Om at forberede sig på at oprette et nyt SIEF

For hvert stof, du har præregistreret, er der oprettet en præ-SIEF-side i REACH-IT. På præ-SIEF-siden finder du kontaktoplysninger på de andre virksomheder, der har præregistreret med samme stofidentifikator (f.eks. EF-nummer).

I skal kontakte hinanden for at finde ud af, hvem der skal registrere, og om jeres stof er det samme.

Når I finder ud af, at I har samme stof, har I dannet et forum for informationsudveksling om stoffer (SIEF). Det er et specifikt samarbejde om REACH registrering, og det tilrettelægges af medregistranterne. Normalt er det formaliseret i en aftale.

I SIEF'et deler du de data, du har om dit stof, med dine medregistranter, deler omkostningerne og udarbejder den fælles registrering.

Nedenfor forklares det trin for trin, hvordan du går fra præregistrering til at forberede dannelsen af et nyt SIEF.

 

1. Log ind på REACH-IT

REACH-IT er det IT-værktøj, du skal bruge til at indsende oplysninger til ECHA, herunder præregistreringer og registreringer.

Du kan få adgang til REACH-IT fra ECHA's websted. Du logger ind med dit brugernavn og password. Hvis du endnu ikke er bruger, kan du tilmelde dig.

2. Find og kontrollér dine præregistreringer

Du kan finde dine præregistreringer i REACH-IT ved hjælp af "Menu > Search > Pre-registrations and pre-SIEFs’" (menu - søg - præregistreringer og præ-SIEF'er) i REACH-IT-menuen. 

Kontrollér, at du har en præregistrering for hvert stof, du skal registrere. Hvis du har sprunget en præregistrering over, kan du se, hvad du skal gøre, i spørgsmål og svar nedenfor.

Husk, at dine præregistreringer ikke kun er dit udgangspunkt for at komme i kontakt med medregistranterne, men at de også giver dig ret til at være på markedet i Europa uden registrering indtil din registreringsfrist.

3. Kontrollér dine kontaktoplysninger i din præregistrering

Du skal deltage i en fælles registrering. Det er derfor vigtigt, at dine kontaktoplysninger er ajour, så du kan kontaktes af medregistranterne.

I hver præregistrering er der kontaktoplysninger, normalt på en person i din virksomhed eller på en tredjepartsrepræsentant (TPR). Kontaktoplysningerne (navn og e-mail) er tilgængelige for alle, der har præregistreret stoffet, på siden pre-SIEF i REACH-IT.

Find ud af, om du vil beholde de nuværende kontaktoplysninger eller ændre dem, og kontrollér, at kontaktoplysningerne er ajour for hvert stof, du vil registrere.

4. Se dine medregistranters kontaktoplysninger på præ-SIEF-siden.

Du kan se kontaktoplysningerne for andre virksomheder, der har præregistreret dit stof, i REACH-IT. Gå til "Menu > Search > Pre-registrations and pre-SIEFs" (menu - søg - præregistreringer og præ-SIEF'er) i REACH-IT-menuen. Du kan også downloade hele listen.

Du vil være nødt til at kontakte dine medregistranter med e-mail uden om REACH-IT. Ikke alle, der står på præ-SIEF siden, vil registrere (f.eks. fordi de har ændret deres produktportefølje eller virksomhedsstrategi), og måske er det kun en mindre del af dem, der reagerer.

5. Vær aktiv med at få samarbejdet i gang

Du må være aktiv for at få dit stof registreret. Det kan du være på forskellige måder:

  • Aktivér dine medregistranter
    Hvis stoffet har afgørende betydning for din virksomhed, skal du tage initiativ til at begynde drøftelserne. Derved kan du sørge for, at stoffet bliver registreret inden fristen. 

    Du kan angive, at du er villig til at begynde dannelsen af et SIEF, ved at klikke på knappen "Become facilitator" (bliv formidler) i REACH-IT.

    Som "facilitator" (formidler) kan du på præ-SIEF-siden angive, hvornår du vil begynde drøftelserne. Du bliver sandsynligvis nødt til at arrangere nogle møder eller webkonferencer.
  • Svar tilbage til dine medregistranter  Hvis du ikke selv tager initiativet, skal du svare, når du bliver kontaktet af SIEF-formidleren (SFF'en) eller en medregistrant – også hvis du ikke har afgjort, om du vil registrere eller ej.
  • Følg dine stoffer
    For nogle stoffer er det muligt, at ingen vil indlede samarbejdet. I så fald skal du selv kontakte medregistranterne for at finde ud af, om du er den eneste registrant af stoffet. Hvis du er det, er du nødt til at afsætte tid til selv at udarbejde registreringen.
6. Fastslå, om stofferne er identiske, sammen med dine medregistranter

For at finde ud af, om stofferne er identiske, skal alle medregistranter have bestemt navnet på deres stof i henhold til "Vejledning om identifikation og benævnelse af stoffer i REACH og CLP" (se også fase 1: Kend din portefølje).

Hvis navnet er identisk, anses stofferne for at være identiske.

Hvis du har betænkeligheder ved fortrolige forretningsoplysninger (CBI) under drøftelsen af, om stofferne er ens, så læs nedenstående spørgsmål og svar.

Når I er enige om, at jeres stoffer er identiske, dannes der et SIEF. I kan begynde at arbejde sammen for at dele data og registrere sammen (se fase 3: Organisér dig med dine medregistranter).

SIEF'ets deltagere skal sammen afgrænse det stof, der svarer til de data, de vil indsende i fællesskab. De skal herunder følge principperne i "Vejledning om identifikation og benævnelse af stoffer i henhold til REACH og CLP". Dette kaldes stoffets identitetsprofil (SIP) og skal anføres i den ledende registrants dossier. Vejledning om SIP'en findes i bilag III til "Vejledning om identifikation og benævnelse af stoffer i henhold til REACH og CLP".

7. Bliv fortrolig med rollerne og aktiviteterne i et SIEF

Der er to formelt adskilte roller i SIEF'et: Den ledende registrant og eventuelle medregistranter. Alle medregistranter er dog ansvarlige for arbejdets planlægning og forløb, indholdet af de fælles dele af registreringen og indholdet af deres egen del af registreringen.

SIEF'et vælger den ledende registrant.  Den ledende registrant skal indsende den fælles registrering gennem REACH-IT, før medlemmerne kan indsende deres egne registreringer. Den ledende registrant skal desuden uddele numre på sikkerhedstoken til medregistranterne, så de kan tilslutte sig den fælles registrering (se fase 6: Indsend dit registreringsdossier).

For alle andre opgaver skal du sammen med dine medregistranter afgøre, hvordan I samarbejder. I praksis vil det sige at afgøre, hvem der gør hvad og hvornår, eller om visse opgaver skal uddelegeres eller ej. Dette formuleres normalt skriftligt som en SIEF-aftale eller konsortieaftale.

Aftalen skal omfatte de forskellige aktiviteter, som SIEF-deltagerne skal udføre for at registrere (se fase 3, 4, 5 og 6) og holde registreringen ajour (se fase 7). Disse aktiviteter omfatter f.eks. følgende administrative, tekniske og indholdsbestemte arbejde:

  • Administration af SIEF'et: Etablering af kontaktpunkter til kommunikation i og uden for SIEF'et, tilrettelæggelse af, hvordan fakturaer og udbetalinger håndteres, udarbejdelse af godtgørelsesordninger samt opbevaring af dokumentation.
  • Udarbejdelse af dossierets indhold:: Indsamle eksisterende data, generere nye data, drøfte datakvaliteten, aftale hvilke data der skal indsendes fælles, forhandle om omkostningerne ved datadeling, udføre kemikaliesikkerhedsvurderinger, udlede klassificeringen og udarbejde kemikaliesikkerhedsrapporten.
  • Udarbejdelse og indsendelse af IUCLID-dossieret: Udarbejde det fælles registreringsdossier i IUCLID, indsende dossieret til ECHA, og følge op på fakturaen og meddelelserne i REACH-IT.