Samarbejde om REACH-registrering — bedste praksis for SMV'er og konsulenter

Tipbillede

Eksterne tjenesteydere eller konsulenter kan være afgørende for, at SMV'er kan opfylde deres lovmæssige forpligtelser. Udarbejdelse af en REACH-registrering kræver tid, arbejde og ekspertise — ressourcer, som mindre virksomheder ikke nødvendigvis har til rådighed ved siden af deres normale drift. Hyret hjælp kan være en investering, der betaler sig. Nedenstående tip er tiltænkt SMV'er såvel som konsulenter for at hjælpe dem med at samarbejde om en vellykket registrering i henhold til REACH.

Tip til SMV’er

 

1. Definer, hvorfor du har brug for en konsulent

Vil du have rådgivning om registreringsprocessen, eller vil du have nogen til at gøre selve arbejdet for dig? Eller har du brug for hjælp til visse dele af arbejdet, f.eks. opstilling af en teststrategi eller udarbejdelse af et IUCLID-dossier? Har du brug for en konsulent til at oplære dine medarbejdere?

Sørg for at have klart definerede mål for den eksterne tjenesteydelse, du vil købe.

 

2. Lær det grundlæggende

Ligesom enhver anden forordning har REACH sit eget sprog og sin egen terminologi. Det er værd at investere i at få indsigt i det grundlæggende, så du kan kommunikere effektivt med tjenesteudbyderne.

ECHA's støtte til REACH-registrering er udviklet med mindre erfarne virksomheder for øje — jo mere kyndig du er, desto færre misforståelser bliver der. Kast også et blik i vores "Practical guide for SME managers and REACH coordinators" (praktisk vejledning for SMV-ledere og REACH-koordinatorer), før du begynder.

 

3. Vær parat med de grundlæggende oplysninger

For at konsulenten skal kunne vurdere, hvordan han bedst kan hjælpe dig og til hvilken pris, skal du give ham grundlæggende oplysninger om:

  • de stoffer, der skal registreres (navn, CAS-nummer, EF-nummer)
  • de årlige fremstillede eller importerede mængder (som er relevante for dataomkostningerne og registreringsgebyret)
  • din rolle i henhold til REACH (producent, importør eller formulator)
  • din virksomheds størrelse, med dokumentation
  • stoffets identitet (nødvendig for at fastslå, om der allerede findes en ledende registrant)
  • fremstillingsprocessen, hvis dit stof er et UVCB-stof
  • om der er eksisterende analytiske, fysisk-kemiske, toksikologiske og økotoksikologiske data til rådighed eller adgang til disse data
  • hvordan stofferne anvendes af dine kunder
Er konsulenten din enerepræsentant, skal du give ham de oplysninger, han har brug for til at kunne opfylde sine pligter som enerepræsentant (artikel 8 i REACH).


Hvis du er en virksomhed uden for EU, og konsulenten er din enerepræsentant, skal du sørge for klart at have aftalt samarbejdsvilkårene, herunder et eventuelt skift af enerepræsentanten.

 

4. Vælg den mest hensigtsmæssige tjenesteudbyder

De grundlæggende oplysninger, du giver tjenesteudbyderne, sætter dem i stand til at give nogle tilbud, som du derefter kan sammenholde for at finde den bedste aftale. Du kan også bede om referencer og baggrundsinformation for konsulenterne for at sikre dig, at de har erfaring i og viden om, hvordan lovgivningen fungerer.

Konsulenter, der er medlem af forskellige sammenslutninger, bliver meget ofte vurderet kritisk af deres sammenslutning. Nogle har certifikater eller uddannelsesbeviser i henhold til etablerede kvalitetsstandarder.

Sørg også for, at konsulenten har de nødvendige ressourcer til at gennemføre arbejdet for dig inden for den aftalte tidsramme.

Se nærmere i vores "Checklist to hire a good consultant" (tjekliste for ansættelse af en god konsulent).

Det kræver tid og penge at udarbejde og vedligeholde et godt registreringsdossier. Du får ikke tjenesteydelser af god kvalitet til meget lave priser under stramme frister.

 

5. Begynd tidligt, nå det til tiden

Sørg for at påbegynde registreringsprocessen og ansætte hjælp tidligt, så der er tilstrækkelig tid til at opbygge et konstruktivt og solidt samarbejde og komme igennem alle de nødvendige trin i en vellykket registrering.

For at sikre, at den aftalte tidsplan holder, skal du besvare konsulentens henvendelser og give ham det aftalte materiale til den aftalte tid. Forsinkelser fra din side vil medføre forsinkelser fra konsulentens side og i sidste ende måske påvirke resultatet af din stofregistrering.

 

6. Benyt IUCLID Cloud til at dele oplysninger

Bed konsulenten anvende IUCLID Cloud for SMV'er til at udarbejde dine registreringer.

Derved opnår du at kunne samarbejde på en fuldstændig gennemsigtig måde, da du nemt kan give din konsulent adgang til din konto, og I begge kan arbejde online på de samme registreringsdata når som helst og hvor som helst.

Desuden får du dine data sikkert gemt hos ECHA. Automatiske opdateringer sikrer, at du altid kan arbejde med den nyeste version af IUCLID, med fuld styring af backup og adgang til tjenesten døgnet rundt alle ugens dage.

Grænsefladen til IUCLID Cloud er enklere end den fulde desktopversion, da den er udformet specielt til brug for SMV'er.

Hvis du ikke vil dele dine IUCLID-data med konsulenten, eller hvis I aftaler, at dossieret skal udarbejdes et andet sted, skal du sørge for, at det endelige datasæt og dossieret bliver udleveret til dig, når arbejdet er færdigt. Det er nyttigt at gemme disse ting på din IUCLID Cloud-konto, til når du skal ajourføre dit registreringsdossier.

 

7. Overhold dine forpligtelser efter registrering

Du skal holde dine data ajour og besvare eventuelle anmodninger om yderligere oplysninger fra ECHA, f.eks. under evalueringsprocessen.

Sørg for, at konsulentkontrakten dækker arbejdet efter registreringen, herunder din adgang til IUCLID-dataene. Det er vigtigt, at du opbevarer kopier af det fuldstændige datasæt og dossier på din IUCLID Cloud-konto, også efter at de er indsendt, så du kan fortsætte med at administrere dine IUCLID-data på et senere tidspunkt.

Husk også at holde dine kontaktoplysninger ajour i REACH-IT, kontrollere din REACH-IT-konto for eventuelle meddelelser fra ECHA, og underrette din konsulent om dem. Du kan også aftale at tilføje konsulentens e-mailadresse i REACH-IT, så er han selv modtager meddelelserne direkte.

Tip til konsulenter

 

1. Være gennemsigtig

Gør det klart, hvad du tilbyder, og til hvilken pris. Dit tilbud skal på gennemsigtig og detaljeret vis angive tjenesterne, prisen, betalingsplanen, hvordan kontrakten annulleres, aftaler om brug af kundens budget, muligheder for fravigelser, og rettigheder, der tilfalder kundevirksomheden.

Opret et system til gennemsigtig overvågning af projektets fremgang.

Tilbyd et gratis første screeningsmøde.

 

2. Vær eksperten

Sørg for at have indblik i de forskellige REACH-processer og være ajour med de seneste oplysninger. Følg med i ECHA's nyheder, så du ikke går glip af vigtige meddelelser eller ajourføringer.

Det er særlig vigtigt at være fuldt fortrolig med kravene til forsøg, og med hvordan data- og omkostningsdeling fungerer, da utilstrækkelig viden på disse områder kan betyde ekstraomkostninger for kunden.

Da kunden ikke nødvendigvis er REACH-ekspert, må du være forberedt på at tage dig tid til at forklare registreringskravene i et almindeligt sprog.

 

3. Vær den, der løser problemerne

REACH giver flere løsninger på et givet problem. Du skal kunne analysere din kundes situation bredt og foreslå løsninger, der er relevante for ham.

Det er godt at have for øje, at ingen ved alt. Du kan få brug for yderligere hjælp og uddelegere visse opgaver til en anden tjenesteudbyder. Men dette skal der så tages højde for i tidsplanen.

 

4. Opstil en plan, kommuniker og lyt

Opstil en klar plan for projektet og dets budget for at sikre, at din kunde opfylder sine forpligtelser rettidigt og kan fortsætte sin virksomhed på lovlig vis. Demonstrer over for kunden, at du har de nødvendige ressourcer til at udføre jobbet.

Sørg for gode kommunikationskanaler begge veje, vær åben, og husk at lytte. Har du mange medarbejdere, så udnævn én enkelt kontaktperson for kunden.

Vær parat til at finde ud af, hvordan du tilpasser din arbejdsstil til hver kundes særlige tidsplan, budget og overordnede behov.

 

5. Kend din rolle og dit ansvar

Sørg for, at din kunde kender dine evner og kompetencer, og gør klart, hvad du kan og ikke kan gøre, så der ikke opstår falske forventninger eller misforståelser. I sidste instans er det din EU-/EØS-kunde, der har ansvaret for registreringen.

Er du enerepræsentant for en virksomhed uden for EU, skal du sikre dig, at din kunde ved, hvad eksport til EU/EØS indebærer i henhold til REACH, og at han kan hjælpe dig med at opfylde dine pligter som beskrevet i forordningens artikel 8.

Er du tredjepartsrepræsentant for en virksomhed, der ikke ønsker at afsløre sin interesse for et bestemt stof ved at deltage i forummet for informationsudveksling om stoffer (SIEF'et) eller i et konsortium, skal du sørge for at få klare instruktioner fra kunden for hver situation, du repræsenterer ham i.

Hvis kunden vedblivende ikke holder sin del af aftalen, må du overveje muligheden for at annullere kontrakten.

 

6. Benyt IUCLID Cloud til at dele oplysninger

Benyt IUCLID Cloud for SMV'er til at udarbejde kundens registreringsdossier. Sådan kan du gøre registreringsprocessen mere gennemsigtig og samarbejde gnidningsfrit med kunderne om registreringsdataene.

Med IUCLID Cloud Trial kan du arrangere oplæring i brugen af​IUCLID.

 

7. Oprethold dit ry

Beskyt dit offentlige omdømme, da det ikke let lader sig reparere hvis det lider skade. Opfyld dine forpligtelser til at udvise omhu med den højeste grad af ansvarlighed, samvittighedsfuldhed og integritet.

This web page was developed in cooperation with two consultancies.

Categories Display

Mærket som:

(klik på mærket for at søge efter relevant indhold)