Auf die Bildung eines neuen SIEF vorbereiten

Für jeden Stoff, den Sie vorregistriert haben, wurde unter REACH-IT eine SIEF-Vorläuferseite eingerichtet. Auf der SIEF-Vorläuferseite finden Sie die Kontaktdaten der anderen Unternehmen, die eine Vorregistrierung mit demselben Stoffidentifikator (z. B. EG-Nummer) vorgenommen haben.

Sie müssen diese anderen Unternehmen kontaktieren, um zu erfahren, wer den betreffenden Stoff registrieren wird und ob Ihre Stoffe identisch sind.

Sobald Sie die Stoffgleichheit festgestellt haben, richten Sie ein Forum zum Austausch von Stoffinformationen (substance information exchange forum, SIEF) ein. Dies ist eine spezielle Plattform für die Zusammenarbeit im Hinblick auf eine REACH-Registrierung, die von den Mitregistranten organisiert und in der Regel durch eine Vereinbarung formalisiert wird.

Im SIEF tauschen Sie die Daten, die Ihnen zu Ihrem Stoff vorliegen, mit Ihren Mitregistranten aus, Sie teilen die Kosten und Sie bereiten die gemeinsame Registrierung vor.

Im Folgenden sind die Schritte von der Vorregistrierung bis zur Vorbereitung der Bildung eines neuen SIEF erläutert.

 

1. Melden Sie sich bei REACH-IT an

REACH-IT ist das IT-Werkzeug, das Sie verwenden müssen, um Informationen an die ECHA zu übermitteln, einschließlich Vorregistrierungen und Registrierungen.

Sie können auf REACH-IT von der Homepage der ECHA aus zugreifen. Melden Sie sich mit Ihrer Benutzer-ID und Ihrem Kennwort an. Wenn Sie noch kein Benutzer sind, können Sie sich neu registrieren.

2. Suchen und überprüfen Sie Ihre Vorregistrierungen

Sie können Ihre Vorregistrierungen in REACH-IT über „Menu > Search > Pre-registrations and pre-SIEFs“ (Menü > Suche > Vorregistrierungen und SIEF-Vorläufer) ausfindig machen. 

Überprüfen Sie, ob Sie für alle Stoffe, die Sie registrieren möchten, eine Vorregistrierung durchgeführt haben. Wenn Ihnen eine Vorregistrierung fehlt, finden Sie Hinweise zu den nötigen Schritten in den Fragen und Antworten weiter unten.

Denken Sie daran, dass Ihre Vorregistrierungen nicht nur Ihr Ausgangspunkt für Kontakte zu Ihren Mitregistranten sind, sie geben Ihnen auch das Recht, bis zum Ende der Registrierungsfrist ohne Registrierung auf dem europäischen Markt tätig zu sein.

3. Überprüfen Sie Ihre Kontaktdaten in Ihrer Vorregistrierung

Da Sie eine gemeinsame Registrierung durchführen müssen, ist es wichtig, dass Ihre Kontaktdaten aktuell sind, damit Ihre Mitregistranten Sie erreichen können.

Jede Vorregistrierung umfasst auch die Kontaktdaten. Dabei handelt es sich in der Regel um Kontaktdaten einer Person in Ihrem Unternehmen oder die eines Dritten als Vertreter (Third Party Representative, TPR). Diese Kontaktdaten (Name und E-Mail-Adresse) sind für alle, die den Stoff vorregistriert haben, auf der SIEF-Vorläuferseite von REACH-IT zugänglich.

Entscheiden Sie, ob Sie die aktuellen Kontaktdaten in Ihrer Vorregistrierung beibehalten möchten, oder ändern Sie sie. Überprüfen Sie für alle Stoffe, die Sie registrieren möchten, ob die Kontaktdaten aktuell sind.

4. Greifen Sie auf die Kontaktdaten Ihrer Mitregistranten auf der SIEF-Vorläuferseite zu

Sie können auf Kontaktdaten anderer Unternehmen, die Ihren Stoff vorregistriert haben, über REACH-IT zugreifen. Gehen Sie zu „Menu > Search > Pre-registrations and pre-SIEFs“ (Menü > Suche > Vorregistrierungen und SIEF-Vorläufer) im REACH-IT-Menü. Sie können auch die vollständige Liste herunterladen.

Sie müssen Ihre Mitregistranten außerhalb von REACH-IT per E-Mail kontaktieren. Nicht alle auf der SIEF-Vorläuferseite aufgelisteten Unternehmen werden den betreffenden Stoff registrieren (beispielsweise wegen Änderung des Portfolios oder der Unternehmensstrategie), und die Antwortrate wird unter Umständen niedrig sein.

5. Beginnen Sie aktiv die Zusammenarbeit

Sie müssen aktiv werden, um Ihren Stoff zu registrieren. Hierzu gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Aktivieren Sie Ihre Mitregistranten
    Wenn der Stoff für Ihr Unternehmen wichtig ist, ergreifen Sie die Initiative und beginnen Sie die Diskussionen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass der Stoff fristgerecht registriert wird. 

    Sie können Ihre Bereitschaft, die Bildung des SIEF einzuleiten, durch Anklicken der Schaltfläche „Become Facilitator“ (Vermittler werden) in REACH-IT anzeigen.

    Als Vermittler können Sie auf der SIEF-Vorläuferseite angeben, auf welche Weise Sie die Diskussionen beginnen möchten. Höchstwahrscheinlich werden Sie einige Treffen oder Webkonferenzen organisieren müssen.
  • Antworten Sie Ihren Mitregistranten Wenn Sie nicht die Initiative übernehmen, dann antworten Sie, wenn Sie vom SIEF Formation Facilitator (Vermittler der SIEF-Bildung, SFF) oder einem Mitregistranten kontaktiert werden, auch wenn Sie noch nicht entschieden haben, ob Sie den betreffenden Stoff registrieren möchten oder nicht.
  • Behalten Sie Ihre Stoffe im Auge
    Es ist möglich, dass bei manchen Stoffen keiner der Mitregistranten die Zusammenarbeit einleitet. In diesem Fall sollten Sie die Mitregistranten selbst kontaktieren, um zu erfahren, ob Sie der Einzige sind, der diesen Stoff registrieren wird. Wenn ja, müssen Sie genügend Zeit einplanen, um die Registrierung allein vorzubereiten.
6. Stellen Sie mit Ihren Mitregistranten die Gleichheit Ihres Stoffes fest

Zur Feststellung der Stoffgleichheit müssen alle Mitregistranten den Namen ihres Stoffes gemäß den Angaben im Dokument Leitlinien zur Identifizierung und Bezeichnung von Stoffen gemäß REACH und CLP ermittelt haben (siehe auch Phase 1: Analyse Ihres Portfolios).

Wenn der Stoffname derselbe ist, werden die Stoffe als identisch betrachtet.

Haben Sie Bedenken, im Zusammenhang mit der Diskussion der Stoffgleichheit Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse (confidential business information, CBI) preiszugeben, lesen Sie die Fragen und Antworten weiter unten.

Sobald Sie sich einig sind, dass Ihre Stoffe identisch sind, wird ein SIEF eingerichtet. Nun können Sie mit der Zusammenarbeit beginnen, Daten austauschen und die gemeinsame Registrierung durchführen (siehe Phase 3: Abstimmung mit Mitregistranten).

Teilnehmer am SIEF müssen kollektiv die Grundsätze der Leitlinien zur Identifizierung und Bezeichnung von Stoffen gemäß REACH und CLP anwenden, um die Grenzen des Stoffes entsprechend den Daten zu definieren, die sie gemeinsam einreichen werden. Dies wird als Stoffidentitätsprofil (SIP) bezeichnet und muss im Registrierungsdossier des federführenden Registranten angegeben werden. Leitlinien zum SIP sind Anhang III der Leitlinien zur Identifizierung und Bezeichnung von Stoffen gemäß REACH und CLP zu entnehmen.

7. Machen Sie sich mit den Rollen und Tätigkeiten in einem SIEF vertraut

Es gibt zwei formell getrennte Rollen im SIEF: federführender Registrant und gegebenenfalls Mitregistrant. Jedoch sind alle Mitregistranten verantwortlich für den Zeitplan und den Fortschritt der Arbeiten sowie den Inhalt der gemeinsamen und ihrer eigenen Teile der Registrierung.

Das SIEF wählt den federführenden Registranten.  Zunächst muss der federführende Registrant über REACH-IT die gemeinsame Registrierung einreichen, bevor die Mitglieder ihre eigenen Registrierungen einreichen können. Der federführende Registrant muss außerdem die Nummern der Sicherheits-Token an die Mitglieder verteilen, sodass sie sich der gemeinsamen Registrierung anschließen können (siehe Phase 6: Einreichung Ihres Registrierungsdossiers).

Was alle anderen Aufgaben betrifft, müssen Sie gemeinsam mit Ihren Mitregistranten entscheiden, auf welche Weise Sie zusammenarbeiten möchten. In der Praxis bedeutet dies, dass festgelegt werden muss, wer welche Aufgabe übernimmt und ob bestimmte Aufgaben ausgelagert werden. Die Übereinkunft wird in der Regel dokumentiert, beispielsweise in einer SIEF- oder Konsortiumsvereinbarung.

Die Vereinbarung sollte die verschiedenen Tätigkeiten beschreiben, die SIEF-Mitglieder bei einer Registrierung übernehmen müssen (siehe Phasen 3, 4, 5 und 6), und die Registrierung auf dem aktuellen Stand halten (siehe Phase 7). Diese Tätigkeiten umfassen beispielsweise die folgenden technischen, inhaltsbezogenen und Verwaltungsaufgaben.

  • SIEF-Verwaltung: Einrichtung von Kontaktstellen für die Kommunikation innerhalb und außerhalb des SIEF, Organisation der Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung, Entwicklung von Erstattungssystemen und Buchhaltung.
  • Vorbereitung des Inhalts des Dossiers: Sammeln vorliegender Daten; Erhebung neuer Daten; Diskussion der Datenqualität; Abstimmung, welche Daten gemeinsam eingereicht werden sollen; Aufteilung der Kosten für den Datenaustausch; Durchführung chemischer Sicherheitsanalysen; Ermittlung der Einstufung und Vorbereitung des Stoffsicherheitsberichts.
  • Vorbereitung und Einreichung des IUCLID-Dossiers: Erstellen des gemeinsamen Registrierungsdossiers in IUCLID, Einreichen des Dossiers bei der ECHA sowie Verfolgen der Rechnung und der Nachrichten in REACH-IT.