Om at forberede sig på at deltage i et eksisterende SIEF

Hvis dit stof allerede er registreret, findes der allerede et forum for informationsudveksling om stoffer (SIEF). SIEF'et er et samarbejde specielt om REACH-registrering, der tilrettelægges af medregistranterne, sædvanligvis formaliseret som en aftale.

Du skal kontakte dine medregistranter om, at du vil slutte dig til SIEF'et.

I SIEF'et deler du de data, du har om dit stof, med dine medregistranter, og deler omkostningerne for de pågældende data (se fase 3: Organiser dig sammen med dine medregistranter), og udarbejder den fælles registrering (se fase 4, 5 og 6). Men først skal du bekræfte, at dit stof ligger inden for grænserne af den stofidentitetsprofil (SIP), som SIEF'et er enedes om.

Nedenfor forklares det trinvis, hvordan du tilslutter dig et eksisterende SIEF.

 

1. Find SIEF'et eller den ledende registrant.

Deltagerne i et SIEF etablerer selv deres organisations- og kommunikationsmetoder, så nogle SIEF'er er lettere at finde end andre. Undertiden er det lettere for dig at finde den ledende registrant for dit stof. Selv om ledende registranter ikke nødvendigvis er dem, der tager sig af nyankomne, vil de kunne oplyse dig om, hvordan du kommer i kontakt med SIEF'et.

Der er flere muligheder, som du kan kombinere for at finde SIEF'et eller den ledende registrant:

  • For alle dine præregistrerede stoffer kan du finde kontaktoplysningerne på den ledende registrant i REACH-IT (se punkt 3 for yderligere detaljer).
  • På ECHA's websted er der en liste over stoffer med en aktiv ledende registrant. Denne liste er uddraget fra REACH-IT. De ledende registranter er anført på listen, hvis de har samtykket i, at deres navne offentliggøres.
  • Se efter i din e-mail: Du kan allerede have modtaget en e-mail med kontaktoplysninger for SIEF'et eller den ledende registrant.
  • Se efter i REACH-IT under "information from the lead registrant" (oplysninger fra den ledende registrant) på præ-SIEF-siden. Dette er nærmere forklaret i punkt 4.
2. Log ind på REACH-IT

REACH-IT er det IT-værktøj, du skal bruge til at indsende oplysninger til ECHA, herunder præregistreringer og registreringer.

Du kan få adgang til REACH-IT fra ECHA's websted. Du logger ind med dit brugernavn og password. Hvis du ikke er bruger, kan du tilmelde dig.

3. Opret den fælles indsendelse i REACH-IT

I REACH-IT skal du klikke på "Menu > Joint submissions > Search and view’" (menu – fælles indsendelser – søg og vis) for at finde den fælles indsendelse ved hjælp af dine stofidentifikatorer (f.eks. EF nummer). Afkryds rubrikken "Show other joint submissions?" (vise andre fælles indsendelser?) – ellers vil søgeresultaterne blive begrænset til de fælles indsendelser, du allerede er medlem af.

Hvis du har præregistreret stoffet, vises kontaktoplysninger på den ledende registrant i søgeresultaterne. Desuden vises identitetsprofilen (SIP) på det registrerede stof, hvis den ledende registrants dossier er indsendt eller ajourført efter 21. juni 2016.

4. Gå ind på siden "pre-SIEF"

REACH-IT indeholder en præ-SIEF-side for hvert stof, du har præregistreret.

Du får adgang til præ-SIEF'et ved at vælge "Pre-registrations and pre-SIEFs" (præregistreringer og præ-SIEF'er) i menuen i REACH-IT. Præ-SIEF'et indeholder kontaktoplysninger om de andre virksomheder, der har præregistreret dit stof, og desuden et felt, hvor den ledende registrant kan lægge oplysninger til medregistranterne.

Se efter i dette felt, om der er oplysninger om, hvordan du kan slutte dig til SIEF'et.

5. Kontrollér dine kontaktoplysninger i din præregistrering

Hvis du endnu ikke er klar til at kontakte SIEF'et, men vil vide, hvad der foregår, er det vigtigt, at dine kontaktoplysninger i præ-SIEF'et er ajour. Dine kontaktoplysninger i præ-SIEF'et kommer fra din præregistrering.

Du kan finde dine præregistreringer i REACH-IT ved hjælp af "Menu > Search > Pre-registrations and pre-SIEFs" (menu – søg – præregistreringer og præ-SIEF'er).

I hver præregistrering er der kontaktoplysninger, normalt på en person i din virksomhed eller på en tredjepartsrepræsentant (TPR). Kontaktoplysningerne (navn og e-mail) er tilgængelige for alle, der har præregistreret stoffet.

Find ud af, om du vil beholde de nuværende kontaktoplysninger eller ændre dem, og kontrollér, at kontaktoplysningerne er ajour for hvert stof, du vil registrere.

Husk, at dine præregistreringer ikke kun er udgangspunktet for at komme i kontakt med dine medregistranter, men også giver dig ret til at være på markedet i Europa uden registrering indtil din registreringsfrist.

Kontrollér, at du har en præregistrering for hvert stof, du skal registrere. Hvis du har sprunget en præregistrering over, kan du se, hvad du skal gøre, i spørgsmål og svar nedenfor.

6. Kontakt SIEF'et eller den ledende registrant, og besvar meddelelser fra dem

E-mail er normalt den letteste måde at kontakte SIEF'et eller den ledende registrant på. Du kan ikke kontakte dem gennem REACH-IT.

Vent ikke til sidste øjeblik med at oprette kontakt. Vær i god tid!

Svar, når du bliver kontaktet af SIEF'et eller den ledende registrant om dine registreringsplaner. Det vil gøre det lettere for dig at slutte dig til SIEF'et.

7. Fastslå, om stofferne er ens, sammen med SIEF'et

Når du er kommet i kontakt med SIEF'et, skal du finde ud af, om det er samme stof.

For at finde ud af, om stofferne er de samme, skal du have bestemt navnet på dit stof i henhold til "Vejledning om identifikation og benævnelse af stoffer i REACH og CLP" (se også fase 1: Kend din portefølje). Hvis navnet er det samme som medregistranternes, anses stoffet for at være det samme. Derefter skal du sikre dig, at dit stof er inden for grænserne af den stofidentitetsprofil (SIP), som SIEF'et er enedes om. Hvis beskrivelsen af SIP'en ikke er tilgængelig i den fælles indsendelse i REACH-IT (se punkt 3), vil SIEF'et udlevere den.

Hvis dit stof ikke ligger inden for grænserne af SIP'en, skal du og de andre deltagere i SIEF'et enten vedtage, at dækningsområdet af SIP'en skal udvides, eller at dit stof ikke falder ind under dækningsområdet. Vejledning om SIP'en findes i bilag III til "Vejledning om identifikation og benævnelse af stoffer i henhold til REACH og CLP":

Hvis du har betænkeligheder ved fortrolige forretningsoplysninger (CBI) under drøftelse af stoffernes identitet, så læs nedenstående spørgsmål og svar.

Hvis du er enig i, at dit stof er det samme, skal du tilslutte dig SIEF'et og kan begynde at dele data og omkostninger for at blive medregistrant i den fælles registrering.

8. Bliv fortrolig med rollerne og aktiviteterne i et SIEF

Der er to formelt adskilte roller i SIEF'et: Den ledende registrant og eventuelle medregistranter Du bliver medregistrant.

Den ledende registrant har allerede indsendt den fælles registrering. Den ledende registrant vil give dig nummeret på dit sikkerhedstoken, så du kan tilslutte sig den fælles registrering i REACH-IT.

Ved udarbejdelse af den fælles registrering har medregistranterne allerede valgt ledende registrant og afgjort, hvordan de skal samarbejde. Dette bliver normalt nedfældet i en aftale, som du bliver bedt om at godkende, når du slutter dig til SIEF'et (se fase 3: Bliv organiseret sammen med dine medregistranter).

Aftalen skal omfatte de forskellige aktiviteter, som SIEF-deltagerne skal udføre for at registrere (se fase 3, 4, 5 og 6) og holde registreringen ajour (fase 7). Disse aktiviteter omfatter følgende administrative, tekniske og indholdsbestemte arbejde:

  • Administration af SIEF'et:Etablering af kontaktpunkter til kommunikation i og uden for SIEF'et, tilrettelæggelse af, hvordan fakturaer og udbetalinger håndteres, udarbejdelse af godtgørelsesordninger samt opbevaring af dokumentation.
  • Udarbejdelse af dossierets indhold::Indsamle eksisterende data, generere nye data, diskutere datakvaliteten, aftale hvilke data der skal indsendes fælles, forhandle om omkostningerne ved datadeling, udføre kemikaliesikkerhedsvurderinger, udlede klassificeringen og udarbejde kemikaliesikkerhedsrapporten.
  • Udarbejdelse og indsendelse af IUCLID-dossieret: Udarbejde det fælles registreringsdossier i IUCLID, indsende dossieret til ECHA og følge op på fakturaen og meddelelserne i REACH-IT.