Как да си сътрудничите за регистрация по REACH — най-добри практики за МСП и консултанти.

Изображение за съвети

Външните доставчици на услуги или консултанти могат да са от жизненоважно значение за МСП при управляване на регулаторните им задължения. Подготвянето на регистрация по REACH изисква време, усилия и експертни знания — ресурси, с които малките дружества невинаги разполагат извън обичайните си работни задължения. Наемането на помощ може да е ценна инвестиция. Съветите по-долу са предназначени както за МСП, така и за консултантите, за да се подпомогне сътрудничеството с цел успешна регистрация по REACH.

Съвети за МСП

 

1. Определете за каква цел се нуждаете от консултант

Търсите съвети относно процедурата по регистрация или някой, който да свърши работата вместо вас? Или се нуждаете от помощ за определени елементи от работата, например разработването на стратегия за изпитване или подготвянето на досие в IUCLID? Нуждаете ли се от консултант, който да обучи колегите Ви?

Уверете се, че имате ясно определени цели за външните услуги, които искате да закупите.

 

2. Запознайте се с основните неща

Както всеки регламент, REACH се характеризира със собствени език и терминология. Струва си да инвестирате в запознаването с основните положения, така че да можете да комуникирате ефективно с доставчиците на услуги.

Предоставяната от ECHA подкрепа за регистрацията по REACH беше разработена при вземане предвид на дружества с по-малко опит — с колкото повече знания разполагате, толкова по-малко недоразумения ще има. Също така, преди да започнете, разгледайте нашето Практическо ръководство за управители на МСП и координатори по REACH.

 

3. Подгответе основната информация

За да може консултантът да прецени как да Ви бъде от най-голяма полза и на каква цена, е необходимо да му предоставите основната информация за:

  • веществата, които предстои да бъдат регистрирани (наименование, CAS номер, ЕО номер);
  • годишния обем на производство или внос (необходими за разходите за данни и таксата за регистрация);
  • ролята ви съгласно REACH (производител, вносител, създател на формулата);
  • размера на дружеството Ви, придружен от документно доказателство;
  • идентичността на веществото (необходима за проверка дали вече няма определен водещ регистрант);
  • производствения процес, в случай че веществото е UVCB (вещества с неизвестен променлив състав, продукти от сложни реакции или биологични материали);
  • наличността на съществуващи аналитични, физико-химични, токсикологични и екотоксикологични данни или достъпа до тези данни;
  • как веществото се използва от Вашите клиенти.
В случай че консултантът е Ваш изключителен представител, следва да предоставете необходимата информация за изпълнение на задълженията на изключителния представител (член 8 от REACH).


Ако сте дружество извън ЕС и консултантът е Ваш изключителен представител, уверете се, че сте постигнали ясни договорености относно условията на сътрудничеството, включително евентуална промяна на изключителния представител.

 

4. Изберете подходящ доставчик на услуги

Основната информация, която предоставяте на доставчика на услуги, му позволява да Ви отправи оферта, която след това можете да сравните, за да получите най-добрата сделка. Можете също така да поискате препоръки и основна информация относно консултантите, за да се уверите, че разполагат с необходимите знания и опит относно механизма на действие на законодателството.

Консултантите, които членуват в различни асоциации, много често преминават през критично оценяване от страна на техните асоциации. Някои имат удостоверения или документ за обучение съгласно установените стандарти за качество.

Освен това се уверете, че консултантът разполага с необходимите ресурси за изпълнение на работата в договорения срок.

За повече информация разгледайте нашия контролен лист за наемане на добър консултант.

Подготвянето и поддръжката на добро регистрационно досие отнема време и средства. Няма как да получите качествена услуга на много ниска цена и при кратки срокове.

 

5. Започнете рано, приключете навреме

Започнете процедурата по регистрация и наемете помощ рано, за да разполагате с достатъчно време за изграждане на конструктивно и стабилно сътрудничество и изпълнение на всички необходими стъпки за успешна регистрация.

За да гарантирате спазване на договорения график, е необходимо да отговаряте на консултанта и да предоставяте материали съгласно предвидените начини и срокове. Закъсненията от Ваша страна ще доведат за закъснения от страна на консултанта и могат в крайна сметка да възпрепятстват успешната регистрация на Вашето вещество.

 

6. Работете с IUCLID „в облак“ за обмен на информация

Искайте от консултанта да ползва IUCLID „в облак“ за МСП за подготвянето на Вашите регистрации.

Това ще позволи изцяло прозрачно сътрудничество, тъй като лесно ще можете да предоставите на консултанта достъп до Вашия профил и ще можете заедно с него да работите онлайн по всяко време и навсякъде върху едни и същи данни за регистрацията.

Освен това данните Ви се съхраняват на сигурно място в ECHA. Автоматичните актуализации гарантират, че винаги ще можете да работите с последната версия на IUCLID с напълно управляемо архивиране и достъп до услугата 24 часа дневно, седем дни в седмицата.

Интерфейсът на IUCLID „в облак“ е опростен в сравнение с този на пълната версия за настолни компютри, тъй като е проектиран специално за ползване от МСП.

Ако не желаете да споделите своите данни в IUCLID с Вашия консултант или ако се договорите, че досието ще бъде изготвено на друго място, уверете се, че сте получили окончателния набор от данни и досието след приключване на работата. Съхранението им във Вашия профил в IUCLID „в облак“ ще е от полза, когато е необходимо да актуализирате регистрационното си досие.

 

7. Обмислете задълженията си след регистрацията

Необходимо е да поддържате данните си актуални и да отговаряте на възможни искания за допълнителна информация от ECHA, например по време на процедурата за оценка.

Уверете се, че възникналата след регистрацията работа е обхваната в договора за консултантски услуги, включително Вашия достъп до данните в IUCLID. Важно е да запазите копия на пълния набор от данни и досието в профила си в IUCLID „в облак“ дори след предаването им, за да можете да продължите да управлявате данните си в IUCLID на по-късен етап.

Освен това не забравяйте да актуализирате данните си за контакт в REACH-IT, да проверявате профила си в REACH-IT за съобщения от ECHA и да уведомявате консултанта си за такива. Можете също така да се договорите да добавите адреса на електронната поща на консултанта в REACH-IT, за да може да получава директни нотификации.

Съвети за консултанти

 

1. Бъдете прозрачни

Представете ясно какво предлагате и на каква цена. Предложението Ви следва да представя по прозрачен начин подробности за включените услуги, тяхната цена, графика на плащанията, начините за анулиране на договора, споразумения за оползотворяване на бюджета на клиента с възможни отклонения, както и правата, предоставени на дружеството клиент.

Създайте система за прозрачно наблюдение на напредъка на проекта.

Предложете безплатна първа среща за преглед на проекта.

 

2. Бъдете експертът в диалога

Уверете се, че разбирате различните процедури от REACH и сте запознати с най-актуалната информация. Следете новините от ECHA, за да не пропуснете важни нотификации или актуализации.

От особена важност е да сте напълно наясно с изискванията за изпитване и как се осъществява обменът на данни и поделянето на разходите, тъй като непознаването на тези области би могло да означава допълнителни разходи за Вашия клиент.

Тъй като Вашият клиент може да не е експерт по REACH, бъдете подготвени да обясните изискванията за регистрация, като използвате термини за начинаещи.

 

3. Бъдете този, който разрешава проблемите

REACH предлага множество решения по всеки конкретен въпрос. Трябва да сте способни да анализирате ситуацията на Вашия клиент в широк план и да предложите решения, които са подходящи за него.

Добре е да имате предвид, че никой не знае всичко. Може да Ви е необходима допълнителна помощ и да възложите някои задачи на друг доставчик на услуги. Това обаче трябва да бъде взето предвид в изготвянето на графика.

 

4. Изгответе план, комуникирайте и слушайте

Изгответе ясен план за проекта и неговия бюджет, за да сте сигурни, че Вашият клиент ще изпълни своите задължения навреме и ще продължи да осъществява дейността си законно. Покажете на своя клиент, че разполагате с необходимите ресурси за изпълнение на задачата.

Създайте добри двупосочни канали за комуникация, бъдете искрени и не забравяйте да слушате. Ако разполагате с многоброен персонал, определете едно лице за контакт с клиента.

Имайте готовност да потърсите начини за адаптиране на Вашия стил на работа към специфичния график, бюджет и цялостни изисквания на всеки клиент.

 

5. Разбирайте своята роля и отговорности

Уверете се, че клиентът е запознат с Вашите способности и възможности, като представите ясно какво можете и какво — не, за да не допуснете погрешни очаквания или недоразумения. Накрая, Вашият клиент от ЕС/ЕИО носи отговорност за своята регистрация.

В случай че сте изключителен представител на дружество извън ЕС, уверете се, че Вашият клиент е наясно с изискванията за износ в ЕС/ЕИО съгласно REACH и може да Ви помогне да изпълните задълженията си, описани в член 8 от Регламента.

В случай че сте представител на трета страна за дружество, което не желае да разкрива своя интерес към определено вещество чрез участие във Форума за обмен на информация за веществото (SIEF) или консорциум, уверете се, че имате ясни инструкции от клиента си за всяка ситуация, в която го представлявате.

В случай че клиентът Ви многократно не изпълни своята част от споразумението, обмислете възможността за анулиране на договора.

 

6. Работете с IUCLID „в облак“ за обмен на информация

Използвайте IUCLID „в облак“ за МСП, за да подготвите регистрационното досие на Вашия клиент. Чрез ползването му ще повишите прозрачността на процедурата по регистрация и лесно ще си сътрудничите с Вашите клиенти относно данните за регистрация.

С пробната версия на IUCLID „в облак“ можете да организирате обучения за ползването на IUCLID.

 

7. Пазете репутацията си

Защитавайте публичната си репутация, тъй като нейното възстановяване няма да е лесно, ако бъде засегната. Изпълнявайте своите задължения за полагане на грижи при спазване на най-висока степен на отчетност, отговорност и почтеност.

This web page was developed in cooperation with two consultancies.

Categories Display

Маркирано като:

(за търсене на свързано съдържание кликнете върху тага)