ePIC – IT-system vedrørende forudgående informeret samtykke

Forordningen om forudgående informeret samtykke (PIC, forordning (EU) nr. 649/2012) regulerer importen og eksporten af visse farlige kemikalier og pålægger virksomheder, der ønsker at eksportere sådanne kemikalier til lande uden for EU, visse forpligtelser.

Den nye PIC-forordning trådte i kraft den 1. marts 2014. Siden denne dato har ECHA været ansvarligt for de administrative og tekniske opgaver i forbindelse med den nye forordning og yder videnskabelig og teknisk vejledning til industrien, de udpegede nationale myndigheder fra EU og tredjelande og Europa-Kommissionen.

ePIC er det IT-værktøj, som ECHA har udviklet og vedligeholder med henblik på at sikre, at kravene i PIC-forordningen understøttes af hensigtsmæssige IT-systemer. ePIC omfatter tre uafhængige grænseflader: en grænseflade til industribrugere, en grænseflade til myndighedsbrugere (ECHA, udpegede nationale myndigheder og Kommissionen) og en grænseflade til toldmyndigheder. Ved hjælp af ePIC kan oplysninger udveksles sikkert mellem industribrugere, myndighedsbrugere og toldbrugere.

 

Industrigrænseflade

Industrigrænsefladen i ePIC er rettet mod industribrugere og sætter dem i stand til at kommunikere og udveksle data med myndighedsbrugere via en sikker kanal. Når industribrugere er logget på ePIC-applikationen, har de adgang til følgende funktioner:

  • Indsendelse af eksportanmeldelser: I systemet kan industribrugere oprette og indsende eksportanmeldelser for både kemikalier og blandinger/artikler ved at vælge det link, der er relevant for eksporttypen. Når anmeldelsen er klar, kan de gennemgå den på bekræftelsessiden, hvor alle de tidligere indsatte oplysninger er opsummeret. Når eksportanmeldelsen er færdig, kan den sendes til den relevante udpegede nationale myndighed via systemet. Hvis indsendelsen gennemføres korrekt, vises en bekræftelse. Hvis der er behov for korrektioner efter indsendelsen, kan den relevante udpegede nationale myndighed (eller ECHA) returnere anmeldelsen. Derefter er den tilgængelig for redigering og efterfølgende genindsendelse (hvis det er muligt inden for tidsfristen) i industrigrænsefladen.
  • Indsendelse af en særlig anmodning om reference-id-nummer (enkelt eller bulk): Hvis det er relevant, kan industrien indgive særlige anmodninger om reference-id-numre. Hvis anmodningen omfatter et stort antal kemikalier, som skal eksporteres til et eller flere lande, eller et kemikalie, som skal eksporteres til flere lande, kan der foretages en bulkindgivelse. Der genereres et reference-id-nummer for hver sag, og hver anmodning behandles af den udpegede nationale myndighed som en særskilt sag.
  • Anmodning om en fravigelse: Hvis det er i overensstemmelse med bestemmelserne i PIC-forordningens artikel 14, stk. 7, kan industribrugere anmode om en fravigelse. De skal i det tilfælde søge efter den pågældende anmeldelse og derefter vælge "Propose a waiver" (Foreslå en afvigelse).
  • Administration af blandinger og artikler inden anmeldelse af en eksport: Nye blandinger og artikler kan oprettes i applikationen. Når blandinger og artikler er oprettet, kan de vælges i eksportanmeldelsesformularen, og de oplysninger, som blev angivet under oprettelsen, hentes automatisk og indsættes i de respektive rubrikker i formularen.

Ved hjælp af denne grænseflade kan industribrugere se og ajourføre deres egne data, og de kan overvåge deres anmeldelser. De kan også sende meddelelser til deres udpegede nationale myndigheder (med reference til en specifik indsendelse) og tjekke status for de indsendte anmeldelser og særlige anmodninger om reference-id-numre.

 

Myndighedsgrænseflade

Myndighedsgrænsefladen i ePIC er rettet mod myndighedsbrugere og støtter deres daglige reguleringsarbejde. Når myndighedsbrugere er logget på ePIC-applikationen, vises startsiden med link til "To do Actions" (grupperet efter kategori), som giver nem adgang til opgaver og sager under behandling.

I applikationen har myndighedsbrugere adgang til følgende funktioner:

  • Kontrol og overvågning af åbne opgaver: Listen over åbne opgaver kan åbnes fra startsiden i ePIC-myndighedsgrænsefladen. Denne foruddefinerede opgaveliste kan tilpasses ved hjælp af søgefiltre. I opgavelisten vises oplysninger om de handlinger, der kan udføres, de kemikalier, der er omfattet af opgaven, importland og fristen for afslutning af opgaven. Opgaver, der nærmer sig fristen, vises med orange skrift, mens opgaver, hvor fristen er overskredet, vises med rød skrift.
  • Udførelse og afslutning af opgaver: Under opgaven vises anmeldelsesdetaljerne med yderligere oplysninger om opgaven og anmodningen. Der vises en historik for indsendelsen med alle begivenheder i sagens livscyklus. Der er et afsnit med meddelelser, hvor brugeren kan få adgang til alle meddelelser, der tidligere er indsendt vedrørende sagen. Når brugeren har påtaget sig en opgave, kan brugeren udføre og afslutte opgaven ved at vælge den relevante handling i menuen "Task Action".
  • Anmodning om yderligere oplysninger/korrektioner fra industrien: Hvis myndighedsbrugere bemærker, at oplysninger mangler og/eller er ukorrekte, kan de anmode industribrugerne om at korrigere deres anmodninger eller indgive yderligere oplysninger. Systemet giver myndighedsbrugere mulighed for at indsætte en meddelelse i anmeldelsen, som præciserer karakteren af de ændringer, der skal foretages.

 

Grænseflade for toldmyndighederne

Grænsefladen for toldmyndighederne i ePIC er rettet mod toldmedarbejdere og giver dem de oplysninger, de skal bruge for at varetage deres opgaver. De kan foretage ad hoc-søgninger (ud fra et positivt match mellem et reference-id-nummer og et importland) og kontrollere, om eksporten er tilladt på et bestemt tidspunkt, sammen med andre relevante oplysninger om eksporten.

 

ePIC

Image

 

ePIC Manuals

Image