REACH-IT este instrumentul IT pe care trebuie să îl utilizați pentru a transmite informații către ECHA, inclusiv pentru solicitări de informații și înregistrări.

Puteți accesa REACH-IT de pe pagina principală a site-ului ECHA. Vă conectați cu numele de utilizator și cu parola. Dacă nu sunteți încă utilizator, vă puteți înregistra.

În REACH-IT, din meniul de căutare, faceți clic pe „Co-registrants” (Co-solicitanți) pentru a accesa pagina co-solicitanților înregistrării folosind identificatorii substanței (de exemplu, numărul CE).

În secțiunea „Registrants” (Solicitanți ai înregistrării) se vor afișa întreprinderile care au înregistrat substanța, dacă există, împreună cu datele lor de contact și rolul în cadrul transmiterii în comun.

Secțiunea „Potential registrants” (Solicitanți potențiali) prezintă întreprinderile care au solicitat informații despre substanța respectivă fără să o înregistreze încă, împreună cu datele lor de contact. În această listă vă veți regăsi și dumneavoastră.

Deoarece trebuie să efectuați o înregistrare comună, este important ca informațiile de contact să fie actualizate, pentru a le permite co-solicitanților înregistrării să ia legătura cu dumneavoastră.

Informațiile de contact care apar pe pagina co-solicitanților în dreptul dumneavoastră sunt cele pe care le-ați specificat în solicitarea de informații, în general fiind datele unei persoane din întreprinderea dumneavoastră sau ale unui reprezentant terț (third party representative – TPR).

Acum puteți decide dacă doriți să păstrați datele de contact actuale din solicitarea de informații sau vreți să le actualizați.

Din pagina co-solicitanților, faceți clic pe butonul „Joint submissions” (Transmiteri în comun). Pe pagina „Joint submission search” (Căutare transmiteri în comun) nou deschisă, bifați caseta „Show other joint submissions?” (Afișați și alte transmiteri în comun?). Dacă nu bifați caseta, rezultatele căutării se vor limita doar la acele transmiteri în comun în care sunteți deja membru.

Rezultatele căutării vă vor prezenta transmiterile în comun existente pentru substanța respectivă. Dacă nu ați transmis nicio solicitare de informații, căutarea nu va returna niciun rezultat.

În cazul în care nu există nicio transmitere în comun, trebuie să vă pregătiți să creați una împreună cu co-solicitanții înregistrării.

Dacă există o transmitere în comun, verificați dacă tipul acesteia corespunde înregistrării dumneavoastră:

• dacă veți înregistra o substanță utilizată ca intermediar (produs sau) utilizat în condiții strict controlate, vă puteți alătura fie la o transmitere în comun „completă” (standard), fie la una „ca intermediar” pentru substanța dumneavoastră;
• dacă doriți să efectuați o înregistrare completă, puteți să vă alăturați doar unei transmiteri în comun „complete”. În cazul în care există doar o transmitere în comun „ca intermediar”, puteți conveni cu membrii acesteia să o transformați într-una „completă” sau vă puteți pregăti să creați chiar dumneavoastră o transmitere în comun „completă”.

Chiar dacă substanța nu a fost încă înregistrată, este posibil ca alți solicitanți de informații (mai vechi) să fi creat deja o transmitere în comun.

Dacă este necesară crearea unei transmiteri în comun, contactați co-solicitanții înregistrării folosind datele de contact de pe pagina co-solicitanților, pentru a discuta pașii următori.

Dacă urmează să vă alăturați unei transmiteri în comun, contactați solicitantul principal al înregistrării folosind datele de contact de pe pagina „Joint submission search” (Căutare transmiteri în comun).

În general, cel mai simplu mod de a contacta co-solicitanții sau pe solicitantul principal al înregistrării este prin e-mail. Aceștia nu pot fi contactați prin REACH-IT.

Răspundeți co-solicitanților atunci când vă contactează cu privire la intențiile dumneavoastră de înregistrare.

Odată ce ați luat legătura cu co-solicitanții, trebuie să stabiliți dacă substanțele au caracter identic.

În acest scop, este necesar ca toți co-solicitanții – inclusiv dumneavoastră – să fi ales denumirea substanței în conformitate cu Ghidul pentru identificarea și denumirea substanțelor conform REACH și CLP (vezi și etapa 1: Cunoașteți-vă bine portofoliul).

Dacă denumirea este identică, atunci se consideră că și substanțele sunt identice.

Dacă aveți rețineri cu privire la informațiile comerciale confidențiale (ICC) atunci când dezbateți caracterul identic al substanțelor, încheiați un contract care să vă protejeze în acest sens înainte de a începe.

Co-solicitanții care pregătesc o înregistrare comună trebuie să aplice în comun și principiile din anexa II la Ghidul pentru identificarea și denumirea substanțelor conform REACH și CLP, pentru a defini limite ale substanței care să corespundă datelor pe care le vor transmite în comun.

Aceste limite poartă numele de „profil al identității substanței” (substance identity profile – SIP) și trebuie să fie incluse în dosarul solicitantului principal al înregistrării.

În cazul în care vă veți alătura unei transmiteri în comun, va trebui să vă asigurați că substanța dumneavoastră se încadrează în limitele profilului identității substanței (SIP) convenit de co-solicitanții înregistrării. Dacă substanța nu se încadrează în limitele SIP, va trebui să conveniți cu ceilalți co-solicitanți dacă extindeți sfera de cuprindere a SIP sau dacă stabiliți că substanța nu se încadrează în sfera de cuprindere a transmiterii în comun.

După ce ați convenit asupra caracterului identic al substanțelor și ați stabilit că toți co-solicitanții – inclusiv dumneavoastră – se încadrează în limitele SIP ale transmiterii în comun, puteți începe să colaborați făcând schimb de date și împărțind costurile pentru înregistrarea comună (vezi etapa 3: Organizați-vă împreună cu ceilalți co-solicitanți).

Într-o transmitere comună există două roluri distincte din punct de vedere formal: solicitant principal al înregistrării și – dacă este cazul – membru simplu. În orice caz, toți co-solicitanții înregistrării răspund de planificarea și desfășurarea activităților, de conținutul părților comune ale înregistrării și de conținutul părții proprii din înregistrare.

Atunci când creează o transmitere în comun, co-solicitanții înregistrării vor alege un solicitant principal al înregistrării (vezi etapa 3: Organizați-vă împreună cu ceilalți co-solicitanți). Solicitantul principal va trebui să obțină acordul co-solicitanților și să transmită mai întâi partea comună a înregistrării prin REACH-IT, înainte ca membrii să poată transmite propriile înregistrări. De asemenea, solicitantul principal trebuie să le distribuie membrilor codurile de securitate care le permit să participe la transmiterea în comun (vezi etapa 6: Transmiteți dosarul de înregistrare).

Pentru toate celelalte sarcini, trebuie să hotărâți împreună cu co-solicitanții modul în care veți conlucra. În practică, aceasta înseamnă să decideți ce face fiecare și dacă veți externaliza sau nu anumite sarcini. De regulă, acest lucru se consemnează într-un acord.

Acordul ar trebui să vizeze diversele activități pe care trebuie să le efectueze co-solicitanții în vederea înregistrării (vezi etapele 3, 4, 5 și 6) și să asigure actualizarea în permanență a înregistrării (vezi etapa 7). Aceste activități cuprind:

• sarcini administrative: stabilirea unor puncte de contact pentru comunicare, organizarea modului de gestionare a facturilor și a plăților, realizarea unor sisteme de rambursare și de evidență;
• pregătirea conținutului dosarului: culegerea datelor existente, generarea de date noi, discutarea calității datelor, stabilirea unui acord cu privire la datele care vor fi prezentate în comun, negocierea costurilor legate de schimbul de date, efectuarea de evaluări ale securității chimice, determinarea clasificării și întocmirea raportului de securitate chimică;
• întocmirea dosarului IUCLID și transmiterea acestuia: crearea părții comune a dosarului de înregistrare în IUCLID, transmiterea dosarului către ECHA și urmărirea facturii și a mesajelor în REACH-IT.

Dacă urmează să vă alăturați unei transmiteri în comun, în mod normal veți avea calitatea de membru simplu. Primii co-solicitanți au ales deja solicitantul principal și au stabilit modul în care se va desfășura colaborarea. În general, această decizie se documentează sub forma unui acord. Pentru mai multe informații cu privire la modul de stabilire a unui acord asupra schimbului de date și de transmitere în comun a acestora, vezi etapa 3. De regulă, solicitantul principal al înregistrării vă va transmite codul de securitate care vă va permite să vă alăturați transmiterii în comun în REACH-IT.