Προσδιορίστε τις ανάγκες των πελατών σας
Ενημερώστε εγκαίρως τους πελάτες σας σχετικά με την πρόθεσή σας να καταχωρίσετε την ουσία σας, ώστε να είστε σε θέση να αντιληφθείτε κατά πόσον υπάρχει ζήτηση για τη συγκεκριμένη ουσία.

Ελέγξτε τι προβλέπουν οι κανονισμοί για την ουσία σας
Μήπως οι εγγενείς ιδιότητες της ουσίας σας μπορεί να εγείρουν ανησυχίες σχετικά με την ανθρώπινη υγεία ή το περιβάλλον; Αν ναι, η ουσία μπορεί να βρίσκεται σε διαδικασία σταδιακής κατάργησης στο πλαίσιο άλλων διαδικασιών του REACH, όπως αδειοδότησης, στο κοντινό μέλλον.

Αποφασίστε τον τύπο της καταχώρισης
Σε ποια ποσοτική κατηγορία σκοπεύετε να καταχωρίσετε την ουσία σας;  Η καταχώρισή σας αφορά μόνο ενδιάμεσες χρήσεις υπό αυστηρά ελεγχόμενες συνθήκες; Τα δεδομένα που απαιτούνται και τα έξοδα που σχετίζονται με την καταχώριση διαφέρουν σημαντικά ανάλογα με την ποσότητα και τον τύπο καταχώρισης.

Συγκεντρώστε και αξιολογήστε τις διαθέσιμες πληροφορίες σχετικά με την ουσία σας
Με βάση τον τύπο της καταχώρισής σας, θα πρέπει να συγκεντρώσετε τις πληροφορίες σχετικά με την ουσία σας και τις επιπτώσεις της στην ανθρώπινη υγεία και το περιβάλλον. Η εργασία αυτή είναι εξειδικευμένη. Διαθέτετε τη σχετική τεχνογνωσία στην εταιρεία σας ή μήπως θα πρέπει να αναθέσετε την εργασία εξωτερικά;

Δημιουργήστε τον δικό σας φάκελο καταχώρισης
Αν και οι περισσότερες πληροφορίες πρόκειται να υποβληθούν από κοινού με άλλες εταιρείες, ορισμένες πληροφορίες απαιτούνται για κάθε καταχωρίζοντα ξεχωριστά. Θα πρέπει να αποφασίσετε εάν θα αναθέσετε το έργο αυτό σε εξωτερικούς συνεργάτες ή στο προσωπικό της εταιρείας σας.

Υπολογίστε το τέλος καταχώρισης βάσει του κανονισμού REACH
Η καταχώριση βάσει του κανονισμού REACH προϋποθέτει την καταβολή τέλους στον ECHA ανάλογα με την ποσοτική κατηγορία, τον τύπο καταχώρισης και το μέγεθος της εταιρείας σας.

Οι μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις επωφελούνται από μειωμένα τέλη καταχώρισης. Θα πρέπει να ελέγξετε προσεκτικά εάν εμπίπτετε σε αυτή την κατηγορία, καθώς ο ECHA ενδέχεται να σας ζητήσει την απαιτούμενη τεκμηρίωση σε κάποιο επόμενο στάδιο.

Χαρτογραφήστε τις χρήσεις και τους όρους χρήσης της ουσίας σας για τις δικές σας χρήσεις και τις χρήσεις στην αλυσίδα εφοδιασμού σας
Υπάρχουν χρήσεις που επιθυμείτε να παραμείνουν εμπιστευτικές; Αν πρόκειται για ουσία που θα καταχωρίσετε στην ποσοτική κατηγορία των 10 τόνων ετησίως και άνω, θα πρέπει να διενεργήσετε από μόνοι σας αξιολόγηση χημικής ασφάλειας για την ουσία αυτή.

Γνωρίζετε ποιες είναι οι βασικές χρήσεις της ουσίας σας για τους πελάτες σας; Ποιες χρήσεις θέλετε να αναφέρονται στην καταχώρισή σας;

Γνωρίζετε τους πελάτες σας και τους προμηθευτές σας καλά; Αν τους γνωρίζετε, ίσως μπορείτε να βασιστείτε πάνω τους για να σας βοηθήσουν να συγκεντρώσετε πληροφορίες για την καταχώρισή σας. Διαφορετικά, θα πρέπει να αφιερώσετε χρόνο και πόρους για να συλλέξετε τα απαραίτητα στοιχεία.

Ανήκετε σε κάποια κλαδική οργάνωση; Εάν ναι, διαθέτει οργανωμένες διαδικασίες για τη συλλογή πληροφοριών σχετικά με τις χρήσεις; Εάν όχι, μπορεί να χρειαστεί να συγκεντρώσετε τις πληροφορίες αυτές από μόνοι σας.

Διατηρείτε την καταχώρισή σας επικαιροποιημένη
Μετά την καταχώριση, θα πρέπει να διατηρήσετε τις καταχωρίσεις σας επικαιροποιημένες. Για παράδειγμα, οι νέες χρήσεις πρέπει να αξιολογηθούν για να αποδειχθεί ότι είναι ασφαλείς και να περιληφθούν στην καταχώριση. Ενδέχεται επίσης να σας ζητηθεί από τις αρχές να πραγματοποιήσετε επικαιροποιήσεις. Φροντίστε να υπάρχουν διαθέσιμοι πόροι για την προετοιμασία των επικαιροποιήσεων.

Βρείτε τους από κοινού καταχωρίζοντες με εσάς
Εάν έχετε από κοινού καταχωρίζοντες για την ουσία σας, μπορείτε να μοιραστείτε το κόστος της καταχώρισης μαζί τους. Με αυτόν τον τρόπο θα μειώσετε τα ατομικά σας έξοδα. Η κοινή καταχώριση βοηθά επίσης να προληφθεί η επανάληψη εργασιών και δοκιμών σε ζώα.

Μπορεί, επίσης, να είστε οι μόνοι που καταχωρίζετε την ουσία. Αν και αυτό σημαίνει ότι δεν θα δαπανήσετε πόρους για να συνεργαστείτε με άλλους, θα πρέπει να εκτελέσετε μόνοι σας όλο τον φόρτο εργασίας για την καταχώριση.

Θέστε τους όρους συνεργασίας με τους από κοινού καταχωρίζοντες με εσάς
Οι από κοινού καταχωρίζοντες πρέπει να συμφωνήσουν για τον τρόπο της μεταξύ τους συνεργασίας.

Αν αρχίσετε να οργανώνετε τη συνεργασία σας από το μηδέν, θα πρέπει να επενδύσετε χρόνο και πόρους κατά την αρχική φάση.

Αν η ουσία είναι ήδη καταχωρισμένη, η διαδικασία καταχώρισης είναι συνήθως πιο σύντομη και αποτελείται κυρίως από τη συμφωνία με τα δεδομένα και τον επιμερισμό του κόστους με τους ήδη καταχωρίζοντες.

Συζητήστε με τους από κοινού καταχωρίζοντες με εσάς
Θα πρέπει να συμφωνήσετε με τους από κοινού καταχωρίζοντες με εσάς σχετικά με το περιεχόμενο της κοινής καταχώρισης. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να επενδύσετε σε συλλογικές δραστηριότητες, όπως συναντήσεις ή τηλεδιασκέψεις.

Αξιολογήστε τις πληροφορίες που έχετε ως ομάδα από κοινού καταχωριζόντων
Με βάση τον τύπο της καταχώρισής σας και τις πληροφορίες που έχουν στη διάθεσή τους οι από κοινού καταχωρίζοντες με εσάς, θα πρέπει να εξετάσετε τόσο την αξιοπιστία όσο και τη συνάφεια των πληροφοριών. Η εργασία αυτή είναι εξειδικευμένη. Θα πρέπει να αποφασίσετε με τους από κοινού καταχωρίζοντες με εσάς εάν πρέπει ή όχι να αναθέσετε την εργασία αυτή σε εξωτερικό συνεργάτη.

Διαπραγματευτείτε σχετικά με την κοινοχρησία των δεδομένων
Σε περίπτωση κοινοχρησίας, οι ιδιοκτήτες των δεδομένων δικαιούνται αποζημίωση. Θα πρέπει να διαθέσετε πόρους για τις διαπραγματεύσεις αυτές.

Συγκεντρώστε οποιεσδήποτε πληροφορίες λείπουν για την καταχώρισή σας
Εάν εσείς ή οι από κοινού καταχωρίζοντες με εσάς δεν έχουν όλα τα δεδομένα που απαιτούνται για την καταχώριση, θα πρέπει να αποφασίσετε ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος να καλύψετε τις ελλείψεις αυτές. Η εργασία αυτή είναι εξειδικευμένη. Θα πρέπει να αποφασίσετε με τους από κοινού καταχωρίζοντες με εσάς εάν πρέπει ή όχι να αναθέσετε την εργασία αυτή σε εξωτερικό συνεργάτη.

Υπενθυμίζεται ότι δοκιμές σε σπονδυλωτά ζώα θα πρέπει να διενεργούνται μόνο ως έσχατη λύση.

Συντάξτε τον φάκελο κοινής καταχώρισης
Οι πληροφορίες καταχώρισης πρέπει να εισαχθούν στον φάκελο καταχώρισης ανά πεδίο. Θα πρέπει να αποφασίσετε με τους από κοινού καταχωρίζοντες με εσάς εάν πρέπει να αναθέσετε την εργασία αυτή σε εξωτερικό συνεργάτη.

Διατηρείτε την καταχώρισή σας επικαιροποιημένη
Μετά την καταχώριση, θα πρέπει επίσης να διατηρήσετε το κοινό τμήμα των καταχωρίσεών σας επικαιροποιημένο. Οι αρχές ενδέχεται επίσης να ζητήσουν επικαιροποιήσεις. Διασφαλίστε ότι υπάρχει απόθεμα πόρων για την προετοιμασία των επικαιροποιήσεων και συμφωνήστε με τους από κοινού καταχωρίζοντες με εσάς για τη διαδικασία επικαιροποίησης.

Συστηματοποιήστε τις εσωτερικές διαδικασίες για την καταχώρισή σας σύμφωνα με τον κανονισμό REACH
Η προετοιμασία μιας καταχώρισης μπορεί να διαρκέσει ένα έτος. Εάν δεν υπάρχουν διαθέσιμες πληροφορίες σχετικά με τους κινδύνους, μπορεί να χρειαστεί ακόμη περισσότερος χρόνος. Αν έχετε πολλές ουσίες να καταχωρίσετε, καταρτίστε ένα σαφές πλάνο, ώστε να μπορείτε να διαχειριστείτε τον φόρτο εργασίας.

Οι συνάδελφοί σας γνωρίζουν τον κανονισμό REACH και τι σημαίνει για την εταιρεία σας; Η ύπαρξη ενός εσωτερικού συστήματος παρακολούθησης για θέματα καταχώρισης βάσει του κανονισμού REACH αποδίδει σε μακροπρόθεσμη βάση. Ένα τέτοιο σύστημα καθορίζει, για παράδειγμα, τις διαδικασίες τιμολόγησης, πωλήσεων και σύνταξης των δελτίων δεδομένων ασφαλείας από τους συναδέλφους σας.

Σχεδιάστε πώς μπορείτε να παρακολουθείτε τους όγκους ουσιών στην εταιρεία σας. Για μία ουσία μπορείτε, για παράδειγμα, να κάνετε εισαγωγές από διαφορετικές χώρες, ενδιάμεσες και μη ενδιάμεσες χρήσεις, ή εισαγωγές ουσιών αυτών καθαυτών και σε μείγματα. Όλα αυτά θα επηρεάσουν τις εργασίες που θα χρειαστεί να κάνετε.

Προβλέψτε το ενδεχόμενο να χρειαστεί να αναθεωρήσετε τα δελτία δεδομένων ασφαλείας σας
Σε περίπτωση που συγκεντρώσετε νέα στοιχεία κατά τη διαδικασία καταχώρισης, μπορεί να χρειαστεί να προβείτε σε αλλαγές, για παράδειγμα, στην ταξινόμηση της ουσίας, και ενδέχεται να απαιτείται να επικαιροποιήσετε τα δελτία δεδομένων ασφαλείας. Όταν επικαιροποιείτε ένα δελτίο δεδομένων ασφαλείας, θα πρέπει να επισυνάψετε σενάρια έκθεσης για επικίνδυνες ουσίες που καταχωρίζονται σε ποσότητα 10 τόνων και άνω ετησίως.