Lors du processus d'évaluation, si l'autorité compétente d'évaluation l'estime nécessaire, le demandeur peut être invité à fournir des informations complémentaires. Il doit produire les informations requises dans un délai de 180 jours, à moins que la nature des données demandées ou des circonstances exceptionnelles ne justifient un report de délai. 

Le processus d'évaluation comporte les étapes suivantes.

L'autorité compétente d'évaluation procède à l'évaluation du dossier.

L'autorité compétente d'évaluation finalise le projet de rapport d'évaluation ainsi que les conclusions de son évaluation.

Le projet de rapport d'évaluation est transmis au demandeur au moyen du registre R4BP 3. Le demandeur dispose de 30 jours pour formuler des observations écrites.

Le rapport d'évaluation est transmis au moyen du registre R4BP 3 à l'ECHA pour examen par des pairs au sein du comité des produits biocides (CPB).

Si la substance active est une substance dont la substitution est envisagée, une consultation publique est alors lancée. À cette occasion, les tierces parties ont la possibilité de transmettre des informations pertinentes, concernant notamment les substances de remplacement.

Le CPB dispose de 270 jours pour émettre un avis  par l'intermédiaire d'un examen par des pairs et pour présenter cet avis à la Commission.

La Commission rend une décision quant à l'approbation de la substance active.

En cas de décision positive, la substance active est ajoutée à la liste des substances actives approuvées de l'Union.

Les principaux acteurs du processus d'évaluation sont:

Les demandeurs

Les demandeurs sont tenus de fournir toutes les informations nécessaires dans leurs dossiers. Ils doivent veiller à respecter les différents délais impartis tout au long du processus. Les demandeurs ont la possibilité de formuler des observations sur le projet de rapport de leur dossier au cours du processus.

Le public

Si la substance active est une substance dont la substitution est envisagée, citoyens, organisations, universitaires, entreprises ou autorités peuvent soumettre des informations pertinentes durant la procédure de consultation publique. 

L'ECHA

L'ECHA assure la coordination du processus d'approbation et fournit les outils et le soutien nécessaires aux demandeurs. L'Agence met également à disposition le secrétariat du comité des produits biocides.

Le comité des produits biocides (CPB)

Le comité des produits biocides rend un avis scientifique sur les substances actives (approbation, renouvellement, réexamen, inclusion dans l'Annexe I), l'autorisation de l'Union quant aux produits biocides et la reconnaissance mutuelle. Le comité traite également de sujets scientifiques et techniques ainsi que d'autres questions à la demande de la Commission européenne et des États membres. Le comité se compose de membres nommés par les États membres de l'Union et par les pays de l'EEE eu égard à leur expérience.

Les autorités compétentes d'évaluation

L'autorité compétente d'évaluation a pour mission d'évaluer les demandes. Elle est choisie par le demandeur.

La Commission européenne

La Commission européenne, en coopération avec le comité permanent des produits biocides, tient compte de l'avis émis par le CPB et décide d'approuver ou non la substance active. Le comité permanent est présidé par la Commission et il est composé de représentants de tous les États membres. En cas de décision positive, la Commission ajoute la substance active à la liste des substances actives approuvées de l'Union.