Το REACH-IT είναι το εργαλείο ΤΠ που πρέπει να χρησιμοποιήσετε για να υποβάλετε πληροφορίες στον ECHA, συμπεριλαμβανομένων των αιτημάτων διερεύνησης και των καταχωρίσεων.

Μπορείτε να μεταβείτε στο REACH-IT από την αρχική σελίδα του ECHA. Συνδεθείτε πληκτρολογώντας το αναγνωριστικό χρήστη και τον κωδικό πρόσβασής σας. Εάν δεν είστε ήδη χρήστης, μπορείτε να εγγραφείτε.

Στο REACH-IT, από το μενού Αναζήτηση, κάντε κλικ στην επιλογή «Συν-καταχωρίζοντες» ώστε να βρείτε τη σελίδα των συν-καταχωριζόντων χρησιμοποιώντας τα αναγνωριστικά της ουσίας σας (π.χ. αριθμός ΕΚ).

Στην ενότητα «Καταχωρίζοντες» θα εμφανιστούν οι επιχειρήσεις που έχουν καταχωρίσει την ουσία, εφόσον υπάρχουν, με τα στοιχεία επικοινωνίας τους και τον ρόλο τους στην κοινή υποβολή.

Στην ενότητα «Δυνητικοί καταχωρίζοντες» εμφανίζονται οι επιχειρήσεις που έχουν αιτηθεί διερεύνηση για την ουσία, αλλά δεν έχουν ακόμη καταχώριση, με τα στοιχεία επικοινωνίας τους. Σε αυτή τη λίστα θα προστεθείτε κι εσείς.

Δεδομένου ότι θα πρέπει να πραγματοποιήσετε κοινή καταχώριση, είναι σημαντικό τα στοιχεία επικοινωνίας σας να είναι επικαιροποιημένα ώστε οι άλλοι συν-καταχωρίζοντες να μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας.

Τα στοιχεία επικοινωνίας που εμφανίζονται για εσάς στη σελίδα των συν-καταχωριζόντων είναι τα στοιχεία επικοινωνίας που ορίσατε κατά το αίτημα διερεύνησής σας, συνήθως ενός ατόμου στην επιχείρησή σας ή ενός τρίτου ως αντιπροσώπου (TPR).

Αποφασίστε εάν επιθυμείτε να διατηρήσετε την τρέχουσα επαφή στο αίτημα διερεύνησής σας ή να την επικαιροποιήσετε

Από τη σελίδα των συν-καταχωριζόντων, κάντε κλικ στο κουμπί «Κοινές καταχωρίσεις». Στη σελίδα «Αναζήτηση κοινής υποβολής» στην οποία θα μεταβείτε, επιλέξτε το πλαίσιο «Εμφάνιση άλλων κοινών υποβολών;». Διαφορετικά, τα αποτελέσματα της αναζήτησης θα περιορίζονται μόνο στις κοινές υποβολές στις οποίες είστε ήδη μέλος.

Τα αποτελέσματα αναζήτησης θα σας εμφανίσουν τις υπάρχουσες κοινές υποβολές για την ουσία. Εάν δεν έχετε υποβάλει αίτημα διερεύνησης, δεν θα υπάρξουν αποτελέσματα στην αναζήτηση.

Εάν δεν υπάρχει από κοινού υποβολή, θα πρέπει να φροντίσετε για τη δημιουργία της με τους συν-καταχωρίζοντές σας.

Εάν υπάρχει από κοινού υποβολή, επαληθεύστε ότι ο τύπος της συμφωνεί με την καταχώρισή σας:

• εάν καταχωρίζετε μια ουσία η οποία χρησιμοποιείται ως ενδιάμεσο προϊόν το οποίο (παρασκευάζεται ή) χρησιμοποιείται υπό αυστηρά ελεγχόμενες συνθήκες, μπορείτε να συμμετάσχετε είτε σε μία «πλήρη» (βασική) από κοινού υποβολή είτε σε μία «ενδιάμεση» από κοινού υποβολή για την ουσία σας·
• εάν σκοπεύετε να υποβάλετε πλήρη υποβολή, μπορείτε να συμμετάσχετε μόνο σε μια «πλήρη» από κοινού υποβολή. Εάν υπάρχει μόνο «ενδιάμεση» από κοινού υποβολή, μπορείτε να συμφωνήσετε η υπάρχουσα από κοινού υποβολή να μετατραπεί σε «πλήρη» από κοινού υποβολή ή να προετοιμάσετε και να δημιουργήσετε μια «πλήρη» από κοινού υποβολή εσείς οι ίδιοι.

Ακόμη και στην περίπτωση που η ουσία δεν έχει καταχωριστεί μέχρι στιγμής, είναι πιθανό να έχει δημιουργηθεί ήδη μια από κοινού υποβολή από άλλους (προηγούμενους) αιτούντες.

Εάν είναι απαραίτητη η δημιουργία μιας από κοινού υποβολής, επικοινωνήστε με τους συν-καταχωρίζοντές σας με τα στοιχεία επικοινωνίας από τη σελίδα των συν-καταχωριζόντων, ώστε να συζητήσετε για τα επόμενα στάδια.

Εάν συμμετάσχετε σε μια από κοινού υποβολή, επικοινωνήστε με τον κύριο καταχωρίζοντα με τα στοιχεία επικοινωνίας από τη σελίδα «Αναζήτηση κοινής υποβολής».

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι γενικά ο ευκολότερος τρόπος επικοινωνίας με τους συν-καταχωρίζοντες ή τον κύριο καταχωρίζοντα. Δεν μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί τους μέσω του REACH-IT.

Απαντάτε στους συν-καταχωρίζοντές σας όταν επικοινωνούν μαζί σας σχετικά με την πρόθεσή σας για καταχώριση.

Όταν επικοινωνήσετε με τους συν-καταχωρίζοντές σας, θα πρέπει να ελέγξετε την ομοιότητα της ουσίας.

Για να ελεγχθεί η ομοιότητα μιας ουσίας, όλοι οι συν-καταχωρίζοντες, στους οποίους συμπεριλαμβάνεστε και εσείς, θα πρέπει να έχουν προσδιορίσει την ονομασία της ουσίας τους σύμφωνα με την Καθοδήγηση σχετικά με τον προσδιορισμό και την ονοματοδοσία ουσιών δυνάμει των κανονισμών REACH και CLP (βλ. επίσης στάδιο 1: Γνωρίστε το χαρτοφυλάκιό σας).

Εάν η ονομασία είναι ίδια, τότε οι ουσίες θεωρούνται ίδιες.

Εάν προβληματίζεστε σχετικά με την αποκάλυψη εμπιστευτικών επιχειρηματικών πληροφοριών (CBI) κατά τις συζητήσεις σχετικά με την ομοιότητα μιας ουσίας, προετοιμαστείτε για αυτό σε συμβατικό επίπεδο πριν ξεκινήσετε τις εργασίες.

Οι συν-καταχωρίζοντες που προετοιμάζουν μια κοινή καταχώριση θα πρέπει να εφαρμόσουν συλλογικά τις αρχές του παραρτήματος ΙΙΙ της Καθοδήγησης σχετικά με τον προσδιορισμό και την ονοματοδοσία ουσιών δυνάμει των κανονισμών REACH και CLP προκειμένου να προσδιορίσουν τα όρια της ουσίας που θα αντιστοιχούν στα δεδομένα τα οποία θα υποβάλουν από κοινού.

Αυτό είναι γνωστό ως προφίλ ταυτότητας ουσίας (SIP) και θα πρέπει να αναφέρεται στον φάκελο καταχώρισης του κύριου καταχωρίζοντος.

Στην περίπτωση που θα συμμετάσχετε σε μια από κοινού υποβολή, θα χρειαστεί να επιβεβαιώσετε ότι η ουσία σας εμπίπτει στο προφίλ ταυτότητας ουσίας (SIP) που συμφωνήθηκε από τους συν-καταχωρίζοντες. Σε περίπτωση που η ουσία σας δεν εμπίπτει στο προφίλ ταυτότητας ουσίας, θα χρειαστεί εσείς και οι συν-καταχωρίζοντές σας να συμφωνήσετε είτε να διευρύνετε το πεδίο εφαρμογής του προφίλ είτε να συμφωνήσετε ότι η ουσία σας δεν εμπίπτει στο πεδίο αυτής της από κοινού υποβολής.

Εφόσον συμφωνήσετε ότι οι ουσίες σας είναι ίδιες, και ότι όλοι οι συν-καταχωρίζοντες, στους οποίους συμπεριλαμβάνεστε και εσείς, εμπίπτουν στο προφίλ ταυτότητας ουσίας της κοινής υποβολής, μπορείτε να ξεκινήσετε τη συνεργασία σας ώστε να προβείτε σε κοινοχρησία δεδομένων και να μοιραστείτε τα κόστη της κοινής καταχώρισης (βλ. στάδιο 3: Οργανώστε τη δράση σας από κοινού με τους συν-καταχωρίζοντες).

Υπάρχουν δύο επισήμως διακριτοί ρόλοι στην κοινή υποβολή: ο κύριος καταχωρίζων και, εάν υπάρχουν, οι καταχωρίζοντες μέλη. Ωστόσο, όλοι οι συν-καταχωρίζοντες είναι υπεύθυνοι για το χρονοδιάγραμμα και την πρόοδο των εργασιών, το περιεχόμενο των κοινών μερών της καταχώρισης και το περιεχόμενο των δικών τους μερών της καταχώρισης.

Κατά τη δημιουργία της από κοινού υποβολής, οι συν-καταχωρίζοντες θα εκλέξουν έναν κύριο καταχωρίζοντα (βλ. στάδιο 3: Οργανώστε τη δράση σας από κοινού με τους συν-καταχωρίζοντες). Ο κύριος καταχωρίζων θα πρέπει να έχει τη σύμφωνη γνώμη των συν-καταχωριζόντων και θα πρέπει πρώτα να υποβάλει την κοινή καταχώριση μέσω του REACH-IT, και, στη συνέχεια, τα μέλη μπορούν να υποβάλουν τις δικές τους καταχωρίσεις. Ο κύριος καταχωρίζων πρέπει επίσης να διανείμει τους κωδικούς ασφαλείας στα μέλη, ώστε να μπορούν να συμμετάσχουν στην κοινή καταχώριση (βλ. στάδιο 6: Υποβάλετε τον φάκελο καταχώρισης).

Όσον αφορά όλα τα άλλα καθήκοντα, θα πρέπει να αποφασίσετε από κοινού με τους άλλους συν-καταχωρίζοντες πώς θα συνεργαστείτε. Πρακτικά, αυτό σημαίνει ότι πρέπει να αποφασίσετε ποιος κάνει τι και εάν θα αναθέσετε σε εξωτερικούς συνεργάτες ορισμένα καθήκοντα ή όχι. Συνήθως η συμφωνία πραγματοποιείται γραπτώς.

Η συμφωνία θα πρέπει να καλύπτει τις διάφορες δραστηριότητες που πρέπει να εκτελέσουν οι συν-καταχωρίζοντες για να πραγματοποιήσουν την καταχώριση (βλ. στάδια 3, 4, 5 και 6) και για να διατηρούν την καταχώριση επικαιροποιημένη (βλ. στάδιο 7). Σε αυτές περιλαμβάνονται:

• Καθήκοντα διαχείρισης: δημιουργία σημείων επαφής για σκοπούς επικοινωνίας, οργάνωση του τρόπου διεκπεραίωσης τιμολογίων και πληρωμών, ανάπτυξη συστημάτων απόδοσης δαπανών και τήρηση αρχείων.
• Προετοιμασία του περιεχομένου του φακέλου: συλλογή υφιστάμενων δεδομένων, παραγωγή νέων δεδομένων, συζήτηση σχετικά με την ποιότητα των δεδομένων, συμφωνία επί των δεδομένων που θα υποβληθούν από κοινού, διαπραγμάτευση του κόστους κοινοχρησίας δεδομένων, διενέργεια αξιολογήσεων χημικής ασφάλειας, διαπίστωση της ταξινόμησης και εκπόνηση της έκθεσης χημικής ασφάλειας.
• Εκπόνηση και υποβολή του φακέλου IUCLID: δημιουργία του κοινού μέρους της καταχώρισης στο IUCLID, υποβολή του φακέλου στον ECHA και παρακολούθηση του τιμολογίου και των μηνυμάτων στο REACH-IT.

Εάν θα συμμετάσχετε σε μια από κοινού υποβολή, αναμένεται να είστε καταχωρίζων μέλος. Οι προηγούμενοι συν-καταχωρίζοντες έχουν ήδη εκλέξει τον κύριο καταχωρίζοντα και έχουν αποφασίσει πώς θα συνεργαστούν. Συνήθως υπάρχει σχετική γραπτή συμφωνία. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το πώς να συμφωνήσετε για την κοινοχρησία δεδομένων και την από κοινού υποβολή τους, βλ. στάδιο 3. Ο κύριος καταχωρίζων αναμένεται να σας δώσει τον κωδικό ασφαλείας σας, ώστε να μπορείτε να συμμετάσχετε στην κοινή υποβολή στο REACH-IT.