimmung, welche Daten gemeinsam eingereicht werden sollen; Aufteilung der Kosten für den Datenaustausch; Durchführung chemischer Sicherheitsanalysen sowie Ermittlung der Einstufung und Vorbereitung des Stoffsicherheitsberichts.
  • Vorbereitung und Einreichung des IUCLID-Dossiers: Erstellen des gemeinsamen Registrierungsdossiers in IUCLID, Einreichen des Dossiers bei der ECHA sowie Empfang der Rechnung und Verfolgen der Nachrichten in REACH-IT.