Jak spolupracovat při registraci podle nařízení REACH – osvědčené postupy pro MSP a konzultanty

Obrázek tipů

Externí poskytovatelé služeb nebo konzultanti mohou být zásadní pro řízení regulačních povinností malých a středních podniků (MSP). Příprava registrace podle nařízení REACH vyžaduje čas, úsilí a odborné znalosti – to jsou zdroje, které menší společnosti nemusí nutně mít k dispozici k tomu, aby je mohly použít nad rámec svých běžných podnikových povinností. Najatá pomoc může být investicí, která se vyplatí. Níže uvedené tipy se týkají jak MSP, tak konzultantů a přispívají ke spolupráci při úspěšné registraci podle nařízení REACH.

Tipy pro MSP

 

1. Definujte, proč potřebujete konzultanta

Chcete rady ohledně registračního procesu, nebo někoho, kdo za vás udělá příslušnou práci? Nebo potřebujete pomoci s některými částmi dané práce, například s vytvořením strategie zkoušek nebo s přípravou dokumentace IUCLID? Potřebujete konzultanta k vyškolení svých kolegů?

Ujistěte se, že jste jasně definovali cíle externí služby, kterou chcete koupit.

 

2. Naučte se základy

Stejně jako každé nařízení i nařízení REACH má svůj vlastní jazyk a terminologii. Stojí za to investovat do pochopení základů, abyste mohli v praxi komunikovat s poskytovateli služeb.

Podpora agentury ECHA pro účely registrace podle nařízení REACH byla vytvořena s ohledem na méně zkušené společnosti – čím více znalostí máte, tím méně častá budou nedorozumění. Předtím, než začnete, projděte si i náš Praktický průvodce pro manažery malých a středních podniků a koordinátory REACH.

 

3. Připravte si základní informace

Aby konzultant mohl posoudit, jak nejlépe vám může pomoci a za jakou cenu, musíte mu poskytnout základní informace o:

  • látkách, které je třeba zaregistrovat (název, číslo CAS, číslo ES),
  • ročním vyráběném nebo dováženém množství (relevantní pro cenu za údaje a registrační poplatek),
  • své roli podle nařízení REACH (výrobce, dovozce, formulátor),
  • velikosti vaší společnosti, s dokumentárními důkazy,
  • identitě látky (je nutné určit, zda již existuje hlavní žadatel o registraci),
  • výrobním procesu, pokud je vaše látka UVCB,
  • dostupnosti stávajících analytických, fyzikálně-chemických, toxikologických a ekotoxikologických údajích nebo o přístupu k těmto údajům,
  • způsobu používání látek vašimi zákazníky.
Je-li konzultant vaším výhradním zástupcem, poskytněte mu informace, které potřebuje ke splnění svých povinností výhradního zástupce (článek 8 nařízení REACH).


Pokud jste společností z třetí země a konzultant je vaším výhradním zástupcem, ujistěte se, že jste se jasně dohodli na podmínkách spolupráce, včetně možné změny výhradního zástupce.

 

4. Vyberte vhodného poskytovatele služeb

Základní informace, které poskytovatelům služby dáte, jim umožní předložit vám nabídky, které pak můžete porovnat a najít tak tu nejlepší. Můžete též požádat o reference a podkladové informace o konzultantech, abyste si byli jisti, že mají zkušenosti a znalosti o tom, jak dané právní předpisy fungují.

Konzultanti, kteří jsou členy různých sdružení, jsou velmi často podrobováni kritickému hodnocení ze strany svého sdružení. Někteří mají osvědčení nebo doklady o školení podle zavedených kvalitativních norem.

Přesvědčte se též, že konzultant má potřebné zdroje k provedení práce pro vás ve sjednaném časovém rámci.

Více podrobností najdete v našem kontrolním seznamu pro výběr dobrého konzultanta.

Příprava a udržování dobré registrační dokumentace zaberou čas a stojí peníze. Za velmi nízké ceny v napjatých termínech nedostanete kvalitní služby.

 

5. Začněte brzy, postupujte načas

Registrační proces začněte a pomoc si najměte brzy, aby bylo dost času na navázání konstruktivní a spolehlivé spolupráce a splnění všech kroků potřebných pro úspěšnou registraci.

Abyste zajistili, že dohodnutý časový plán bude dodržen, musíte konzultantovi odpovídat a poskytovat materiály tak, jak a kdy bylo dohodnuto. Zpoždění na vaší straně se projeví jako zpoždění na straně konzultanta a nakonec může mít dopad na úspěšnost registrace vaší látky.

 

6. Pracujte s aplikací IUCLID Cloud pro sdílení informací

Požádejte svého konzultanta, aby k přípravě vašich registrací použil IUCLID Cloud pro malé a střední podniky.

Budete tak moci spolupracovat zcela transparentně, neboť můžete svému konzultantovi snadno poskytnout přístup ke svému účtu a oba můžete pracovat on-line, kdykoli a odkudkoli, na týchž registračních údajích.

Kromě toho, vaše údaje jsou bezpečně uloženy v agentuře ECHA. Automatické aktualizace zajišťují, že budete vždy moci pracovat s nejnovější verzí IUCLID, s plně spravovanými zálohami a nepřetržitě dostupnou službou.

Rozhraní služby IUCLID Cloud je jednodušší než rozhraní plné verze pro stolní počítače, jelikož bylo speciálně navrženo pro malé a střední podniky.

Pokud nechcete své údaje IUCLID sdílet se svým konzultantem nebo pokud souhlasíte s tím, aby dokumentace byla vypracována někde jinde, zajistěte, aby vám byly konečný soubor údajů a dokumentace po dokončení prací předány. Jejich uložení na vašem účtu IUCLID Cloud bude užitečné v případě, že budete muset svou registrační dokumentaci aktualizovat.

 

7. Nezapomeňte na své povinnosti po registraci

Musíte své údaje průběžně aktualizovat a odpovídat na případné žádosti agentury ECHA o doplňující informace, např. během procesu hodnocení.

Ujistěte se, že práce po registraci jsou součástí smlouvy o konzultačních službách, a to včetně vašeho přístupu k údajům IUCLID. Je důležité, abyste si ponechali kopie celého souboru údajů a dokumentace na svém účtu IUCLID Cloud i po jejich odevzdání. Budete tak moci své údaje v IUCLID spravovat i později.

Nezapomeňte též aktualizovat své údaje v aplikaci REACH-IT, kontrolovat, zda na svém účtu REACH-IT nemáte nějaké zprávy od agentury ECHA, a informovat o nich svého konzultanta. Můžete se též dohodnout, že do REACH-IT přidáte e-mailovou adresu konzultanta, aby oznámení dostával přímo i on.

Tipy pro konzultanty

 

1. Buďte transparentní

Sdělte jasně, co nabízíte a za jakou cenu. Vaše nabídka by měla transparentně popisovat zahrnuté služby, jejich cenu, platební kalendář, způsob zrušení smlouvy, dohody o čerpání rozpočtu klienta, s případnými odchylkami, a práva udělená společnosti klienta.

Vytvořte systém pro transparentní sledování pokroku projektu.

Nabídněte bezplatnou první seznamovací schůzku.

 

2. Buďte to vy, kdo je odborník

Ujistěte se, že rozumíte různým procesům nařízení REACH a že máte nejnovější informace. Sledujte zprávy agentury ECHA, aby vám neunikla žádná důležitá oznámení nebo aktualizace.

Je obzvláště důležité, abyste zcela rozuměli požadavkům ohledně zkoušek a toho, jak funguje sdílení údajů a nákladů, jelikož nedostatečné znalosti v těchto oblastech by pro vašeho klienta mohly znamenat náklady navíc.

Jelikož váš klient nejspíš nebude odborníkem na problematiku REACH, buďte připraveni vysvětlit mu laicky požadavky na registraci.

 

3. Buďte tím, kdo řeší problémy

Nařízení REACH nabízí četná řešení konkrétních otázek. Musíte být schopni zanalyzovat obecně situaci svého klienta a nabídnout řešení, která jsou pro něj relevantní.

Je dobré mít na paměti, že nikdo neví všechno. Budete možná potřebovat další pomoc a některé úkoly bude muset případně zadat dalšímu poskytovateli služeb. To však pak musíte zohlednit v harmonogramu.

 

4. Vypracujte plán, komunikujte a naslouchejte

Vypracujte přehledný plán projektu a jeho rozpočet, abyste zajistili, že váš klient bude plnit všechny své závazky včas a bude moci i nadále podnikat legálně. Ukažte klientovi, že máte zdroje potřebné k výkonu své práce.

Zaveďte kvalitní dvousměrné komunikační kanály, buďte otevření a nezapomínejte naslouchat. Pokud máte hodně zaměstnanců, jmenujte pro svého klienta jednu kontaktní osobu.

Buďte připraveni hledat způsoby, jak svůj pracovní styl přizpůsobit specifickému harmonogramu, rozpočtu a celkovým požadavkům jednotlivých klientů.

 

5. Pochopte svou roli a odpovědnost

Přesvědčte se, že váš klient zná vaše schopnosti a možnosti, a ujasněte při tom, co můžete a nemůžete udělat, aby nedošlo k falešným očekáváním nebo nedorozumění. Konečně, za svou registraci je odpovědný váš klient z EU/EHP.

Pokud jste výhradním zástupcem společnosti z třetí země, přesvědčte se, že váš zákazník ví, co vývoz do EU/EHP představuje podle nařízení REACH, a že je schopen vám pomoci splnit vaše povinnosti tak, jak popisuje článek 8 nařízení.

Pokud jste třetí osoba jako zástupce pro společnost, která nechce sdělit svůj zájem na konkrétní látce prostřednictvím účasti ve fóru pro výměnu informací o látce (SIEF) nebo konsorciu, zajistěte, abyste měli od svého klienta jasné pokyny pro každou situaci, v níž ho zastupujete.

Pokud váš klient soustavně neplní svou část dohody, zvažte možnost zrušení smlouvy.

 

6. Pracujte s aplikací IUCLID Cloud pro sdílení informací

K přípravě registrační dokumentace svého klienta použijte cloudovou službu IUCLID Cloud pro malé a střední podniky. Pomocí ní můžete zvýšit transparentnost registračního procesu a spolupracovat snadno se svými zákazníky na registračních údajích.

Se službou IUCLID Cloud Trial můžete organizovat školení o používání IUCLID.

 

7. Udržte si svou pověst

Chraňte svou pověst na veřejnosti, jelikož v případě jejího poškození není snadné ji napravit. Plňte své povinnosti péče na nejvyšší úrovni odpovědnosti a integrity.

This web page was developed in cooperation with two consultancies.

Categories Display

Označeno jako:

(chcete-li vyhledat příslušný obsah, klikněte na značku)